Administrativ handläggare till lokalförsörjningsenheten

Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd / Administratörsjobb (offentlig verksamhet) / Norrköping
2019-06-27
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ handläggare till lokalförsörjningsenheten" (publicerad 2019-07-03) ⬅️

Prenumerera på nya jobb hos Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd

Visa alla administratörsjobb (offentlig verksamhet) i Norrköping, Söderköping, Finspång, Linköping, Katrineholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd i Norrköping, Sundbyberg, Stockholm eller i hela Sverige

Vill du vara med i den fortsatta utvecklingen av Migrationsverkets lokalförsörjning? Vi söker en administrativ handläggare till lokalförsörjningsenheten, som är en del av Avdelningen för Verksamhetsstöd, i Norrköping.

Hos oss får du arbeta med aktuella samhällsfrågor som påverkas av vad som händer i vår omvärld. Vi erbjuder en dynamisk miljö i en ansvarsfull roll som präglas av service.

Inom lokalförsörjningsenheten ansvarar vi bland annat för lokalförsörjnings- och hyresavtalsfrågor. Vi anskaffar, anpassar och avvecklar lokaler för hela Migrationsverket. Vi jobbar inom en sektion tillsammans med lokalförvaltningsenheten som förvaltar våra lokaler. Tillsammans med dina kollegor bidrar du till att stötta Migrationsverkets verksamhet genom att skapa de bästa möjliga lokalerna för vår verksamhet.

Vi är en organisation som uppmuntrar till initiativ, och där kontinuerligt lärande och ständiga förbättringar är i fokus. Hos oss bidrar du med din kompetens och dina idéer och har stora möjligheter att utvecklas.

Publiceringsdatum
2019-06-27

Dina arbetsuppgifter
Som administrativa handläggare kommer du fokusera på att säkerställa informationsflöden i uppdrag och projekt genom att vara ett övergripande stöd till projektledare och lokalstrateger. Du behandlar bland annat kallelser, utskick och protokoll från olika mötesforum. Du hanterar enhetens gruppbrevlåda för inkomna ärenden tillsammans med en kollega, backar upp kring fakturahantering, projektadministration från och till vårt projektstyrningsverktyg Portföljen (enligt beslutsmodellen XLPM). Du hjälper till vid presentationer och vid utbildningar kopplat till projektstyrning och enhetens aktiviteter. Arbetsuppgifterna kan variera då du ingår i ett team som jobbar med administration inom sektionen.

I din roll kommer du även vara ett stöd kring uppföljning och rapportering från projekt som är en viktig del av vår styrning. Vidare kommer du att handlägga remisser, beredningsunderlag samt hyresavtal.

Du kommer också ha möjlighet att arbeta med att utveckla vår verksamhet och vårt arbetssätt, bland annat genom att ta fram och säkerställa att mallar och rutiner är uppdaterade inom enheten.

Personliga kompetenser
Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskapet når fram och att förväntningarna är klara för de berörda parterna. Du har även god förståelse för hur människan tar till sig kunskap och människors olika förutsättningar. Vidare ser du helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du har en förståelse för din roll, men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.

Kvalifikationer
• Eftergymnasial utbildning mot projektadministration och fastighetsadministration eller annan utbildning i kombination med för rollen relevant erfarenhet
• Erfarenhet av arbete med fastighetsfrågor och/eller lokalprojekt
• Erfarenhet av arbete med krav på god service
• Erfarenhet av att hantera projektdokumentation
• God kommunikativ förmåga och goda kunskaper inom svenska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Officepaketet

Meriter

• Erfarenhet av arbete med handläggning av lokalhyresavtal
• Hantering av remisser och utlämning av handlingar
• Erfarenhet av diarieföring av handlingar
• Erfarenhet från arbete med kundservice
• Erfarenhet av ekonomiuppföljning och fakturahantering
• Arbete med dokumentation inom projektstyrningssystem
• Erfarenhet av beslutsmodellen XLPM

Upplysningar
Anställningsform: tillsvidareanställning med provanställning
Arbetstider: kontorsarbetstider
Vi tillämpar individuell lönesättning.
Placering: Norrköping
Tillträde: snarast eller enligt överenskommelse
Observera att det under sommar- och semestertider kan dröja något med en första kontakt eller återkoppling i rekryteringsprocessen.

Vill du veta mer
Vill du veta mer om den aktuella rollen och enheten kan du kontakta rekryterande enhetschef Jonas Björklund på telefonnummer. 010-203 26 81.

Så ansöker du
Välkommen med dina ansökningshandlingar senast den 22 juli 2019. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.

När du registrerar din ansökan kan du komma att få besvara ett antal frågor. Fyll i frågorna så utförligt du kan eftersom ansökningar med uteblivna eller ofullständiga svar inte beaktas i lika stor utsträckning som ansökningar med utförliga svar, likväl som ansökningar med ofullständigt CV. Som en del i rekryteringsprocessen kan vi även komma att använda arbetspsykologiska tester och/eller arbetsprover.

För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald

Migrationsverket finns för människor som söker skydd i Sverige och för dem som vill arbeta, studera eller bo här. Detta gör vi inom asylrättens och den reglerade invandringens gränser. Vi tar emot ansökningar, prövar dem och fattar beslut om vilka som har rätt att komma hit eller stanna här, och vilka som måste lämna landet. I vårt arbete vägleds vi av våra värdeord mod, empati och tydlighet.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Snarast eller enligt överenskommelse tillsvidareanställning

Ersättning
Individuell lönesättning tillämpas

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2019-07-22
Ange följande referens när du ansöker: 3.3.1-2019-24434
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Jonas Björklund 010-203 26 81

Företag
Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd

Adress
Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd
Slottsgatan 82
60222 Norrköping

Kontorsadress
Slottsgatan 82

Jobbnummer
4837107

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd: