Administrativ samordnare

Umeå universitet, Humanistisk fakultet / Företagsekonomjobb / Umeå
2018-06-26
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ samordnare" (publicerad 2020-01-23) ⬅️

Visa alla företagsekonomjobb i Umeå, Vännäs, Nordmaling, Vindeln, Robertsfors eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Umeå universitet, Humanistisk fakultet i Umeå

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 300 medarbetare och 31 500 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.

Publiceringsdatum
2018-06-26

Beskrivning
Humlab är en mötesplats för humaniora, kultur och informationsteknik vid Umeå universitet.

Vi arbetar främst inom forskning och undervisning med studenter, forskare, lärare, konstnärer, entreprenörer, nationellt och internationellt, över traditionella akademiska gränser. Verksamheten inkluderar en öppen studiomiljö som sträcker sig över två campus och flera olika digitala plattformar. Humlab är en arbetsenhet inom Humanistisk fakultet. Vi har ca 15 anställda inom forskning, undervisning, teknisk support och utveckling samt administrativ personal. Läs mer om oss på www.humlab.umu.se.

Dina arbetsuppgifter
Administrativa samordnarens huvudsakliga uppgift är att bistå Humlabs föreståndare och styrelse och utgöra ett kvalificerat stöd inom främst ekonomi- och personalområdet, men även inom övriga administrativa området tex. arbetsmiljöområdet. I anställningen ingår:

Ledningsstöd
• Utreda, analysera och redovisa beslutsunderlag (budget, bokslut, verksamhetsplanering och uppföljning) till Humlabs ledning och styrelse
• Delta i verksamhetens strategiska arbete och därmed även delta i framtagande av verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner samt övriga strategi- och administrativa dokument
• Leda och utveckla enhetens administrativa processer och rutiner
• Medverka i ledningsgrupp

Ekonomi
• Upprätta budget, prognoser, budgetuppföljning och bokslut
• Uppföljning och analys av ekonomiska resultat samt konsekvensanalys ur ekonomiska perspektiv, utifrån olika scenarios
• Hantera och redovisa externa medel, samt verka som stöd i det strategiska arbetet i anslutning till ansökningar
• Stödja föreståndare samt enhetens forskare och tekniska personal vid ansökningar om externa bidrag genom upprättande av fullkostnadskalkyler, projektuppföljningar m.m.
• Administrera avtal och kontrakt med externa finansiärer och andra externa parter samt med Humlabs uppdragsgivare inom Umeå universitet
I anställningen ingår även löpande ekonomiadministration såsom hantering av leverantörs- och kundfakturor samt diarieföring, arkivering och inventering.

Personal
• Delta i hela rekryteringsprocessen, allt utifrån att identifiera behov till anställningsavtal, där även hantering av platsannonser i e-rekryteringssystemet ingår
• Bemanningsplanera enhetens personal för underlag till föreståndaren tillsammans med teknikansvarig
• Stöd i tillämpningen av lagar och avtal i samband med anställningar och vissa löpande anställningsfrågor
• Stöd i upprättande och uppdatering av befattningsbeskrivningar

Arbetsmiljö
• Delta i att utveckla rutiner och arbetssätt inom arbetsmiljöområdet
• Delta i genomförande av arbetsmiljöronder samt uppföljning av resultat och åtgärder utifrån dessa

Övriga administrativa arbetsuppgifter
• Verka för att universitetets samverkansavtal efterföljs på enheten samt ansvara för att erforderliga rutiner inom samverkansprocessen efterlevs
• Protokollföra enhetens arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten samt Humlabs styrelsemöten
• Övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter i samband med den dagliga verksamheten
Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Kvalifikationer
• Kandidatexamen inom ekonomiområdet eller motsvarande samt flerårig erfarenhet av ekonomiarbete inom stor organisation, gärna universitet eller högskola
• Erfarenhet av arbete inom verksamhetsplanering och -uppföljning
• Erfarenhet av att förbereda underlag för verksamhetsstrategiska dokument såsom verksamhetsplan, berättelse men även remissvar, ansökningar etc.
• Erfarenhet av, och god förmåga att, utifrån ekonomiska underlag ge ett kvalificerat ledningsstöd i verksamhetens strategiska arbete
• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift både på svenska och engelska samt goda kunskaper i Officepaketet och särskilt i Excel
• God förmåga att se samband, skapa enkla och tydliga strukturer samt att beskriva dem på ett pedagogiskt sätt
• God förmåga att arbeta utvecklingsinriktat och analytiskt
• God samarbets- och initiativförmåga samt förmåga att kunna arbeta målmedvetet och effektivt

Övriga önskvärda kvalifikationer
Dokumenterade erfarenheter av samordning och arbetsledning. Vi ser också gärna att du har kunskaper om universitet/högskola som organisation. Kunskap om Umeå universitet och dess administrativa rutiner och system är en merit.

Så ansöker du
Ansökan ska innehålla personligt brev, CV/meritförteckning, styrkta kopior av betyg/examensbevis och intyg samt kontaktuppgifter till minst två referenspersoner.

Övriga upplysningar
Anställningen är tillsvidare med tillträde 2018-11-01. Ansökan ska vara inkommen senast 2018-07-13. Provanställning kan komma att tillämpas.

Upplysningar lämnas av föreståndare Stefan Gelfgren, 090-786 50 87, stefan.gelfgren@umu.se.

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vid varje rekrytering strävar vi efter ökad mångfald och använder möjligheten till positiv särbehandling.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: 2018-11-01 tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-07-13
Ange följande referens när du ansöker: AN 2.2.1-1204-18
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Stefan Gelfgren 090-786 50 87

Företag
Umeå universitet, Humanistisk fakultet

Adress
Umeå universitet, Humanistisk fakultet
Umeå universitet
90187 Umeå

Kontorsadress
Umeå universitet

Jobbnummer
4222742

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ samordnare

Prenumerera på jobb från Umeå universitet, Humanistisk fakultet