Servicekoordinator till verksamhetsstödet

Kungliga Tekniska Högskolan / Receptionistjobb / Stockholm
2023-04-12
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Servicekoordinator till verksamhetsstödet" (publicerad 2023-10-30) ⬅️

Visa alla receptionistjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, Solna, Huddinge, Sollentuna, Södertälje eller i hela Sverige

Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.

Publiceringsdatum
2023-04-12

Dina arbetsuppgifter
Brinner du för att hjälpa andra? Har du ett hjärta för service och support? Vill du vara med och bidra till KTH:s utbildning, forskning och samverkan i denna nyckelroll?

Här erbjuds du att arbeta i en nyckelroll inom vårt servicecenterteam där du är receptionsansvarig för ett av våra tre servicecenter.

Två av våra servicecenter finns på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen och ett i Kista. Servicecenterteamet består av fyra kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen under en stor del av öppettiderna (vardagar 9-15).

Som servicekoordinator har du hand om och besvarar allehanda frågor och ärenden inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar, enklare inköpsärenden m.m. Du sköter om receptionslokalen och ser till att den är fräsch och ändamålsenlig.

Du servar och är behjälplig till anställda med en mängd olika saker. Då servicecenter är skolans centrala ingång är det många frågor som passerar dig, varav du löser somliga och slussar vidare andra. Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera firande av jämna födelsedagar och samordna beställningar kring olika högtider och förbereda det praktiska för gäster till skolan. Det ingår också att koordinera mindre event samt hjälpa besökare till skolan med beställning och bokning av resor och hotell som en del av din tjänst.

Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem och besvara samt lösa ärenden åt kärnverksamheten. Det ingår också att dokumentera och uppdatera system och intranät med rutiner och information samt att vara med och ta fram nya eller förändrade rutin- och processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden till nästa steg.

Tjänsten innebär att du främst är placerad vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm men även i Kista vid behov. Du behöver vara mobil och kan arbeta på olika fysiska byggnader och platser inom skolan samt lösa arbetsuppgifter digitalt.

Vi arbetar i en föränderlig miljö med periodvis högt tempo där det är viktigt att vara stabil och lugn i sitt förhållningssätt. Från 1 januari 2023 har verksamhetsstödet på KTH samordnats till en och samma linjeorganisation vilket betyder att ansvarsområden och arbetsuppgifter kan flyttas om internt i takt med att översynen pågår under förändringsprogrammet som drivs inom universitet.

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
- Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Kvalifikationer
- Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
- Då du kommer att arbeta i en internationell miljö det av stor vikt att du uttrycker dig väl på engelska och svenska både i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet.
- Det är också nödvändigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Meriterande

- Systemvana är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc.
- Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception liksom förståelse för högskolesektorn.
- Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag.
- Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan kärnverksamheten och verksamhetsstödet.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898.

Så ansöker du
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla:

- CV
- Personligt brev

Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen
Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrig information
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Om KTH

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi. https://www.kth.se/om/om-kth-1.885102

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2023-05-03
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "VP-2023-0151".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Kungliga Tekniska Högskolan (org.nr 202100-3054)

Arbetsplats
Verksamhetsstödet vid KTH

Kontakt
Natasha Kapama, HR
kapama@kth.se

Jobbnummer
7649459

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Servicekoordinator till verksamhetsstödet

Prenumerera på jobb från Kungliga Tekniska Högskolan