Koordinerande administratörer till Sveriges innovationsmyndighet
Verket För Innovationssystem / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Verket För Innovationssystem i Stockholm,
Nacka eller i
hela Sverige Vill du arbeta i en omväxlande miljö med både svenska och internationella kontakter? Har du systemvana och talang inom administration och samordning? Vi söker dig som vill arbeta för en hållbar utveckling i det nya digitala samhället.
VI ERBJUDER
För dig som vill utvecklas i en administrativ och koordinerande roll erbjuder vi ett spännande arbetsfält och varierade arbetsuppgifter, där du tillsammans med dina kollegor bidrar till hållbar tillväxt och samhällsnytta.
Hos oss välkomnas du till ett engagerat team som är generösa med sina kunskaper. Vi arbetar datadrivet och med internationella kontakter. Vi arbetar för att ligga i framkant och kunna möta viktiga samhällsutmaningar, främst genom riktade satsningar inom innovation och digitalisering.
Du kommer att arbeta i en miljö som ger dig nya kunskaper och insikter. Inspireras du av den komplexitet och den kompetens som omgärdar vårt uppdrag och våra satsningar finns goda möjligheter till personlig utveckling. Du får möjlighet att påverka din egen roll och även myndighetsgemensamma administrativa processer.
ROLLBEKSRIVNING
Vinnova finansierar nyskapande forskning och utveckling för att stärka företag, akademi, offentlig sektor och civilsamhället, både i nationella och internationella samarbeten.
Som administratör ansvarar du för att stödja kollegor i planering, samordning och administration. Du ingår i ett nätverk av administratörer som har många kontakter internt på myndigheten och även externt med svenska och utländska aktörer.
I ditt uppdrag ingår att:
• Ansvara för att administrera, koordinera och kvalitetssäkra administration, kopplat till våra projekt och insatser.
• Stötta och coacha handläggare i våra administrativa processer, till exempel rapportering, ekonomisk uppföljning, beslutsunderlag och fakturahantering.
• Ha kontakt med våra externa bedömare och med dem som söker finansiering hos Vinnova.
• Koordinera, förbereda och assistera i samband med olika event såsom möten, konferenser, resor och seminarier.
• Utveckla, strukturera och arbeta med informationsflöden kopplat till våra insatser.
• Administrera och bidra till förbättring och utveckling av Vinnovas administrativa processer och stödsystem.
Publiceringsdatum2023-06-07KvalifikationerUTBILDNING
• Gymnasieexamen
ERFARENHET OCH KUNSKAP
• Minst två års erfarenhet där administrativa arbetsuppgifter av liknande karaktär varit en central del av ditt uppdrag.
• Erfarenhet av att självständigt koordinera olika uppgifter eller projekt.
• Uppdaterad erfarenhet av att arbeta i en servicefunktion.
• Erfarenhet av ekonomisystem och/eller ärendehanteringssystem.
• Goda kunskaper i Microsoft Office (särskilt Powerpoint, Word och Excel).
• Förmåga att vidareutveckla processer, till exempel genom effektivare användning av systemstöd och data/information. Vi ser gärna att du vågar pröva ny teknik och digitala verktyg.
SPRÅKKUNSKAPER
• Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
MERITERANDE
• Akademisk examen eller eftergymnasial utbildning.
• Arbetslivserfarenhet som inneburit internationella kontakter där kommunikationen skett på engelska.
• Arbetslivserfarenhet av ekonomiadministration, exempelvis fakturahantering och kostnads- eller budgetuppföljning.
• Arbetslivserfarenhet av administration i statlig eller offentlig verksamhet, så som ärendehantering och diarieföring.
• Erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarier eller liknande aktiviteter.
• Erfarenhet av att ha drivit utveckling, förändring eller förbättring av processer.
• Kunskaper i Microsoft Office 365 (särskilt Teams och Sharepoint).
• Kunskaper i andra digitala verktyg och system, till exempel Menti, Qlik Sense eller ekonomisystemet Agresso/Unit Business World (UBW).
• Kunskap eller intresse för forskning, innovation, utveckling och möjliggörande teknik till exempel artificiell intelligens (AI).
PERSONLIGA EGENSKAPER
När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper, förmågor och motivation.
Vi söker dig som är lösningsorienterad och initiativrik, med intresse för att utveckla och förbättra de administrativa processerna. Vi ser gärna att du är proaktiv, självgående och kan hantera flera parallellt pågående uppgifter. Som person är du samtidigt kvalitetsmedveten, strukturerad och noggrann.
Du motiveras av att se hur ditt arbete ger resultat och i förlängningen gör skillnad för Sverige och för en hållbar framtid. Du kan prioritera och planera med utgångspunkt i verksamhetens behov. Du är bekväm med att arbeta i en föränderlig miljö. Har du intresse för teknik samt förmåga att lära dig nya digitala verktyg är det en fördel.
Vidare tycker du om att arbeta tillsammans med andra. Du är bra på att ta kontakt och bygga relationer både internt och externt. Du delar våra värderingar respekt, ansvarstagande och mod och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.
PLACERING
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Vårt kontor på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm är vår huvudarbetsplats.
Vi har moderna, aktivitetsbaserade lokaler och minst hälften av arbetet förläggs till vårt kontor.
OM VINNOVA
Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare, med goda möjligheter till kompetensutveckling, friskvård och flexibla arbetstider. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Läs gärna mer här
ANSTÄLLNINGSFORM OCH TILLTRÄDE
Vi rekryterar till tre administratörstjänster. Tjänsterna är tillsvidareanställningar och vi tillämpar sex månaders provanställning. Vi önskar att du börjar så snart som möjligt.
KONTAKT
Vill du veta mer är du välkommen att kontakta:
• Marco Forzati Drougge, enhetschef på avdelningen Innovationsledning, via telefon 08-473 3084 eller e-post
marco.forzati@vinnova.se• Andreas Aurelius, enhetschef på avdelningen Internationellt samarbete, via telefon 08-473 3087 eller e-post
andreas.aurelius@vinnova.se• Elisabet Nielsen, enhetschef på avdelningen Hälsa, via telefon 08-473 3107 eller e-post
elisabet.nielsen@vinnova.seVi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.
FACKLIGA KONTAKTPERSONER
Företrädare för ST är Joanna Franzén 08-473 3054. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152 och Charlotte Furusten 08-473 3036.
ANSÖKAN
Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast 2023-06-28.
Ersättning Enligt överenskommelse.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-06-28
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Verket För Innovationssystem (org.nr 202100-5216),
http://www.vinnova.se Arbetsplats Vinnova
Jobbnummer 7859497
Observera att sista ansökningsdag har passerat.