Nämndsekreterare/dokumentcontroller till kanslienheten
Trosa kommun / Administratörsjobb / Trosa
2025-09-18
Visa alla administratörsjobb i Trosa,
Gnesta,
Nynäshamn,
Nykvarn,
Södertälje eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Trosa kommun i Trosa,
Södertälje eller i
hela Sverige Trosa kommun är en liten kommun med nära samarbete mellan verksamheter, närhet till beslutsfattare, och snabba beslutsvägar. Kanslienheten är en del av kommunkontoret som stöttar våra kärnverksamheter. Du blir en viktig del av kommunkontoret och som medarbetare på kanslienheten arbetar du på en välkomnande och trevlig arbetsplats där du också ges stor inblick i den kommunala verksamheten. Du blir en del av en kommunal arbetsplats som år efter år ligger i toppen vad gäller mest engagerade medarbetare (enligt HME) och dessutom bor här några av Sveriges mest nöjda medborgare.
Kanslienheten ansvarar bland annat för nämndadministration, informationshantering, arkiv, kommunaljuridiska frågor, kommunövergripande utredningsarbete, dataskydd och genomförande av allmänna val.
Då en av våra kollegor gått vidare till nya utmaningar inom organisationen söker vi en ny nämndsekreterare/dokumentcontroller. Inom enheten finns ytterligare kollegor som arbetar med liknande arbetsuppgifter och har ett nära samarbete.
VAD INNEBÄR DITT UPPDRAG?
Som nämndsekreterare medverkar du i beslutsprocessen för ett antal politiska instanser såsom nämnder och utskott, och samverkar främst med andra sekreterare, chefer, handläggare och förtroendevalda. I rollen har du i uppdrag att granska och kvalitetssäkra beslutsunderlag utifrån kommunalrättsliga och styrmodellsmässiga aspekter samt formalia. Du ansvarar för att kallelse till sammanträden tas fram, är ordförandes stöd inför och under sammanträden gällande mötesformalia och upprättar protokoll, samt hanterar administrativa moment i beredningsprocessen. Vissa nämndmöten är belagda efter arbetstid så kvällsarbete förekommer, ca 7 tillfällen/år.
Som dokumentcontroller/registrator har du en viktig funktion i vår utveckling av kommunens ärende- och dokumenthantering. Du arbetar både operativt och rådgivande, och bidrar till att säkerställa att information hanteras korrekt, är tillgängligt och enligt gällande lagstiftning. I uppdraget ingår också att bland annat hantera begäran om allmänna handlingar och arkivvård.
Du ger stöd, och i vissa fall utbildar, andra tjänstepersoner och förtroendevalda kring nämndadministration, informationshantering och ärende- och dokumenthanteringssystemet Lex. Du deltar i övergripande utvecklingsarbete i syfte att bland annat effektivisera och digitalisera organisationens informationshantering och nämndprocess.
VEM SÖKER VI?
Vi söker dig som har:
• Högskoleutbildning med inriktning statsvetenskap, juridik eller inom annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt.
• Goda kunskaper i de lagar som styr den kommunala verksamheten som kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen.
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom politiskt styrd organisation, främst kommun.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift samt en god stilistisk förmåga.
Vi söker dig som är kvalitetsmedveten och noggrann. Det är viktigt att du kan ha ett övergripande perspektiv samtidigt som du är noga med detaljer och formalia. Vi vill att du är flexibel och lyhörd med god kommunikativ förmåga, samt kan skapa dig förståelse för politiska processer.
Du behöver kunna arbeta självständigt, ta egna initiativ och prioritera i ditt arbete, ibland med kort framförhållning. Du är en skicklig samordnare och kan hantera parallella uppdrag. Du är strukturerad och visar stor administrativ skicklighet.
Du trivs med att arbeta i en miljö där utveckling pågår och förutsättningarna kan förändras, samtidigt som du också trivs med vissa rutinartade arbetsuppgifter.
Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet.
För denna tjänst kommer en säkerhetsprövning göras enligt säkerhetsskyddslagen.
INFORMATION OM ANSTÄLLNINGEN
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Tillträde: Enligt överenskommelse
ÖVRIGT
Vi arbetar med löpande urval vilket innebär att vi kan komma att kalla till intervju redan innan sista ansökningsdatum gått ut.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Varmt välkommen med din ansökan till Trosa kommun!
Ersättning Månadslön.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-10-12
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Trosa kommun (org.nr 212000-2957),
https://www.trosa.se/ Kontakt Kanslichef
Helena Edenborg
helena.edenborg@trosa.se 0156-520 06 Jobbnummer 9515741