VD-assistent & Kontorsansvarig till Palette
Jurek Rekrytering & Bemanning / Receptionistjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla receptionistjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Jurek Rekrytering & Bemanning i Stockholm,
Solna,
Sundbyberg,
Danderyd,
Huddinge eller i
hela Sverige Om verksamheten
Palette är med sin egen produktsvit PaletteArena marknadsledande i Norden för lösningar att stödja processen "Purchase to Pay" med webbaserade applikationer för inköp, leverantörsfakturor och avtal samt EDI-tjänster. Produkten och deras tjänster används globalt av kunder i cirka 50 länder. Kunderna sträcker sig över alla branscher, både stora och små företag. Bakom framgångarna ligger företagets engagerade medarbetare som kontinuerligt utvecklar produkten i samarbete med kunderna.
Idag har gruppen bla kontor i Stockholm, Malmö, Köpenhamn, Helsingfors, Oslo, London och Chicago. Gruppen har en omsättning på cirka 140 MSEK och drygt 120 anställda.
Palette expanderar både nationellt och internationellt. Även huvudkontoret växer och behoven av administrativt stöd växer. Denna roll är ny och delas mellan att vara VD-assistent (cirka 50 %) samt Kontorsansvarig (cirka 50 %). Tjänsten kan komma att variera över tiden efter hand som bolaget växer och förändras.
Publiceringsdatum2016-06-23Dina arbetsuppgifterHar du ett genuint intresse för service och trivs i en varierande roll? Ser du fram emot att tillhöra ett växande bolag med verksamhet i flera delar av världen? Är du en naturlig "spindel i nätet" med hög integritet? Då är det här en tjänst som passar dig!
Som VD-assistent kommer ditt främsta uppdrag att vara VD behjälplig och vara VD:ns högra hand i det dagliga arbetet. Vanliga uppgifter kan vara att hantera intern och extern korrespondens, mötesplanering, internkommunikation, reseplanering, konferenser och interna/externa besök av till ledningsgruppen. Då du kommer att vara högst delaktig i planering av VD:ns kalender och schema behöver du, utöver hög integritet, ha en så god förståelse av dennes åtaganden och uppdrag att du kan prioritera bland de förfrågningar som kommer in.
Utöver rollen som VD-assistent kommer du att ha det totala ansvaret för kontoret i Stockholm och säkerställa kontorets skötsel och upplevelse. Tillsammans med din närmsta kollega sköter ni också en rad andra uppgifter. Exempelvis ansvarar ni för telefonväxeln för samtliga kontor. Tillsammans är ni också ansvariga för att Stockholmskontoret (som består av cirka 60 medarbetare) ser snyggt och prydligt ut. Ni planerar för nyttjande av kontorsyta, inköp och ser också till att internservice fungerar väl. Förutom detta har ni en viktig roll i andra interna processer och avtal som rör hela bolaget, såsom avtalshantering, inskanning av fakturor, telefonabonnemang, utskick av fakturor m.m. Det ingår även en del uppgifter där ni stöttar marknadsavdelningen, till exempel i samband med stora kundevent och mindre tillställningar på kontoret. Ni har kontinuerlig kontakt internt med all personal, både i Stockholm men även övriga kontor. Dessutom sköter ni extern kontakt med hyresvärd, leverantörer m.m.
Periodvis kan det förekomma oregelbundna arbetstider. Du arbetar i Officepaketet men även systemen Palette Arena och SuperOffice. Telefonisystemet heter Swyx.
Vem är du?
Vi söker dig med några års erfarenhet av en serviceinriktad roll. Vi tror att du tidigare har arbetat som VD-assistent, kontorsansvarig eller i en närliggande roll med fokus på kunder och/eller event. Det är en stor fördel om du tidigare har erfarenhet av kontorsskötsel och arbete i reception. Du behärskar både engelska och svenska i tal och skrift. Vidare har du goda datakunskaper i Word och gärna Excel.
Som person är du serviceorienterad, har ett bra bemötande, ordningsam samt kan ta egna initiativ när det behövs. Du är utåtriktad, positiv och räds inte heller förändringar. Vi ser gärna att du även är en prestigelös person som tar stort ansvar och inte är rädd för att hugga i där det behövs. Pysslig och händig är två ytterligare ord som beskriver dig i din yrkesroll. Du jobbar självständigt men drar dig inte för att fråga när det behövs.
Eftersom att du i din roll som VD-assistent kommer hantera både konfidentiell och personlig information är det avgörande att du har högsta integritet.
Du erbjuds
Du har här chansen att med din prägel ansvara för kontoret och dess dagliga drift tillsammans med din närmsta kollega. Parallellt med detta är du vår VD:s högra hand och får därigenom vara delaktig inom många områden. Du har stora möjligheter att påverka hur du lägger upp dina dagar för att på bästa vis ge den service som efterfrågas. Tjänsten är på 100 % och är placerad på Palettes huvudkontor i Stockholm. Från och med augusti flyttar Palette till helt nya lokaler mitt i city och kontoret kommer att arbeta utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt.
Denna tjänst ingår initialt i Jurek Rekrytering & Bemannings uthyrningsverksamhet. Du kommer att vara anställd som konsult hos oss under initialt 6 månader med en intention att därefter övergå i en anställning hos Palette. För kompletterande frågor gällande tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Malin Alexandersson på
malin.alexandersson@jurek.se . Välkommen med din ansökan via
www.jurek.se . Vi tar inte emot ansökningar via e-post.
Start:
Augusti eller enligt överenskommelse.
Sista ansökningsdag
Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Välkommen med din ansökan så snart som möjligt!
Varaktighet, arbetstid
Heltid Visstidsanställning
ErsättningEnligt överenskommelse
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2016-07-23
Vi föredrar ansökningar via webben
Ange följande referens när du ansöker: 3769
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktMalin Alexandersson
malin.alexandersson@jurek.seFöretagJurek Rekrytering & Bemanning
AdressJurek Rekrytering & Bemanning
Biblioteksgatan 11
11146 Stockholm
KontorsadressBiblioteksgatan 11, Stockholm
Övriga kontaktuppgifter Jobbnummer 2922674
Observera att sista ansökningsdag har passerat.