Administratör med inriktning inköp och första administrativa linjen
Chalmers Tekniska Högskola AB / Administratörsjobb / Göteborg
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Göteborg,
Mölndal,
Partille,
Kungälv,
Lerum eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Chalmers Tekniska Högskola AB i Göteborg Är du en engagerad och positiv administratör som söker nytt spännande och kvalificerat uppdrag? Hör du till dem som är bra på att stötta den dagliga verksamheten och samtidigt blicka framåt? Vi söker spindel i nätet för institutionens inköp och uppbyggnad av vår "första administrativa linje". Verkar det intressant - välkommen med din ansökan!
Beskrivning av verksamheten
Vid verksamhetsstödet på Institutionen för Mekanik och maritima vetenskaper (M2) arbetar vi med studie-, ekonomi-, webb och HR-administration, inköp, arkiv och registratur, lokalfrågor, ledningsstöd mm. Arbetet utförs och utvecklas i nära dialog med studenter, doktorander, lärare, forskare och ledning på institutionen. En kontinuerlig utvecklingsdialog sker med administrativa kollegor på andra institutioner och det centrala verksamhetsstödet. Verksamhetsstödet strävar efter arbetssätt, processer och rutiner som underlättar för alla i den dagliga verksamheten och som möter framtida behov på ett nyfiket och nytänkande sätt.
Beskrivning av tjänsten
Vi erbjuder ett kvalificerat administrativt uppdrag. En huvudsaklig arbetsuppgift är att du blir institutionens inköpskoordinator vilket innebär ett självständigt uppdrag att stödja ledning och personal i inköps- och upphandlingsfrågor. Genom att vara insatt i regelverk och aktuella avtal, bistår du forskare i forskningsrelaterade inköp och direktupphandlingar samt följer, informerar och driver relevant utvecklingsarbete inom området. Vidare arbetar du med att utvärdera och följa upp inköp som görs, samt företräder institutionen i centrala möten och samarbetar med många lokala och centrala funktioner. I rollen ingår inköp av förbrukningsmaterial och liknande till institutionen.
Du kommer också att arbeta med uppbyggnaden av institutionens "första administrativa linje", ett nytt arbetssätt och första instans för inkommande administrativa ärenden. Initialt handlar detta om att implementera ärendehanteringssystemet TopDesk kopplat till det nyöppnade Chalmers servicecenter. I detta ingår att bidra till framtagandet av rutiner, mallar och arbetssätt som gör att personalen i Servicecenter kan besvara frågor från allmänhet, personal, gästforskare, studenter mfl med vår hjälp. På sikt kommer du att genomföra motsvarande implementering av ärendehanteringssystemet Topdesk på institutionen.
Vår ambition är att ha en verksamhetsnära dialog med personal och ledning på institutionen samtidigt som vi optimerar användningen av administrativa stödsystem och samarbetet kollegor emellan. Tjänstens innehåll kan komma att ändras utifrån verksamhetsstödets behov och din kompetens och intresse. För närvarande finns institutionen både på Johanneberg och Lindholmen vilket innebär en del resor mellan campus.
Du kommer att ingå i ett motiverat team där du tillsammans med kollegor samarbetar för minskad sårbarhet, hållbar och kvalitetsdriven måluppfyllelse såväl i vardag som utveckling. När tiden medger hjälper du kollegor. När du behöver finns kollegor som stöttar dig.
Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.
Publiceringsdatum2023-07-05KvalifikationerTjänsten kräver några års erfarenhet inom inköp och upphandling eller motsvarande. Du har eftergymnasial utbildning inom relevant område, alternativt motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det är meriterande om du har en högskoleutbildning inom relevant område.
Det är meriterande om du har varit med och byggt upp eller jobbat med "första linjens" frågor tidigare. Det är viktigt att du har intresse för och vill utvecklas inom dessa områden.
Det är viktigt med god datavana då mycket av arbetet sker med hjälp av administrativa stödsystem. Våra möten är ibland digitala vilket gör att det är bra om du är förtrogen med att använda Teams och Zoom. På Chalmers använder vi Proceedo för inköp och Top Desk för ärendehantering. Har du vana av dessa system eller motsvarande är det meriterande.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. För rätt person väntar ett både utmanande och spännande uppdrag. Viktiga egenskaper är att du är positiv, engagerad och serviceinriktad. Du har ett nyfiket förhållningssätt och är noggrann i ditt arbete, samt är van vid att planera och styra ditt arbete. Du har lätt för att samarbeta då arbetsuppgifterna innebär många kontaktytor.
Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
Flexibilitet att arbeta på distans.
Semester upp till sju veckor per år.
Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.
Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.
Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med namn och referensnummer. Dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:
CV
Personligt brev
• 1-2 sidor
Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.
Sista dag att ansöka är 20 augusti, 2023
Vid frågor, vänligen kontakta:
Katrin Axelsson
HR-partner
Email:
katrin.axelsson@chalmers.seSemester v. 28-31 och är då inte tillgänglig.
Åsa Eriksson
Administrativ chef
Email:
asa.eriksson@chalmers.seSemester v. 29-31 och är då tillgänglig sporadiskt.
• ** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-08-20
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Chalmers Tekniska Högskola AB (org.nr 556479-5598)
Jobbnummer 7942507
Observera att sista ansökningsdag har passerat.