Avdelningsadministratörer

Kungliga Biblioteket / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Kungliga Biblioteket i Stockholm, Håbo, Strängnäs, Ludvika eller i hela Sverige

Vi söker nu två avdelningsadministratörer.

På KB arbetar totalt tre avdelningsadministratörer som fördelar sin tid mellan KB:s fem avdelningar och ledningsstöd.
Läs mer om organisationen här: kb.se/om/organisation/.

Som avdelningsadministratör arbetar du med förekommande administrativa uppgifter på dina avdelningar och är administrativt stöd för avdelningschef och avdelningsledning.

Verksamhetens behov kan skilja sig åt mellan avdelningarna men följande arbetsuppgifter är gemensamma för KB:s tre avdelningsadministratörer:

Publiceringsdatum
2015-07-03

Arbetsuppgifter
Som avdelningsadministratör bistår du cheferna på dina avdelningar med administrativt stöd. Administratören arbetar med administrativa uppgifter och fungerar även som stöd till chefer vad gäller KB:s interna rutiner.

• Ekonomiadministration, t ex ta fram underlag för budget och prognoser, fakturahantering
• Sköta avdelningsledningens mötesplanering, reseplanering och administration och vara stöd i samband med interna och externa möten, seminarier och övriga sammankomster/evenemang
• Kvalitetssäkring av personalrapportering, t ex att registrera medarbetares sjukdagar och ta fram underlag för frånvaro
• Ansvar för diarieföring av avdelningens ärenden i ärendehanteringssystemet W3D3
• Protokoll- och minnesanteckningar
• Administrativt stöd vid rekrytering och introduktion av nya medarbetare

Därutöver förekommande arbetsuppgifter på avdelningarna.

Kvalifikationskrav
• Gymnasie- och relevant eftergymnasial utbildning
• Flerårig erfarenhet av självständigt administrativt arbete
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Office-paketet

Meriterande
• Statlig erfarenhet
• Kunskaper i att arbeta med elektronisk fakturahantering, personalsystem och ärende- och dokumenthanteringssystem

Som person
Som person är du trygg, har ett gott tålamod och hög integritet. Du kan leda dig själv och har en bra förmåga att prioritera och hantera olika frågor samtidigt. Du uppskattas för din flexibilitet, är bra på att samarbeta och arbetar noggrant, strukturerat och prestigelöst. Du tycker om att ge service och ger ett professionellt bemötande till dem som du har kontakt med. Du har ett proaktivt arbetssätt och är alltid mån om att resultatet av ditt arbete håller hög kvalitet. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Varaktighet och tillträde
Det här är tillsvidareanställningar med sex månaders inledande provanställning. Startdatum enligt överenskommelse.

Kontakt
Åsa Edström, avdelningschef för Verksamhetsstöd, tfn: 010-709 31 08 (Finns tillgänglig för frågor v.28 och igen v.32)
Sofie Åstedt Carlström, HR-generalist tfn: 010-709 31 43 (Finns tillgänglig för frågor v. 31)

Facklig kontakt
Märta Forsberg, ST-KB, 010-709 33 28
Karl Isaksson, SACO-KB, 010-709 36 34

Så ansöker du
Välkommen med din ansökan senast den 9 augusti märkt med diarienummer: 2.3.1-2015-700.
Rekryteringsprocessen återupptas igen i v. 34.

Rekryteringsprocess
I vår rekryteringsprocess använder vi oss av urvalsfrågor som en första urvalsmetod. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Om Kungliga biblioteket
Kungl. biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och nationalarkiv för audiovisuella medier tillika en statlig myndighet. Våra huvudsakliga uppgifter är att samla in, beskriva, bevara och tillhandahålla svenskt tryckt material, elektroniskt material och ljud och rörlig bild så att det är tillgängligt för lång tid framöver. Vi samordnar informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning samt arbeta med samverkan och utveckling inom biblioteksväsendet i Sverige. Utöver detta är KB även ett humanistiskt och samhällsvetenskapligt forskningsbibliotek och en daglig arbetsplats för forskare, studenter och för ca 300 medarbetare. KB erbjuder en attraktiv arbetsplats i en stimulerande och kreativ miljö. Vi vill ge lika möjligheter för alla och värdesätter jämlikhet och mångfald i vår verksamhet.

Kungliga biblioteket har gjort medieval för denna rekrytering så vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Varaktighet, arbetstid
Heltid/ Ej specificerat

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2015-08-09
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Kungliga Biblioteket

Adress
Kungliga Biblioteket
Box 5039
10241 Stockholm

Kontorsadress
Box 5039

Övriga kontaktuppgifter

Jobbnummer
2349930

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Avdelningsadministratörer

Prenumerera på jobb från Kungliga Biblioteket