Utvecklingsinriktad Administratör med erfarenhet av diarieföring till SLK

Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Stockholms kommun

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Upplands Väsby, Värmdö eller i hela Sverige

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Din arbetsplats

Stockholms stads strategiska it-verksamhet leds och styrs av stadsledningskontorets avdelning för it och digitalisering.

Vi ska förvalta och utveckla en ändamålsenlig it-miljö samt skapa förutsättningar för morgondagens digitalisering. Avdelningen har idag cirka 55 medarbetare.

På avdelningen för it och digitalisering ingår enheten Strategi och styrning. Vår enhet består av 12 engagerade medarbetare och vi sitter i fina och ljusa lokaler på Kungsholmen. Vi ansvarar för styrning och samordning av avdelningens administrativa arbete, vilket inkluderar budgetplanering och uppföljning inklusive tertialrapporter och bokslut samt löpande ekonomi och administrativa rutiner. Vi ansvarar även för Stockholms stads stadsövergripande styrdokument och styrmodeller inom it-området. Vi samordnar, styr och stödjer stadens digitaliseringsarbete i staden.

Din roll

Rollen passar dig som tycker om ordning och reda och ser dig själv som utvecklingsinriktad och tänker nytt. I rollen som administratör är du ett viktigt stöd i det dagliga arbetet på avdelningen, där du levererar mycket god service med ett högt professionellt bemötande.

I ditt uppdrag kommer du bland annat att:

- ge administrativt stöd till avdelningens ledning, medarbetare och projekt
- ansvara för avdelningens funktionsbrevlådor; vilket innebär samordning och fördelning av ärenden, svara på e-post och viss utredning vid behov
- arbeta med avdelningens diarieföring och arkivering i vårt system eDok/Platina
- ansvara för att lägga beställningar, hantera behörigheter och administration i stadens portal för it-beställningar
- genomföra bokningar och beställningar samt koordinera resor, konferenser och möten
- vara med och utveckla de administrativa processerna på avdelningen

Du ingår i ett team med en annan administratör, en ekonom och en controller. Ni samarbetar och stöttar varandra i det dagliga arbetet och du rapporterar direkt till enhetschefen. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

- en relevant utbildning som vi finner lämplig för tjänsten, som lägst fullgjord gymnasieexamen
- aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av arbete som administratör i en likvärdig roll och verksamhet enligt ovan
- dokumenterad och aktuell erfarenhet av diarieföring
- god kunskap om vad det innebär att vara en tjänsteman inom offentlig förvaltning och de lagar och regelverk vi berörs av
- mycket goda administrativa datorkunskaper. Du ska obehindrat kunna hantera MS Officeprogram (framförallt Outlook), och samverkansytor (Sharepoint) för att dela dokument
- mycket god förmåga att uttrycka dig korrekt och tydligt i tal och skrift på svenska

Det är meriterande om du har:

- erfarenhet av att arbeta med administration i Stockholm stad
- erfarenhet av e-dok/Platina
- tillgänglig omgående

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter: Arbetet kräver att du har en genuin känsla för service och administration. Du ser dig mer som utvecklande än en förvaltare, där du ser möjligheter och gillar att utveckla ditt arbetssätt. I rollen kommer du att hantera frågor av många olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du är lugn och tillmötesgående i ditt bemötande, har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att leverera lösningar. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram till rätt personer i rätt tid. Du påminner och följer upp. Du är flexibel och gör korrekta avvägningar och prioriteringar och visar på gott omdöme vid uttalanden, agerande och beslut.

Ditt personliga brev

I ditt personliga brev vill vi att du punktar upp samtliga kvalifikationer och motiverar kort under samtliga Hur du har arbetat med dessa. Ge gärna exempel. Avsluta med att motivera varför och hur, du passar till tjänsten och vad du kan bidra med. Urvalet kommer att baseras på dessa motiveringar då vi utifrån dessa kan bedöma vilka kandidater som uppfyller tjänstens kvalifikationer i högst utsträckning.

Vi erbjuder dig

- en kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat. Vi har tydliga mål och ansvarsområden där ett stort eget ansvar råder
- goda kompetensutvecklingsmöjligheter
- stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor
- stora möjligheter till att bidra till samhällsnytta
- flexibel arbetstid, friskvårdstid och friskvårdsbidrag och träningslokaler i nära anslutning till arbetsplatsen.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Omgående eller enligt överenskommelse Tillsvidareanställning

Publiceringsdatum
2022-08-28

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2022-09-11
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Stockholms kommun

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2022/5921".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)

Arbetsplats
Stockholms Stad, Stadsledningskontoret

Kontakt
Kristina Lundevall, Rekryterande chef
08-50829524

Jobbnummer
6925023

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Stockholms kommun

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Stockholms kommun: