Avdelningsassistent till avdelningen för myndighetsstyrning och stöd
Pensionsmyndigheten / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Pensionsmyndigheten i Stockholm,
Botkyrka,
Gävle,
Gotland,
Söderhamn eller i
hela Sverige Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 415 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 911 000 fondbyten och skickar ut 8 miljoner orange kuvert. Vi har ca 25 miljoner digitala kundkontakter per år. Vi är cirka 1700 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.
Vi gör pensioner enklare!
Nu söker vi en avdelningsassistent och GD-sekreterare till avdelningen för myndighetsstyrning och stöd.
På avdelningen för myndighetsstyrning och stöd har vi samlat majoriteten av alla möjliggörande funktioner för myndigheten för att möta verksamhetens behov och fördela våra gemensamma resurser på bästa sätt. Vi är cirka 90 medarbetare med en bred portfölj - här hittar du styrning, uppföljning, ekonomi, HR, koordinering av internationella frågor och externa samarbetspartnerns, säkerhet inklusive informationssäkerhet, hantering och diarieföring av allmänna handlingar och dokumenthantering, inköp och lokalförsörjning. Här finns även myndighetens riskfunktion, kvalitetsfunktion samt dataskyddsfunktion. Till detta har avdelningen i uppdrag att stödja Pensionsmyndighetens ledning inkluderat samordning med vårt departement som är Socialdepartementet.
Som avdelningsassistent och GD-sekreterare jobbar du i vårt kansli, en av sex enheter på avdelningen med central roll på myndigheten. Du jobbar nära en assistentkollega men får också egna ansvarsområden som kan komma att variera över tid beroende på verksamhetens behov och dina intressen och kompetenser. På kansliet är vi idag sex kollegor som gemensamt tar ansvar för helheten och prestigelöst hjälps åt när det behövs. Tillsammans med dem vi arbetar för utvecklar vi löpande våra arbetsformer för att bli så effektiva som möjligt. Det betyder att du kommer att göra skillnad på riktigt i verksamheten!
Din närmaste chef blir chefen för kansliet. Du arbetar direkt med avdelningschefen eller generaldirektören med vissa arbetsuppgifter.
Publiceringsdatum2024-01-17Dina arbetsuppgifterDet här är ett arbete för dig som trivs med omväxling och utveckling. Du arbetar både självständigt och i nära samspel med kollegorna inom kansliet, särskilt den befintliga avdelningsassistenten/GD-sekreteraren. Ditt arbete innebär ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. Tillsammans med din assistentkollega fördelar du din tid för att underlätta för generaldirektören, avdelningschefen och avdelningsledningen samt bidrar till avdelningens övriga gemensamma administrativa uppgifter. Arbetsuppgifterna är av en karaktär som kommer kräva närvaro på kontoret ungefär fyra dagar i veckan.
I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:
- tillsammans med kollegorna inom kansliet säkerställa en god planering och ett proaktivt administrativt stöd till generaldirektören och avdelningschefen
- bevaka och hantera den avdelningsgemensamma funktionsbrevlådan, vilket också kan komma att inkludera att arbetsleda uppdrag och sammanställa underlag
- administrera möten med tillhörande bokningar, agendor och protokoll
- planera, boka och administrera resor och konferenser
- ge användarstöd i stödsystem för fakturering och diarieföring, samt vara behjälplig i att uppdatera och utveckla avdelningens information på intranätet
Du ingår också i ett nätverk för avdelningsassistenter på myndigheten.
Utbildning och Erfarenhet
Vi söker dig som har:
- Gymnasiekompetens
- Kunskap om och erfarenhet av god myndighetsförvaltning
- Flera års erfarenhet av assistentarbete som liknar det som beskrivs för tjänsten
- Erfarenhet av nära samarbete med chefer och ledningsgrupper
- God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift i svenska
- Goda kunskaper och praktisk erfarenhet av hela Officepaketet
Det är meriterande om du har:
- Högskoleutbildning inom lämpligt område
- Erfarenhet av assistentarbete inom statsförvaltningen som liknar det som beskrivs för tjänsten
Egenskaper
Du är självgående och driven samtidigt som du trivs med att samarbeta med andra. Du tar tag i saker, har en känsla för vad som behöver göras, arbetar strukturerat och ligger ofta steget före. Då befattningen innebär många kontakter lägger vi stor vikt vid social och kommunikativ kompetens samt förmåga att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För att trivas och lyckas i rollen krävs att du har integritet och serviceanda samt är prestigelös och flexibel.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.
Vi erbjuder
Ett myndighetsuppdrag som är viktigt på riktigt! En arbetsplats där vi värnar om att våra medarbetare ska ha en god balans mellan arbete och fritid. Vi tillämpar hybridarbetssätt med möjlighet till distansarbete och på kontoret utifrån en överenskommelse med arbetsgivare. Som statligt anställd har du även goda anställningsvillkor och ett förmånspaket med friskvård, flexibel arbetstid, lediga klämdagar samt goda semester- och pensionsvillkor.
Övrigt
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar provanställning om 6 månader och placeringsort är Stockholm.
Vi jobbar kompetensbaserat i hela processen och är måna om en inkluderande, rättvis, objektiv och kandidatvänlig process. Arbetspsykologiska tester eller färdighetstester kan komma att ingå som en del av rekryteringsprocessen.
Anställningen kan komma att placeras i säkerhetsklass.
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.
Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-02-07
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "PSL 2024-".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Pensionsmyndigheten (org.nr 202100-6255)
Kontakt Gustaf Löfgren
0104542060 Jobbnummer 8399410
Observera att sista ansökningsdag har passerat.