Vi söker en avdelningskoordinator till KTH!
Poolia Sverige AB / Administratörsjobb / Stockholm
2024-06-17
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Poolia Sverige AB i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Publiceringsdatum2024-06-17Om tjänstenVi söker nu, för vår kunds räkning, en erfaren och driven avdelningskoordinator.
• Omfattning: 100%
• Start: omgående
• Längd: t.o.m. 2024-08-30.
Du blir anställd av oss på Poolia men kommer att arbeta på plats i KTH:s lokaler i Stockholm.
Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Som koordinator ansvarar du för allehanda frågor och ärenden på avdelningen och vara avdelningens ansikte utåt vid mottagande av gäster till avdelningen. Du har en planerande roll genom att du sköter kontakt mellan inbjudaren på avdelningen, gästen och skolans servicecenter. Detta genom att avlasta inbjudaren, genom att koordinera den besöksplanering som behövs för att servicecenter kan ta vida.
Vidare ska du planera lokal och skrivbordsplatser på avdelningen för både anställda och besökare. Du ska informera och förbereda servicecenter om vad gäst behöver vid besök, vara nyckelperson inom administrativa ansvarsområden samt den personen som besökare/medarbetare möter först på plats. Som koordinator tar du hand om nyanställda genom att följa onboarding-checklista, ordna rum, uppdatera maillistor, visa runt, introducera för kollegor samt ordna datorer och utrustning till samtlig personal. Andra arbetsuppgifter tillhörande onboardingen av nya medarbetare är också att informera resterande anställda på avdelningen om detta genom mailutskick, visa den nyanställda avdelningens faciliteter, kontorsplats osv. Du ska även vara behjälplig handledaren/närmsta rekryterande chef, genom kontakt med IT-avdelningen om beställning av dator och utrustning till den nyanställda.
Utöver detta ska du som koordinator samordna och bevaka skötseln av avdelningen genom att sköta felanmälningar till service/infra, samt koordinera/beställa städning, catering osv som behövs till avdelningen. Du ska också arbeta löpande med att upprätthålla och uppdatera avdelningens interna gruppsida samt avdelningens webbhemsida vid KTH.
En annan del av arbetet innebär att vara trivselperson på avdelningen, samordna gemensamma fikor, se till att medarbetare har ordning och reda i gemensamma ytor och ordna med event och workshops. Stor del av tjänsten innebär att vara den koordinerade rollen för administrativa ansvarsområden och samarbeta tätt med berörda enheter inom verksamhetsstödet. Dokumentera, utveckla rutiner, uppdatera system och intranät med rutiner och information ingår också som en del av tjänsten. Likväl som att vara behjälplig med att uppdatera hemsidor och andra administrativa uppgifter kopplat till skolans medarbetare. Samt stödja fakulteten på avdelningen med schemaplanering/schemaremiss.
Vem är du?
För att vara aktuell för rollen krävs att du som söker har:
• Minst två års erfarenhet av administrativt arbete
• Stor vana att arbeta med webbaserade system/molnapplikationer samt i MS Office program
• Förmågan att kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som skrift.
Det är även meriterande om du har:
• Lämplig högskole-/universitetsutbildning
• Erfarenhet av gäster, resebokningar och hantering av event
• Erfarenhet av att ha arbetat på högskola/universitet tidigare
• Tidigare arbetat i en koordinerande roll med många olika kontaktgrupper.
Som person ser vi att du är serviceinriktad, relationsskapande, kommunikativ och har en god samarbetsförmåga. Du är uthållig och har en ett problemlösande förhållningssätt. Du har även en mycket god förmåga att arbeta självständigt och ett initiativrikt förhållningssätt. Dessutom har du engagemang för ditt arbete, ansvarstagande och noggrann.
Stämmer detta in på dig? Välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV. Urvalsprocessen sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag.
Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.
Ersättning Fast lön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-06-20
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "71715".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Poolia Sverige AB (org.nr 556426-7655),
http://www.poolia.se Arbetsplats Poolia Office Professionals AB
Kontakt Jörgen Piontek
jorgen.piontek@poolia.se 076-014 88 27 Jobbnummer 8752129