Administrativ samordnare vid naturvetenskapliga fakultetens kansli
Lunds Universitet, 009999 Lunds Universitet, 150000 Nat / Administratörsjobb / Lund
2025-10-20
Visa alla administratörsjobb i Lund,
Lomma,
Staffanstorp,
Burlöv,
Kävlinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Lunds Universitet, 009999 Lunds Universitet, 150000 Nat i Lund Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.
Administrativ samordnare
Naturvetenskapliga fakulteten vid Lunds universitet söker en administrativ samordnare till naturvetenskapliga fakultetens kansli.
Om arbetsplatsen
På naturvetenskapliga fakultetens kansli är vi omkring 40 medarbetare. Här arbetar vi med kvalificerat verksamhetsstöd för fakultetens ledning och institutioner inom områdena utbildning, ledningsstöd, forskning, HR, ekonomi och kommunikation. Vårt arbete präglas av nyfikenhet, självständighet, högt engagemang och ansvarstagande.
Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Kansli N är en delvis hybrid arbetsplats där det finns möjlighet att arbeta på distans en viss tid av arbetstiden. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd vid Lunds universitet:
https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss. Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Som administrativ samordnare arbetar du nära såväl kollegor som fakultetsledningen och får en nyckelroll i att hålla ihop och utveckla fakultetens beslutsprocesser och administrativa strukturer.
En central del av uppdraget är att ge administrativt stöd till fakultetsstyrelsen och fakultetsledningen, inklusive protokoll och handlingar, planering av möten samt löpande administration kring dekanens och kanslichefens möten och bokningar. Du får därigenom en viktig funktion i att säkerställa god framförhållning och struktur i fakultetens ledningsarbete. Du arbetar också med de praktiska momenten kring och inför fakultetens val och är en samlad resurs för arbetet med det digitala valsystemet. Du fungerar även som administrativt stöd till fakultetens valberedning. Rollen innebär att du både hanterar praktiska moment i valprocesserna och bidrar till att utveckla arbetssätten kring dessa.
En annan viktig del av uppdraget är att arbeta med verksamhetsutveckling kopplat till kansliets och fakultetens beslutsprocesser. Det omfattar att hålla ihop arbetet med fakultetens arbetsordning och förbereda större uppdateringar, liksom att utveckla och dokumentera interna rutiner, handläggningsordningar och processer. Du blir en drivande kraft i att kvalitetssäkra kansliets arbetssätt och att säkerställa effektiva processer i stödet till institutioner och i kontakten med universitetet centralt.
Utöver detta har du rollen som fakultetssamordnare för TimeEdit, där du ansvarar för att samordna lokalbokningsprocesserna, stötta schemaläggare och säkerställa att systemet används på ett enhetligt och effektivt sätt.
Sammanfattningsvis är det här en roll för dig som vill kombinera kvalificerat ledningsstöd med ett utvecklingsinriktat arbete kring fakultetens styrning och processer.
Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:
- Administrativt stöd till fakultetsstyrelsen, presidiet, dekanen och kanslichefen
- Administration av fakultetens val och stöd till valberedningen
- Hantering och utveckling av arbetsordning, rutiner och processer
- Processledning och samordning av lokalbokningssystemet TimeEdit
Publiceringsdatum2025-10-20KvalifikationerVi söker dig som är en noggrann och strukturerad administratör med intresse för att bidra till både ordning och utveckling i en komplex organisation. Du är van att arbeta nära ledning och beslutande organ och har en god förmåga att omsätta formella krav till praktiska rutiner och arbetsformer.
Krav för anställning:
- Högskoleexamen inom relevant område eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
- Erfarenhet av administrativt ledningsstöd, inklusive arbete med styrelser, nämnder eller motsvarande organ.
- Erfarenhet av projekt- eller utvecklingsarbete kopplat till rutiner, processer eller styrdokument.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig skriftligt och muntligt på svenska och engelska.
- God planerings- och organisationsförmåga.
Meriterande för anställning:
- Erfarenhet av arbete inom högskolesektorn eller annan offentlig verksamhet.
- Erfarenhet av att utveckla administrativa processer i en större organisation.
- Erfarenhet av valadministration eller systemstöd för besluts- och valprocesser.
- Erfarenhet av arbete med TimeEdit eller liknande system för schemaläggning och lokalbokning.
Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet. För att trivas i rollen behöver du vara analytisk, lösningsorienterad och trivas med att kombinera noggrant administrativt arbete med utvecklingsuppdrag inom ditt område.
Övrig informationAnställningen är tillsvidare och på heltid, med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.
Vi väntar oss att första intervjuer kommer hållas 19-20 november.
Så här söker du
Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla
- personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.
- CV samt
- dokumentation som stödjer övrigt som du önskar åberopa.
Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs vid åtta institutioner samlade inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 500 studenter, 360 forskarstuderande och 700 anställda.
Kansli N arbetar med service och stöd till fakultetens ledning. Vi har specialkompetens inom frågor som rör grund- och forskarutbildning, internationalisering, högskolepedagogik, ekonomi, it, personalfrågor, kommunikation, karriär och lika villkor. Vi är idag ett 30-tal personer som arbetar på kansliet.
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-11-10
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "PA2025/2829".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Lunds Universitet (org.nr 202100-3211)
Arbetsplats Lunds Universitet, 009999 Lunds Universitet, 150000 Nat
Jobbnummer 9563724