Chef till enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice
Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
2025-10-24
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Järfälla,
Upplands Väsby eller i
hela Sverige Stockholm - vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss - för stockholmarna.
Utbildningsförvaltningen i Stockholm är Sveriges största förvaltning med 16 000 medarbetare.
Vi ansvarar för drift och utveckling för 143 grundskolor och 26 gymnasieskolor i kommunal regi samt betalar ut ersättningar till fristående grund- och gymnasieskolor.
Välkommen till oss
Enheten har drygt 20 medarbetare och består av tre funktioner; arkiv, registratur och förvaltningsservice.
Arkiv och registratur har det övergripande ansvaret för att Utbildningsförvaltningens informationshantering är enkel, säker och effektiv medan förvaltningsservice ansvarar för den interna servicen. För varje funktion finns en samordnare som leder det operativa arbetet.
Arkiv och registratur ansvarar för att stödja förvaltningen i en rättssäker och effektiv hantering av allmänna handlingar. Funktionerna ger råd, stöd och tar fram styrdokument, samt förvaltar och utvecklar ärendehanteringssystemet eDok. Funktionerna erbjuder utbildningar och kompetenshöjande insatser inom informationshantering, hanterar utlämnande av allmänna handlingar och ansvarar för förvaltningens registerförteckning över personuppgiftsbehandlingar. Enheten driver också förbättringsarbete inom sina respektive områden utifrån analys och identifierade behov.
Förvaltningsservice är en servicefunktion som stöttar central förvaltning med kontorsanpassningar, serviceuppdrag, inköp av inredning och möbler, transportuppdrag, felanmälan till hyresvärd, brandskydd, avtalshanteringar, diverse lokalfrågor samt stöd till fackliga lokaler med service. Inom funktionen finns även vaktmästeriet som hanterar post, paketleveranser, intern catering och utskrifter av läromedel med mera.
Vi erbjuder
Hos oss möts du av en arbetskultur som genomsyras av engagemang, öppenhet och hög kompetens. Du blir en del av ett välkomnande team med trevliga kollegor och en arbetsplats där du får möjlighet att växa och utvecklas i din roll. Som ny chef får du en gedigen introduktion och tillgång till kontinuerliga utbildningsinsatser och seminarier inom aktuella verksamhets- och personalfrågor. Vi sitter i moderna lokaler - mitt i hjärtat av Stockholms stad - med närhet till kommunikationer och service.
Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare och förmåner för medarbetare Förmåner för medarbetare - Stockholms stad
Din roll
Som chef för enheten arkiv, registratur och förvaltningsservice leder du arbetet med att utveckla utbildningsförvaltningens informationshantering och interna service. Du har personalansvar för drygt 20 medarbetare med olika kompetenser såsom arkivarier, arkivassistent, jurist, registratorer, vaktmästare och administratörer. Du samarbetar nära med tre samordnare som leder det dagliga arbetet för respektive funktion. Du har ansvar för enhetens verksamhet, budget och personal. Tillsammans med samordnare och medarbetare driver du utvecklingsfrågor och förbättringsinitiativ. Rollen innebär ett nära samarbete med andra enheter inom förvaltningen t ex med lokalenhet och enheten för digital arbetsplats samt även med externa aktörer som stadsarkivet och fastighetskontoret. Som enhetschef ingår du i avdelningens ledningsgrupp och bidrar aktivt till avdelningens och förvaltningens övergripande mål och strategier.
Din kompetens och erfarenhet
Vi söker dig som har en relevant högskoleutbildning, gärna inom arkivkunskap, juridik, ekonomi eller annan utbildning som ger god grund för tjänsten. Det är meriterande om du har vidareutbildning inom hantering av allmänna handlingar och/eller informationshantering. Ledarskapsutbildningar är också meriterande för tjänsten.
Du har dokumenterad erfarenhet av chefs- eller ledarroller inom offentlig förvaltning, där du har visat förmåga att leda och utveckla verksamheter och skapa väl fungerande arbetsgrupper. Har du chefserfarenhet med ansvar för verksamhet, budget och personal ser vi det som meriterande. Erfarenhet av arbete inom arkiv, registratur, förvaltningsservice samt upphandlingar är också meriterande för tjänsten. Meriterande för tjänsten är kunskap inom informationshantering, offentlighets- och sekretesslagstiftning samt dess koppling till hantering av allmänna handlingar.
Kunskap inom intern service, upphandling, arbete med externa leverantörer eller dokument- och ärendehanteringssystem är också meriterande. Du uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift.
Du har en god helhetssyn och förstår hur olika delar av verksamheten samverkar för att nå gemensamma mål. Med ett utvecklingsinriktat förhållningssätt driver du förbättringsarbete och skapar förutsättningar för långsiktig kvalitet. Du är mål- och resultatorienterad, tydlig i din kommunikation och har förmåga att skapa engagemang och delaktighet i teamet. Din samarbetsförmåga och kommunikativa stil gör att du bygger goda relationer både internt och externt. Som ledare är du närvarande, lyhörd och empatisk, med förmåga att motivera och stödja dina medarbetare. Du är engagerad i ditt uppdrag och arbetar aktivt för att skapa en arbetsmiljö där både människor och verksamhet utvecklas.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och vid dina förutsättningar för ett gott samarbete med medarbetare och ledningsorganisation.
Välkommen med din ansökan!
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-11-09
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2025/6078".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)
Arbetsplats Stockholms stad, Utbildningsförvaltningen
Kontakt Petra Nergårdh, avdelningschef
08-50833767 Jobbnummer 9573218