Chefssekreterare till Regionfastigheter i Malmö
Region Skåne, Regionfastigheter / Assistentjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla assistentjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Region Skåne, Regionfastigheter i Malmö,
Lund,
Trelleborg,
Landskrona,
Helsingborg eller i
hela Sverige Gör skillnad. Varje dag.
Regionfastigheter utvecklar och förvaltar Region Skånes fastigheter. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne. Regionfastigheter projektleder, bygger och utvecklar stora komplexa projekt i känslig sjukhusmiljö. Vi förvaltar fastigheter och avancerade tekniska system och måste kunna garantera hög driftsäkerhet årets alla dagar. Vårt arbete är en förutsättning för säker och trygg vård. Vi bygger också ut infrastrukturen för kollektivtrafiken i Skåne, med nya servicedepåer för buss, spårvagn och tåg.
Verksamhetsområde (VO) teknik består av cirka 50 medarbetare och är indelad i tre enheter Teknisk förvaltning, Fastighetsinformation och Teknisk utveckling. Teknisk förvaltning har fokus på det långsiktiga underhållet och energieffektivisering. Vidare arbetar Teknisk utveckling bland annat med tekniska styrdokument och kravställningar. Vår tredje enhet Fastighetsinformation förvaltar och förmedlar byggnadstekniska information, relationshandlingar samt drift- och underhållshandlingar.
Publiceringsdatum2023-10-16ArbetsuppgifterVi söker nu en chefssekreterare för att stödja chefer inom verksamhetsområdet i det dagliga arbetet. Du får en central, ansvarsfull och varierande tjänst. Du kommer att stötta verksamhetschefen och de tre enhetscheferna inom VO teknik i det dagliga arbetet.
Detta innebär att du bland annat:
• har ett helhetsansvar för kalender och planering av chefens tid och är chefens kontaktyta gentemot organisationen
• organiserar ledningsgruppsmöten, skickar kallelser, sammanställer material inför möten och andra större arrangemang
• deltar och sköter dokumentationen i möten
• producerar presentationsmaterial och i vissa delar arbetar med den interna kommunikationen tillsammans med kommunikationsansvarig
• tillsammans med fyra andra chefssekreterarna arbeta med att utveckla och effektivisera administrativa processer och rutiner
• medverka i projekt/arbetsgrupper där administrativ kompetens krävs
• är arkivredogörare som svarar för tillsyn och vård av verksamhetsområdets handlingar.
Du ansvarar även för andra administrativa uppgifter som exempelvis verksamhetsområdets dokumentportal, dokumenthantering samt bevaka ärendelistor och viss statistikhantering. Andra förekommande arbetsuppgifter är fakturahantering samt administration vid internutbildningar och konferenser.
Placeringsort är Malmö. Resor i tjänsten förekommer då VO teknik har verksamhet runt om i Skåne.
KvalifikationerVi söker dig med godkänd gymnasieutbildning och gärna eftergymnasial utbildning inom administration alternativt motsvarande som bedöms relevant av arbetsgivaren. Du har ett par års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter av olika slag och goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift. Därtill har du goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, framför allt i Outlook och SharePoint. I rollen arbetar du med olika program och system, därför behöver du vara en van datoranvändare. Vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i en roll som chefssekreterare eller motsvarande.
Detta är en roll för dig som trivs i en miljö med stundtals högt tempo samt höga krav på ordning och reda. Du är en ansvars- och initiativtagande organisatör med ett strukturerat och flexibelt arbetssätt. Vi tror också att du är proaktiv och självgående i ditt arbete samtidigt som du trivs med att arbeta i grupp. Du behöver också ha hög servicekänsla samt kunna prioritera och se helheten. Vidare trivs du med varierande arbetsuppgifter och har en vilja att prova nya saker. Intresse för utvecklings- och förändringsarbete ser vi som viktigt för att kunna bidra i vår utveckling och förenkling av administrativa rutiner och processer. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Vi lägger stort värde på att du delar Region Skånes värdegrund och bidrar till trivseln på vår arbetsplats.
Varmt välkommen med din ansökan. Vi ser fram emot att lära känna dig!
ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.
Regionfastigheter utvecklar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt 1 miljon m2 i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 m2 runt om i Skåne av andra fastighetsägare. Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne, och bygger ut infrastrukturen med en servicedepå för Öresundstågen, spårvagnsdepå i Lund och planerar för flera nya bussdepåer. Vi är cirka 450 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne. skane.se/vibygger
På
http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.
Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.
Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-11-05
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "C159090".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Region Skåne (org.nr 232100-0255)
Arbetsplats Region Skåne, Regionfastigheter
Kontakt Jens Hermansen, Verksamhetschef VO teknik
076-887 14 97, Jens.Hermansen@skane.se Jobbnummer 8194019
Observera att sista ansökningsdag har passerat.