Skapa framtidens arbetsplats med oss - assistent till stadskontoret
Malmö kommun / Receptionistjobb / Malmö
2025-12-22
Visa alla receptionistjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö Ref: 20252984
Brinner du för att ge god service, har administrativ vana och vill vara med och skapa stadskontorets nya kontor? Se hit - här är tjänsten för dig!
Publiceringsdatum2025-12-22Dina arbetsuppgifterI denna tjänst arbetar du med servicerelaterade uppgifter samt med de administrativa processer som säkerställer smarta och effektiva lösningar för en fungerande arbetsvardag och en trivsam fysisk arbetsmiljö. Uppdraget sträcker sig från ett välkomnande första intryck till en professionell nivå av administrativt stöd och kontorssupport för kollegor och besökare. Tillsammans med dina närmsta kollegor i vårt serviceteam skapar och tillhandahåller du smidiga, likvärdiga och hållbara kontors- och servicelösningar till stadskontorets chefer och medarbetare, politiker och besökare.
I februari fyttar och samlar vi kommunstyrelsens och stadskontorets verksamhet och 350 medarbetare till nya lokaler vid Malmö Rådhus. Vi tror på det personliga mötet på arbetsplatsen och med ett modernt och funktionellt kontor får vi ännu bättre förutsättningar att som stadskontor rikta, utmana och förstärka utvecklingskraften. En ny arbetsplats kommer innebära behov av anpassningar och utveckling av det interna stödet och servicen för att på bästa sätt kunna möta förändrade krav och behov. Här kommer du spela en viktig roll i att tillhandahålla och utveckla det interna stödet och servicen på vår nya arbetsplats.
Arbetsuppgifterna inom internt stöd och service kommer att utvecklas i takt med utvecklingen av den nya arbetsplatsen och kan komma att variera - allt beroende på behovet hos dem vi är till för. I huvudsak ingår arbetsuppgifter så som att:
• bemanna reception/service-desk - välkomna våra kollegor och besökare samt ge diverse praktiskt stöd och service,
• administrera och hantera kontorsarbetsplatsen - värdskap för att skapa och upprätthålla en trivsam och funktionell kontorsmiljö,
• ge mötes- och konferensservice - t.ex. koordinera bokningar och hantera mötesmåltider,
• göra inköp och beställningar,
• ge administrativt stöd till stadskontorets och kommunstyrelsens kärnverksamheter på förfrågan.
KvalifikationerVi söker dig som har genuint intresse för att ge god service till dem vi är till för och bemöter andra på ett uppmärksamt och tillmötesgående sätt. Du är proaktiv och lyssnar aktivt in behov och strävar alltid efter att hitta lösningar som skapar mervärde för alla inblandade. Du skapar och underhåller goda relationer som bidrar till goda leveranser och till ett positivt arbetsklimat. Du förhåller dig till och har förmåga att kommunicera styrande riktlinjer och ramar. Du är självgående, ansvarstagande och driver dina processer framåt. Ditt arbetssätt kännetecknas av flexibilitet och att se möjligheter i nya situationer. Med ett strukturerat arbetssätt tar du dig an uppgifter, planerar och prioriterar för att hålla tidsramar.
Vi söker dig som har:
• en gymnasieexamen från gymnasium, Komvux, folkhögskola eller en validerad utländsk motsvarighet till gymnasieexamen,
• 5 års aktuell arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom till exempel service/konferens-, hotell- eller evenemangsverksamhet och inom administration,
• god kunskap och förmåga att utrycka dig i svenska, i såväl tal som skrift,
• goda kunskaper i Microsoft Office 365, eller likvärdigt.
Det är meriterande om du har:
• en gymnasieexamen från hotell- och turismprogrammet.
Om arbetsplatsen
Enheten service och utvecklingsstöd utgör del av avdelningen för intern ledning och samordning. Vi är 14 kollegor som arbetar med att ge utvecklingsstöd till verksamheten och service till stadskontorets medarbetare och politiker för en fungerande arbetsvardag. Vår servicefunktion ansvarar bland annat för förvaltningens lokaler, IT, arbetsverktyg och förvaltningsgenerella inköp.
Stadskontoret riktar, utmanar och förstärker utvecklingskraften i organisationen, i staden och i regionen. Vi är kommunstyrelsens förvaltning och arbetar med ett helhetsperspektiv nära stadens ledning. Stadskontoret består av sju olika avdelningar och har sammanlagt ca 300 personer anställda. Våra avdelningar arbetar inom ett brett spektrum av områden och förvaltningen har många medarbetare med en hög specialistkompetens.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.
Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb
Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse
Övrig informationObservera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
Vi tar inte emot ansökningar via e-post. För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta kontaktpersonerna i annonsen. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta rekryterande chef för alternativ sökväg.
Våra kontaktpersoner besvarar gärna dina frågor, men den 24/12 - 9/1 kan svarstiden bli längre på grund av ledigheter. Tack för din förståelse!
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2026-01-11
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö kommun (org.nr 212000-1124),
https://malmo.se/ Arbetsplats Malmö stad
Kontakt HR-konsult
Matilda Winberg
matilda.winberg2@malmo.se 0703027630 Jobbnummer 9661127