Huvudregistrator till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Malmö kommun / Backofficejobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla backofficejobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20232320

Publiceringsdatum
2023-10-03

Dina arbetsuppgifter
Vi på avdelningen för hållbarhet och nämnd söker en ny kollega!

Detta uppdrag passar dig som är samhällsintresserad och som vill arbeta inom skola och utbildning. Avdelningen för hållbarhet och nämnd har ett brett ansvarsområde på gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och en viktig roll i utveckling och kvalitetssäkring av förvaltningsövergripande processer. Vi ser nu fram emot att välkomna en ny huvudregistrator till vårt team.

Varje skolenhet på utbildningskontoret har en egen ansvarig registrator eller handläggare med registerbehörighet. Huvudregistratorn har en rådgivande roll gentemot hela förvaltningen och dess registratorer i frågor om dokument- och ärendehantering. Huvudregistratorn är ansvarig för utvecklingsarbetet inom registraturen för hela förvaltningen. Detta innefattar utveckling och kvalitetssäkring av ärendeprocesser, styrdokument och rutiner eller riktlinjer. Huvudregistratorn är superanvändare och processledare för ärendehanteringssystemet Platina och håller i utbildningar och ger support till verksamheter i systemet. Vid införande av nya verksamhetssystem ställer du som huvudregistrator krav på informationshantering.

Huvudregistratorn ansvarar för registreringen av inkomna/upprättade handlingar, skapar ärenden och hanterar utlämnanden av allmänna handlingar på utbildningskontoret. I rollen kan det även förekomma hantering av utredningar, ärendeberedning, framtagande av beslutsunderlag samt svar på remisser. Mentorskap för nya kollegor och studentmedarbetare kan komma att ingå i uppdraget.

För att lyckas i rollen som huvudregistrator behöver du vara väl insatt i nämndens-, förvaltningens- och avdelningens ansvarsområden och roller. Det bör falla dig naturligt att se helhetsperspektiv och att lägga vikt vid det egna bidraget i uppdraget.

Kvalifikationer
För tjänsten krävs:

• Kandidatexamen (180 hp) inom ett område som bedöms relevant för tjänsten
• Erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarande som bedöms relevant för tjänsten
• Erfarenhet av att föredra/redovisa muntligt
• God digital kompetens och vana att arbeta i olika verksamhetssystem och presentationsverktyg, med fördel i Platina
• Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation eller inom en statlig myndighet
• Mycket god svenska i tal och skrift

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete som huvudregistrator på utbildningsförvaltning
• Erfarenhet av analys- och utredningsarbete
• Erfarenhet av att utveckla och driva processer
• Goda kunskaper inom skolfrågor och skolutveckling
• Goda kunskaper om offentlighets- och sekretsslagstiftning

Dina personliga egenskaper
För att trivas i rollen och lyckas med uppdraget är du en person som tycker om att arbeta metodiskt och noggrant och förstår vikten av att hantera ärenden på ett korrekt sätt. Du har en god analytisk förmåga och det faller dig naturligt att se helhetsperspektiv. Du är nyfiken och drivande i arbetet med att utveckla processer, rutiner och arbetssätt inom området. Du tar stort ansvar för ditt arbete och planerar och prioriterar dina uppgifter på ett effektivt sätt. Du har förmågan att arbeta självständigt men förstår också vikten av goda samarbeten.

Då du kommer att ha många olika kontaktytor behöver du ha ett stöttande, hjälpsamt och serviceinriktat sätt.

Om arbetsplatsen
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

På utbildningskontoret på Pilgatan 3 samlar vi gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens centrala stödfunktioner. Här finns avdelningen för hållbarhet och nämnd, kommunikation, medborgarkontakt och antagning, elevhälsa och samordning, kvalitet- och utveckling samt ekonomi och fysisk miljö samt HR.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse
Befattningsbenämning: Utredningssekreterare med funktion som huvudregistrator

Övrig information
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2023-10-17
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
Facklig kontakt, SACO
Sara Årestad
sara.arestad@malmo.se
0721-557 661

Jobbnummer
8161969

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Huvudregistrator till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Prenumerera på jobb från Malmö kommun