Administrativ assistent sökes till Kulturarrangemang och mötesplatser

Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
2025-09-16

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20250494

Publiceringsdatum
2025-09-16

Dina arbetsuppgifter
Är du en vass administratör som är bra på ordning och reda, olika system och att vara chefsstöd? Gillar du dessutom att arbeta i team, trivs när det är tempo och händer mycket på jobbet och är intresserad av Malmös kulturliv? Då ska du se hit, för nu söker vi en administrativ assistent till avdelningen Kulturarrangemang och mötesplatser på kulturförvaltningen.

Hos oss ingår du i avdelningens stab och har en viktig roll i avdelningens ledningsgrupp. Avdelningschefen är din närmaste chef. Avdelningen har ett stort och brett kulturuppdrag, som bland annat omfattar ansvar för kulturförvaltningens arrangemangsenhet och några av stadens viktigaste mötesplatser för unga, Arena 305 och Work In Progress på Kulturhyllan. Vi driver och utvecklar också stadens allaktivitetshus. Vi finns nära Malmöborna och på vår avdelning är det alltid full fart.

Nu söker vi dig som kan hjälpa oss att hålla koll på våra viktiga administrativa uppgifter, som diarieföring, utlämning och arkivering av handlingar, kalendrar och fakturor, direktupphandlingar och annat som hör offentlig förvaltning till. Du är chefsstöd till avdelningens chefer och stöttar dem bland annat i schema- och bemanningssystemet Medvind. Du är sekreterare i avdelningens lednings- och samverkansgrupper och har en viktig roll för att få ledningens arbete att flyta på framåt. Du är även avdelningens statistiksamordnare, dataskyddsambassadör samt ansvarar för IT-inköp.

Vi erbjuder en plats i ett lösningsfokuserat och utvecklingsorienterat team, där det är viktigt med humor. Vi kommer därför att lägga stor vikt vid personlig lämplighet för att hitta rätt person.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har minst gymnasieexamen men gärna också en eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration eller inom annat område som arbetsgivaren bedömer som relevant för uppdraget. Du har minst två års erfarenhet från liknande roll med arbetsuppgifter inom chefsstöd, diarieföring och dokumenthantering. Vidare har du även erfarenhet av arbete inom offentlig sektor och att verka i en politiskt styrd organisation, goda kunskaper i office-paketet, arkivhantering samt systemvana. Du kan kommunicera på svenska och engelska i både tal och skrift.

Om du har kunskap i något av Malmös stora språk så är det meriterande. Det är även meriterande om du har erfarenhet av schema- och bemanningssystemet Medvind, målstyrnings- och uppföljningssystemet Stratsys och diarieföringssystemet Platina.

Som person är du prestigelös, serviceinriktad och har en god kommunikations- och samarbetsförmåga. Du är flexibel, självgående, lösningsorienterad och ansvarstagande. Då arbetet innehåller flera kontaktytor och varierande administrativa uppgifter inom olika system så krävs det att du har en god förmåga för struktur, samordning och prioritering. Vi ser gärna att du har ett intresse för och kunskap om kulturlivet i Malmö.

Vi ser fram emot din ansökan!

Om arbetsplatsen

Malmö är Sveriges snabbast växande stad och en global mötesplats med 186 nationaliteter och över 150 olika språk. Med utgångspunkt i konst, folkbildning och kreativt skapande ska kultur fortsätta utveckla och berika hela Malmö. Malmö stads kulturförvaltning med sina

620 medarbetare arbetar för att fler malmöbor ska involveras, bli hörda och aktiveras genom kultur i vår stad.

Kulturförvaltningen består av Malmö Konsthall, Malmö Konstmuseum, Malmö Kulturskola, Malmö Museer, Stadsarkivet, Biblioteken i Malmö, Kulturarrangemang och mötesplatser, samt Kulturstaben där administration och stödfunktioner arbetar centralt gentemot kulturverksamheterna.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrig information
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2025-10-05
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
Facklig företrädare (SACO/DIK)
Patrik Nilsson
patrik.nilsson@malmo.se
0733-287691

Jobbnummer
9511821

Administrativ assistent sökes till Kulturarrangemang och mötesplatser

Prenumerera på jobb från Malmö kommun