Administratör till Avd för Asien, Mellanöstern och humanitärt bi

Sida / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Stockholm, Sundbyberg, Gotland, Härnösand eller i hela Sverige

Är du utåtriktad, noggrann, serviceminded, initiativtagare och gillar att ha många varierande arbetsuppgifter? Tycker du om att befinna dig på en dynamisk arbetsplats med många kontaktytor? Då kan detta vara tjänsten för dig!

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen.
Avdelningen för Asien, Mellanöstern och humanitärt bistånd ansvarar för Sidas stöd till utvecklingsinsatser i Afghanistan, Bangladesh, Kambodja, Myanmar, Palestina, Irak det regionala stödet till Asien och Oceanien, Syrienkrisen, och det regionala stödet till Mellanöstern och Nordafrika (MENA-regionen) samt handlägger det samlade humanitära biståndet och strategin för Hållbar fred. Avdelningen består av ca 100 personer, varv det större flertalet är stationerade i Stockholm och övrig personal stationerad vid utlandsmyndigheter i Asien och Mellanöstern. Tjänsten är placerad vid staben i Stockholm.

Staben har ansvar för avdelningens inre arbete vilket inkluderar planering för avdelningsmöten och avdelningsledningsmöten, strategisk kompetensförsörjning, kompetensutveckling, rekrytering, intern styrning och kontroll, resultatanalys, metodutveckling, verksamhetsplanering och uppföljning, uppföljning av sak- och förvaltningsmedel samt visst utredningarbete för avdelningen. Vidare har avdelningen en resurs som arbetar verksövergripande med kopplingen migration och utveckling.

Vi erbjuder ett uppdrag där du har möjlighet att vara med och forma avdelningens administrativa stöd.

Mer information om avdelningen och Sidas organisation på www.sida.se under Om oss/Organisation

Information om Sidas verksamhetsidé hittar du här.

Arbetsuppgifter
• Administrativt stöd till avdelningschefen och biträdande avdelningschef såsom kalenderhantering, resebokningar, bistå vid förfrågningar tex utlämningsärenden, samt övrigt administrativt stöd.
• Löpande ärende- och dokumenthantering samt kvalitetssäkring av stabens gemensamma arkiv/ärenden
• Skriva protokoll och ansvara för avdelningsgemensamma underlag
• Praktiskt introduktion och stöd till nyanställda samt stöd vid avslut av anställning.
• Kontera fakturor och bidra till ekonomisk uppföljning av förvaltningsanslaget
• Kommunikationsfrågor, uppdatering och kvalitetssäkring av avdelningens Inside samt aktuella delar på sida.se.
• Mötesadministration kring interna och externa möten, konferenser, planeringsdagar och trivselfrämjande aktiviteter inom avdelningen.
• Löpande arbeta med IT iform av problemlösning samt vara avdelningens kontaktperson gentemot IT och beställare av IT utrustning vid behov.
• Bidra till utvecklingen av det egna arbetsområdet och till kunskaps och informationsspridning genom deltagande i det administiva nätverkets möten.
Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning
• Dokumenterad eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning/eller kommunikation eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

Språk
• Goda kunskaper i engelska och svenska i tal och skrift.

Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Dokumenterad praktisk erfarenhet av administrativt arbete företrädelsevis från svensk myndighet
• God IT-vana och förmåga att arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system
• Erfarenhet av att skriva protokoll
• Vilja och förmåga att hjälpa andra och vara serviceinriktad
• Förmåga att vara proaktiv, lösningsfokuserad och hålla tidsramar
• Kommunikationsförmåga med fokus på att kunna förmedla information muntligt och skriftligt på ett tydligt och lättbegripligt sätt
• Förmåga att prioritera, vara noggrann och kunna hålla en hög kvalitet på arbetet

Meriter

• Erfarenhet av Sida och Sidas system så som Palasso, elektronisk fakturahantering, dokument- och ärendesystem, Sharepoint, samt Excel och Outlook
• Erfarenhet av kommunikationsarbete

Varaktighet, arbetstid
Befattningen avser en vikariatsanställning tills vidare, dock längst till augusti 2019, med möjlighet till förlängning. Lön efter överenskommelse. Tillträde 2018-04-03.

Publiceringsdatum
2018-01-25

Ersättning
För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-02-07
Ange följande referens när du ansöker: 1/18

Kontakt
Företag
SIDA

Adress
SIDA
Valhallavägen 199
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Jobbnummer
3925505

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administratör till Avd för Asien, Mellanöstern och humanitärt bi

Prenumerera på jobb från Sida