Vice Administrativ Verksamhetsansvarig

Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m / Ekonomiassistentjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m

Visa alla ekonomiassistentjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m i Stockholm, Södertälje eller i hela Sverige

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, teknisk historia och filosofi.

Deans Office är skolans centrala administrationsenhet. Deans Office leds av skolans administrativa chef och består av staberna för ekonomi, kommunikation, personal och utbildning samt enhetsansvariga för respektive institution.



Arbetsuppgifter

Skolan för industriell teknik och management förstärker stödet till skolans lednings- och beslutsorgan.

Det innebär att skolans lärare och forskare tillhandahåller stöd kopplat till KTH:s styrdokument, uppföljning, analyser, riskbedömningar etc.

Du kommer i rollen som Vice Administrativ Verksamhetsansvarig, eller Vice Verksamhetscontroller som det heter internt, att vara placerad vid två av skolans institutioner - institutionen för energiteknik och institutionen för industriell produktion. Du kommer att arbeta nära verksamheten, där du och tillsammans med ordinarie Verksamhetscontroller är ett professionellt stöd ute på institutionerna. Då du verkar för att lyfta administrativa frågor, kommer du att fungera som en länk mellan institution och administrativa funktionsgrupper (HR, ekonomi, kommunikation, utbildning etc.).

Uppdraget som Vice Verksamhetscontroller innebär således att ha bred kunskap inom samtliga administrativa områden. Funktionen ska verka för ett professionellt ledningsstöd med intentionen att lyfta administrativa frågor från respektive ledning vid varje institution och på så sätt arbeta pro-aktivt inom samtliga verksamhetsområden. Det i sin tur ger effekten att skolans lärare och forskare kan lägga fokus på utbildning, forskning och samverkansuppgifter.

I samråd med ordinarie Verksamhetscontroller kommer du att arbeta brett med att:

- Bereda styrdokument såsom vision, mål, strategiska planer, ekonomiska prognoser
- Bereda underlag avseende utveckling av verksamheten, på kort och lång sikt, exempelvis uppföljning inför dialogmöten av rektorskontrakt (riskanalys)
- Ansvara för budgetarbete samt uppföljning av projekt och ansvara för att boksluten återspeglar verksamheten på ett korrekt sätt samt förmedla ekonomiska resultat till institutionens ledning och till skolans ledning
- Ansvara för att skolan följer redovisningsmodellen kopplat till SUHF-modellen vilket bygger på samfinansiering
- Ta fram investeringsplaner
- Vara behjälplig vid tjänstetillsättningar och med bemanningsplanering
- Vara pådrivande i det systematiska arbetsmiljöarbetet, inklusive att skapa rutiner kring kris och nödsituationer
- Samverka med företagshälsovården vid personalrehabilitering
- Stötta vid grundutbildningsanalys, både den ekonomiska samt verksamhetsmässiga
- Stötta vid forskarutbildningsanalys, genomströmning, finansiering, aktivitet och försörjning
- Ansvara för institutionernas lokalplanering
- Ansvara för upphandlingar mellan 100 000-500 000 SEK
- Arbeta med avtalshantering

Din närmsta chef är den administrativa chefen, (AC), men du kommer att arbetsledas av den ordinarie Verksamhetscontroller för de båda institutionerna. På sikt är tanken att du ska växa in i rollen som ordinarie Verksamhetscontroller.

Tjänsten passar dig som trivs med att ha många bollar i luften, och som vill ha ett fartfyllt och varierande arbete. I rollen som Verksamhetscontroller är du många gånger institutionens väg in till administrativa funktioner, såsom ekonomistab och personalstab, vilket innebär att du har stort ansvar i att koordinera och vägleda all den information du samlar. Du är vidare stöd för såväl prefekt och enhetschefer, som andra funktioner på inom skolans verksamhetsstöd, vilket innebär att din fallenhet för samarbete, kommunikation och god service alltid är på toppnivå.

Tjänsten avser tillsvidareanställning, där KTH tillämpar 6 månaders provtjänstgöring.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

- Relevant utbildning från universitet eller högskola, gärna inom ekonomi eller motsvarande
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift
- Mycket god förmåga att använda datorbaserade administrativa verktyg
- Erfarenhet av tidigare arbete på från statlig verksamhet, med fördel inom högskola/universitet
- Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter med framför allt budgetavstämningar- och uppföljningar

Det betraktas som starkt meriterande om du har erfarenhet av en liknande roll med brett inslag samt tidigare arbete inom KTH.

Du bör vara en skicklig organisatör, som har lätt att kommunicera med olika personer på olika nivåer. Du har god samarbetsförmåga och en stor känsla för service. Vidare tar du ett stort ansvar för ditt arbete, är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt. Vi kommer att fästa stor vikt vid din personliga lämplighet.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida.

Publiceringsdatum
2018-04-25

Så ansöker du
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrig information
Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Varaktighet, arbetstid
100. Tillträde: Enligt överenskommelse tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-05-18
Ange följande referens när du ansöker: M-2018-0531
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Christina Carlsson, administrativ chef 08-790 76 62
Maya Öberg, personalhandläggare 08-790 76 53

Företag
Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m

Adress
Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m
Lindstedtsvägen 30
10044 Stockholm

Kontorsadress
Lindstedtsvägen 30

Jobbnummer
4107570

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Skolan för industriell teknik och m: