Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland

Sida / Biblioteksassistentsjobb / Gotlands län
2007-11-26
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland" (publicerad 2008-01-14) ⬅️

Visa alla biblioteksassistentsjobb i Gotlands län, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotlands län, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Regeringen har beslutat att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av
befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen kommer
att påbörjas under hösten 2007 och vara avslutad under 2008. Den verksamhet som
ska omlokaliseras är löneadministration, uppbyggnad av elektronisk
fakturahantering samt Sidas elektroniska förvaltning (arkiv och
dokumenthantering). För mer information se www.sida.se
Tjänstgöringen innebär inledningsvis utbildning vid Sidas huvudkontor i
Stockholm. ARBETSUPPGIFTER Inom den offentliga sektorn styrs
verksamheterna av lagar och förordningar. I vår del av verksamheten, post,
dokumenthantering och arkiv, är kraven på att alltid ha god ordning på dokument
samt att snabbt ta fram material efter behov styrande. Sedan flera år använder
Sidas avdelningar ett elektroniskt system (E-doc) för hantering av dokument,
ärenden och arkiv. Inkommande pappersbaserade dokument som ska in i systemet
skannas in. För att göras tillgängliga i organisationen, för enhetlig struktur
och sökbarhet, ska inskannade handlingar, e-post och andra elektroniska
handlingar registreras. Detta viktiga arbete svarar dokumentcontrollern för.
• Dokumentcontrollern tar emot inskannade brev, handlingar och e-post.
Klassificerar, diarieför och fördelar dokument till olika mottagare (obs ej att
förväxla med dataregistrerare). -Registrera handlingar in i det elektroniska
ärende- och dokumenthanteringssystemet. -Se till att rätt
grunduppgifter/metadata om handling registreras i systemet. -Ta hand om och
hantera e-post och registrerade dokument som returneras från handläggare inom
Sida. -Ansvara över myndighetsbrevlådan, d v s inkommen e-post från
allmänheten. -Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och
registreras i enlighet med gällande regelverk på området. I
arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna: -Gå in och ta rollen som
"second line support", vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor
angående dokument-, ärende- och arkivhantering, vilka inte kan besvaras av Sidas
centrala helpdesk. -Vara behjälplig med att bedöma vad som ska registreras
av det dokumentflöde som sker via post eller e-post. -Preparera och skanna
dokument. Ankomststämpla och ta hand om inkomna brev.
KVALIFIKATIONSKRAV -Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande
kunskaper inhämtade genom erfarenhet. -Inneha goda kunskaper om
offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen.
• Goda IT-kunskaper. -Goda kunskaper i svenska och engelska. -Förmåga
att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering. -Förmåga att
tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom det dokumentadministrativa
området. -Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till
sig förändringar. -Hög relationskompetens avseende kommunikation, samarbete
och kontaktnät. -Stor noggrannhet och hög serviceambition. -God förmåga
att driva och slutföra arbetsuppgifter. -Förmåga att ta till sig Sidas
verksamhet och organisation. MERITER -Läsa och förstå något eller
några av följande språk: franska, spanska, portugisiska och ryska.
• Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller. -Akademisk
registreringsutbildning. -Inneha goda kunskaper om Sidas organisation och
arbetsuppgifter. ÖVRIGT Befattningen är säkerhetsklassad vilket
innebär att svenskt medborgarskap krävs. Sida välkomnar sökande oavsett
kön, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, funktionshinder, religion eller
annan trosuppfattning.

Publiceringsdatum
2007-11-26

Anställningstyp/arbetstider
Tills vidare. Tillträde enligt överenskommelse. Heltid. Dagtid. Befattningen
avser en tillsvidareanställning. Lön efter överenskommelse. Provtjänstgöring
tillämpas.

Ersättning
Fast lön.
Facklig företrädare
SACO-Sida: Richard Bomboma, tfn 08-698 52 10.
TCO/ST-Sida: Christian Acevedo, tfn 08-698 55 05.

Kontakt
Fredrik Thurell, tfn 08-698 51 59.
HR-strateg Marianne Jägerup, tfn 08-698 55 42.

Så ansöker du
Ansökan inkommen senast 071217 via e-post regpeo@sida.se . Skicka din ansökan, märkt
105/07, inkl aktuell meritförteckning till Sida, helst i elektronisk form till
registrator för ansökningar: regpeo@sida.se
Insända ansökningshandlingar återsändes ej. . Ange referensnummer 105/07

Företag
Sida
Valhallavägen 199
105 25 STOCKHOLM Tel 08-6985000
Fax 08-6985465
Epost: regpeo@sida.se
Mer information på http://www.sida.se

Jobbnummer
68085

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland

Prenumerera på jobb från Sida