Administratör med inriktning mot inköp (tidsbegränsad anställning)
Stockholms Universitet / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Universitet i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Sollentuna,
Täby eller i
hela Sverige vid Institutionen för svenska och flerspråkighet. Sista dag att ansöka är 2023-09-11.
Tycker du om ordning och reda och drivs av att ett noggrant förhållningssätt? Värderar du professionell kommunikation i ditt bemötande och vill lära dig mer? Då kan du var den vi söker i den viktiga rollen som administratör med inriktning mot inköp. Vi behöver tillfälligt stärka upp vårt team och erbjuder ett tidsbegränsat uppdrag med möjlighet att växa i rollen.
I rollen som administratör med inriktning mot inköp har du i uppdrag att bidra till kvalitativt och funktionellt stöd till verksamheten. Du ingår i ekonomifunktionen som är en del av den tekniska/administrativa enheten. Den tekniska/administrativa enheten består av ca 25 medarbetare inom ekonomi, HR, studieadministration och kommunikation. Enheten har i uppdrag att ge service av hög kvalitet till ledning, medarbetare och studenter samt säkerställa följsamhet till gällande lagar och förordningar.
Institutionen för svenska och flerspråkighet är en av de största institutionerna inom den humanistiska fakulteten vid Stockholms universitet. Vi har ca 130 anställda och drygt 5000 studenter per läsår. På institutionen bedrivs forskning och utbildning inom svenska och nordiska språk, svenska som andraspråk, tvåspråkighet (på Centrum för tvåspråkighetsforskning) samt tolkning och översättningsvetenskap (på Tolk- och översättarinstitutet).
Vi erbjuder intressanta och utvecklande arbetsuppgifter i en organisation som drivs av ständiga förbättringar. För rätt person finns goda möjligheter att utvecklas i yrkesrollen vid Stockholms universitet.
Om arbetet
I rollen som administratör med inriktning mot inköp är du central för kvalitén i institutionens inköpsprocess. Rollen är en kombination av att ge administrativ och praktisk service till institutionens medarbetare, vilket kräver god förmåga att strukturera och koordinera arbetet. Du säkerställer att inköp genomförs enligt gällande regelverk, ex. Stockholms universitets representationsregler och lagen om offentlig upphandling (LOU). Detta görs i samarbete med kollegor och Stockholms universitets centrala inköpssektion. Du deltar i utvecklingsarbete och har ett starkt intresse att hålla dig uppdaterad inom området. Du gillar ordning och reda och vill bidra till ökad digitalisering.
Arbetsuppgifter består bla. i att:
• administrera, ta emot beställningar och säkerställa att dessa sker enligt gällande avtal, ex. konferensbokningar, resor, mötesarrangemang och beställningar som passerkort, fika och kontorsmaterial.
• ge stöd och råd till medarbetare vid beställningar och inköp av varor och tjänster.
• koordinera, strukturera och organisera arbetet inom verksamhetsområdet.
• säkerställa följsamhet till gällande lagar, regler, interna styrdokument samt överenskommelser och avtal inom arbetsområdet.
• administrera, boka möten samt vid behov skriva minnesanteckningar.
• delta aktivt i utvecklingsarbete och dokumentation av arbetet.
• administrera och skapa underlag för styrdokument och beslut.
• vara behjälplig i våra lokaler med praktiska göromål ex. att säkerställa att utrustning finns i pentryn, post- och materielrum.
• andra administrativa sysslor kan tillkomma.
Publiceringsdatum2023-09-08KvalifikationerKvalifikationer• minst gymnasial utbildning, gärna relevant för området så som företagsekonomi, juridik eller dylikt.
• erfarenhet av administrativt arbete.
• erfarenhet av koordinering och samordning.
• erfarenhet av arbete med inköp/beställningar, leverantörskontakter och dylikt.
• mycket goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Word och Excel.
• mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift.
• erfarenhet av skriftliga arbetsuppgifter, tex att skriva rutiner, styrdokument och mötesanteckningar.
Meriterande
• akademisk utbildning eller motsvarande kunskaper.
• erfarenhet att arbeta inom universitets- och högskolesektorn, alternativt statlig eller kommunal sektor.
• väl insatt i de regelverk som vi arbetar efter, till exempel lagen om offentlig upphandling (LOU).
• erfarenhet och intresse av att arbeta i administrativa system. Idag arbetar vi bla i Raindance.
• erfarenhet av att driva eller delta i utvecklingsarbete.
Dina personliga egenskaperVi söker dig som har ett starkt intresse av att skapa struktur och ordning och som ser följsamhet till regelverk som en förutsättning. Som person är du ansvarstagande, noggrann och har serviceinriktat förhållningssätt. Du har ett strukturerat arbetssätt och är van vid att hantera många olika uppgifter och arbetar proaktivt samtidigt som du håller en hög kvalitet i ditt arbete.
Det viktiga är inte att du kan allt från början utan har en vilja att lära dig och ta reda på mer i frågan. Vidare krävs att du har en god kommunikativ förmåga. För att du ska trivas i rollen som administratör är det också viktigt att du uppskattar kontakter med kollegor och samarbetspartners och att du strävar efter att ge professionell service. Du har god samarbetsförmåga och tycker om att lösa problem tillsammans med andra. I ditt arbete bidrar du till ett gott samarbetsklimat inom enheten liksom i samarbete med andra. Att hjälpas åt är en självklarhet.
Känner du igen dig? Varmt välkommen med din ansökan.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och är tidsbegränsad till 12 månader. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde 1 december eller enligt överenskommelse.
Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.
Kontaktuppgifter för detta jobbNärmare information om anställningen lämnas av administrativ chef Cecilia Törnqvist Råberger,
cecilia.raberger@su.se.
Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64,
saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89,
alejandra@st.su.se, samt
seko@seko.su.se (SEKO).
Så ansöker duDu söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.
Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.
Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.
Välkommen med din ansökan!
Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.
Ersättning Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-09-11
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Stockholms Universitet (org.nr 202100-3062),
http://www.su.se Arbetsplats Stockholms universitet
Jobbnummer 8098086
Observera att sista ansökningsdag har passerat.