Erfaren administratör/kontorskoordinator sökes!

Andara AB / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.


Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Andara AB i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Danderyd, Huddinge eller i hela Sverige

Kundföretaget är ett stort och välkänt internationellt finansbolag som nu etablerar sig i Stockholm.

Publiceringsdatum
2015-02-18

Dina arbetsuppgifter
Som Senior administrativ assistent och kontorskoordinator är du den främsta förbindelsen mellan Stockholmskontoret och företagets internationella och externa kontakter. Du planerar ledningens dagliga aktiviteter och fungerar som deras mellanhand. Du jobbar självständigt och har gedigen kunskap om organisationen och verksamheten.
Du har ansvar för Stockholmskontoret och är koordinator gentemot företagets globala funktioner (ekonomi, marknadsföring, PR, juridik, IT, HR, arbetsmiljö mm) så att kontoret och verksamheten fungerar friktionsfritt. Du kommer också att sköta kontrakt och avtalsförhandlingar med lokala leverantörer.
Jobbet ställer höga krav på sekretess då du kommer att arbeta med konfidentiell information om företaget och dess kunder.

Dina ansvarsområden
Planera och administrera ledningens tid och aktiviteter enligt deras ansvarsområden:
Arbetsuppgifterna innefattar allt från mötesplanering, korrespondens, samordning av kundmötesförfrågningar, ta hand om besökare, hantera diverse rutinärenden och besvara förfrågningar för VDs räkning. Hantera komplexa telefonsamtal och frågor, planera interna och externa möten, kundbesök och andra aktiviteter som ingår i VDs uppgifter. Samordna komplexa resebokningar. Tillsammans med Marknads- och PR-avdelningen anordna och organisera företagsevents. Ansvara för att underhålla och utveckla CRM systemet. Sammanställa och skicka månadsrapporter för utgiftsredovisning.

Lokalansvar
Ansvarig för skötsel och underhåll, eventuella renoveringar och ombyggnader samt arbetsmiljön på kontoret. Du fungerar som kontaktperson gällande drift, service och underhåll av samtliga lokalfunktioner. Du kommer även vara kontaktperson för eventuella nyinstallationer, uppgradering av teknik etc. Hantera och rapportera samtliga fakturor och kostnader.

Personaladministration
Du är kontaktperson för HR och IT-frågor och kontorsansvarig för befintliga och nya medarbetare på Stockholmskontoret. Du ansvarar bl a för att svara på frågor gällande lön och förmåner. Du ansvarar för rådgivning, vägledning och information till interna och externa parter om Stockholmskontoret och dess verksamhet. Du jobbar tillsammans med ledningen och teamet för att skapa och upprätthålla ett gott samarbetsklimat. Vid behov kommer du även representera ledningen i olika sammanhang.

Krav och Personliga egenskaper
• Flytande engelska i tal och skrift
• Erfarenhet av att jobba som chefsassistent eller senior administrativ koordinator
• Du är flexibel och gillar utmaningar
• Du trivs i en dynamisk och föränderlig miljö
• Erfarenhet av att presentera och kommunicera finansiell information
• Du kan hantera många uppgifter samtidigt och har förmågan att prioritera
• Du är självgående, självmotiverad och kan utan problem jobba ensam
• Du är social och utåtriktad samt välorganiserad
• Har förmåga att skapa relationer på alla nivåer
• Håller deadlines
• Grundläggande förståelse för företagets policies och rutiner
• Positiv och med mycket hög servicekänsla för kunder
• Tidigare erfarenhet av arbete inom finansbranschen är önskvärd

Mer om tjänsten
Bifoga ditt CV och ett personligt brev så hör vi av oss. Urval kommer att ske löpande. Du kan även kontakta kundansvarig Lilian Norin på lilian.norin@andara.se eller rekryteringsansvarig Lovisa Runnberg på lovisa.runnberg@andara.se för mer information. OBS! Vi tar inte emot ansökning

Arbetstider och omfattning
Tillsvidare
Heltid

Ersättning
Fast månads- vecko- eller timlön
http://www.andara.se/soker-du-jobb/jobbcenter/

Företag
Andara AB

Adress
Andara AB
Långstrandsuddsvägen 28
13960 Värmdö

Kontorsadress
Klarabergsviadukten 70 (World Trade Center)
Stockholm
Visa på karta

Övriga kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-249080
E-postadress: info@andara.se

Jobbnummer
2171638

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

                   

Prenumerera på jobb från Andara AB

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Andara AB: