Tre enhetsadministratörer till Avdelningen för Partnerskap och i

Sida / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Stockholm, Sundbyberg, Gotland, Härnösand eller i hela Sverige

Tre enhetsadministratörer till Avdelningen för Partnerskap och innovation

Avdelningen för Partnerskap och innovation söker tre enhetsadministratörer till tre av sina enheter (Enheten för Lån och Garantier, Enheten för Civila samhället och Enheten för Näringslivssamverkan och ICT4D). Avdelningen samarbetar på global nivå med civila samhället, näringslivet, forskning och myndigheter. I uppdraget ingår även utveckling av innovativa bistånds- och finansieringsformer. Genom globala insatser genomför avdelningen regeringens strategier för stöd till forskning, civilsamhälle, ekonomisk hållbar utveckling samt kapacitetsutveckling och utbyten. Uppdraget innefattar även att utveckla metoder och kunskap för innovativa bistånds- och finansieringsformer, inklusive en bredare användning av ICT4D (Information and Communication Technology for Development).

Avdelningen ansvarar också för planering och uppföljning av Sidas garantiram om 10 miljarder kronor med syfte att integrera garantier som effektiva finansieringsalternativ i genomförandet i hela utvecklingssamarbetet. Avdelningen samordnar även hela Sidas myndighetssamarbete, samarbetet med forskarsamhället, näringslivet och civilsamhället.

Sida Partnership Forum i Härnösand tillhör avdelningen och fungerar som Sidas kursgård för svenska aktörer inom utvecklingssamarbetet.

En enhetsadministratör ska fungera som ett stöd för verksamheten, vilket innebär ett generellt ansvar för på enheten allmänt förekommande administrativa uppgifter kopplade till enhetens och avdelningens förvaltning. Rollen som enhetsadministratör innebär ett stödjande arbete med mycket sociala kontakter både internt och externt.

Enhetsadministratören ger stöd till medarbetare vad gäller ärende och dokumenthantering samt ansvarar för löpande ekonomiadministration och hantering av fakturor kopplat till förvaltningsanslaget. Enhetsadministratören ger administrativt stöd till chefen och kvalitetssäkrar personalrapportering samt bidrar till prognos och uppföljning av förvaltningsanslaget. Enhetsadministratören ansvarar också för planering av introduktion och avslut av medarbetare på enhet respektive avdelning. I rollen ingår också administration kring interna och externa möten och konferenser. Enhetsadministratören ansvarar för uppdatering och kvalitetssäkring av enhetens information på intranätet och aktuella delar på Sidas hemsida.

Dessa är nyinrättade tjänster, vilket innebär att det kommer att finnas visst utrymme och behov för varje enhet att närmare definiera innehåll och arbetssätt under den första tiden.

Enheterna ingår i avdelningen för Partnerskap och innovation. Mer information om avdelningen och Sidas organisation på www.sida.se under Om oss/Organisation.

Publiceringsdatum
2014-06-03

Dina arbetsuppgifter
Enhetsadministratören ska fungera som ett stöd för verksamheten, vilket innebär ett generellt ansvar för de på enheten allmänt förekommande administrativa uppgifter kopplat till enhetens förvaltning.

• Bistå enhetschefen i förekommande frågor
• Ansvara för enhetens interna och externa information och kommunikation, t ex webbpublicering och uppdatering av informationsmaterial
• Genomföra löpande ärende- och dokumenthantering samt kvalitetssäkring av enhetens gemensamma arkiv/ärenden
• Fungera som kontakt mellan Sidas stödenheter/avdelningar och den egna enheten vad gäller personaladministrativa frågor när medarbetare, inklusive praktikanter, börjar och slutar
• Ansvara för introduktion av nya medarbetare inklusive praktikanter vad gäller administrativa rutiner
• Ta fram underlag och kvalitetssäkra enhetens personalrapportering
• Administrera interna och externa möten och konferenser, samt vid behov vara sekreterare vid t ex enhetsmöten
• Bidra till utveckling av det egna arbetsområdet och till kunskaps- och informationsspridning, t ex ingå i det administrativa nätverket
• Ansvara för enhetens finaniella planering, prognoser, genomförande och uppföljning avseende förvaltningsanslaget
• Bidra till månatlig rapportering av enhetens förvaltningsbudget till avdelningsledningen
• Ansvara för enhetens tekniska utrustning och applicering av digitala system
• Stödja medarbetarna på enheten vad gäller ärende- och dokumenthantering samt vissa andra administrativa frågor
• I övrigt förekommande arbetsuppgifter på enheten

Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se .

Utbildningsbakgrund
• Gymnasiekompetens inom relevant område

Språk
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Minst 2 års dokumenterad praktiskt erfarenhet av självständigt administrativt arbete
• Minst 2 års dokumenterad praktiskt erfarenhet av att arbeta med Microsoft Office och andra databaserade stödsystem
• Minst 1 års dokumenterad erfarenhet av praktiskt ekonomiadministrativt arbete

Meriter

• Dokumenterad erfarenhet av informations- och kommunikationsarbete
• Erfarenhet och intresse för utvecklingssamarbete och internationella frågor
• Erfarenhet från arbete på någon statlig myndighet
• Erfarenhet från arbete utomlands och/eller i internationell miljö
• Kunskaper i spanska och/eller franska
• Kunskaper i webbaserade verktyg
• Hög servicekänsla och förmåga att skapa goda relationer
• God förmåga att skapa ordning och reda

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 86/14.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Anders Berlin, tfn 08-698 52 11, Charlotta Norrby, tfn 08-698 53 19, eller Ola Möller, tfn 08-698 40 70.

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se .

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktpersoner: Helene Kastensson, tfn 08-698 51 51 och Annika Sandell, tfn 08-698 45 63) och ST inom Sida (kontaktperson: Karin Afli, tfn 08-698 40 28).

Arbetstider och omfattning
Tillsvidare
Heltid
Befattningarna avser (3) tillsvidareanställningar med tillträde snarast.. Provanställning tillämpas.

Ersättning
Fast lön
Lön efter överenskommelse.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2014-06-22
Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, Klicka på denna länk för att göra din ansökan .
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sida välkomnar alla sökande.
Ange följande referens när du ansöker: 86/14

Företag
SIDA

Adress
SIDA
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Övriga kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985000
Faxnummer: 08-6985465

Jobbnummer
1897832

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Tre enhetsadministratörer till Avdelningen för Partnerskap och i

Prenumerera på jobb från Sida