Vikariat Koordinator vikarieplanering
Motala kommun / Administratörsjobb / Motala
2025-11-12
Visa alla administratörsjobb i Motala,
Vadstena,
Mjölby,
Karlsborg,
Linköping eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Motala kommun i Motala Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Som vår medarbetare har du ett ansvarsfullt uppdrag att tillsammans med oss anpassa arbetet till förändringar och agera för att utveckla ett hållbart sjöstadsliv i Motala kommun.
Publiceringsdatum2025-11-12ArbetsuppgifterVi söker en medarbetare till ett vikariat som koordinator vikarieplanering inom det nya verksamhetsområdet Gemensam personal- och schemaförsörjning, GPS. Du kommer ingå i enheter Vikarie och Rekrytering och ansvara för att möta behovet av timvikarier från socialförvaltningens olika verksamheter. Till största del ansvarar du för hanteringen av vikariebeställningar som kommer in via bemanningssystemet. I denna tjänst ingår även att vid behov kunna arbeta med detaljplanering av vård och omsorgsinsatser inom hemtjänsten och stötta enheten Schema och Planering.
Arbetet innebär att du behöver lägga ett stort pussel varje dag. Du kommer främst att arbeta i bemanningssystemet Time Care Pool där ett nära samarbete med enheter och chefer är en viktig del i arbetet. Andra system som du kommer att arbeta i är Time Care Planering Multi Access, Winlas, VIVA och vid behov system såsom Welfare, IPA, Personec med flera. Med hjälp av bemanningssystemet planerar du in så att rätt vikarie med rätt kompentens, hamnar på rätt arbetsplats på rätt tid. Det kan handla om både akuta kortsiktiga behov och planerade långsiktiga behov som semester eller annan frånvaro. I rollen ingår även att se över vikariebehov i verksamheterna, planera och boka in introduktioner både för de tillsvidareanställda medarbetarna i personalpool och de timanställda. Du utför kontroll av tidsregler kopplat till dygnsvila och veckovila enligt arbetstidslagen och har löpande dialog med olika roller från olika verksamheter. I uppdraget ingår att följa upp vikarietillsättning och resursnyttjande samt tillse underlag till chef inför månatliga uppföljningar. Vidare kommer du utbilda nya medarbetare i systemet Time Care Pool. Du behöver vara trygg i att ha uppföljande samtal med vikarier vid exempelvis introduktioner och kunna ge feedback.
I rollen ingår det även att vara behjälplig i enhetens arbete med rekrytering, såsom att hålla i intervjuer och vid behov utföra administrativa arbetsuppgifter kopplat till rekrytering. I rollen är det viktigt att hålla sig informerad och uppdaterad samt kunna samarbeta och bemöta andra på ett lyhört vis. Du behöver även trivas med att ha många kontakter både via telefon och mail. Du behöver kunna anpassa, utveckla och lära dig nytt efter förändrade krav och förutsättningar med anledning av att det är ett nytt verksamhetsområde. Helgtjänstgöring ingår i tjänsten.
Kvalifikationer * En fullständig gymnasieutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
* Erfarenhet av bemanningsplanering, gärna inom en större organisation.
* Någon form av erfarenhet av att arbeta i bemanningsplaneringssystem / IT-baserade stödsystem exempelvis Personec, TimeCare, Winlas och TimePool.
* Mycket god IT-vana och grundläggande datakunskaper.
* Mycket god svenska i tal och skrift.
* Kunskaper om arbetsrätt, LAS och arbete i en politiskt styrd organisation eller liknande verksamhet.
Meriterande:
* Tidigare erfarenhet av detaljplanering av vård- och omsorgsinsatser
* Erfarenhet av arbete i verksamheter med dygnet-runt-drift
* B-Körkort
Vi söker dig som:
* Arbetar enligt en tydlig process där du slutför det du påbörjat. Du sätter upp tidsramar och håller deadlines.
* Arbetar bra med andra människor. Relaterar sig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du kan anpassa dig och hittar win-win-lösningar genom ett prestigelöst fokus på det gemensamma målet.
* Du har de resurser som krävs för förändring eller problemlösning. Du gör ditt bästa genom att göra det du kan just nu. Du hittar snabbt lösningar på uppkomna problem.
* Du har lätt för att anpassa, utveckla och lära dig nytt efter förändrade krav, förutsättningar eller omständigheter. Du ser möjligheter i ändringar och kan också ändra ditt synsätt och förhållningsätt.
ÖVRIGT
Läs mer om våra förmåner och att arbeta i Motala kommun på motala.se/arbete.
För att läsa mer om kommunen i övrigt kan gå in på motala.se
Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.
Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser.
Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-11-26
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "C288612".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Motala kommun (org.nr 212000-2817)
Kontakt Enhetschef
Jasmina Ferizovic
jasmina.ferizovic@motala.se 0141222455 Jobbnummer 9600820