Samordnare för ärendehantering, dokumenthantering och arkiv

IAF / Administratörsjobb (offentlig verksamhet) / Katrineholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb (offentlig verksamhet) i Katrineholm, Vingåker, Flen, Finspång, Eskilstuna eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos IAF i Katrineholm

Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) är en statlig myndighet med ansvar för tillsyn över arbetslöshetsförsäkringen, arbetslöshetskassorna och Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden som har koppling till arbetslöshetsförsäkringen. Professionalitet, öppenhet, dialog och hög integritet är viktiga utgångspunkter i IAF:s tillsynsuppdrag och för IAF:s medarbetare. Verksamheten ska ge tydliga avtryck i form av förbättringar i arbetslöshetskassorna och i Arbetsförmedlingens tillämpning av försäkringen.
IAF har ett 60-tal medarbetare och är lokaliserad till Katrineholm - 25 minuter med tåg från Norrköping, 50 minuter med tåg från Eskilstuna och 55 minuter med tåg från Stockholm C.

Publiceringsdatum
2011-05-03

Arbetsuppgifter
Till administrativa enheten söker vi nu en samordnare för digitaliserad dokument- och ärendehantering.
Administrativa enheten ansvarar för IAF:s administrativa stödstrukturer. I enhetens tjänster ingår uppgifter inom områdena ekonomi, personal, IT och telefoni, kontorsservice, säkerhetsfrågor, arkiv- och registreringsfrågor samt övriga gemensamma administrativa arbetsuppgifter. IAF använder W3D3 för sin diariehantering.
Då myndigheten precis har påbörjat en process mot en allt mer digitaliserad dokument- och ärendehantering kommer den person vi söker att inledningsvis få ta ett stort ansvar i det planerade utvecklingsprojektet som även omfattar en förändrad arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets nya förordning.
Huvudsakliga arbetsuppgifter:
Samordningsrollen innebär ett övergripande ansvar för strukturen i myndighetens dokument- och ärendehantering samt arkiv. Tjänsten omfattar både strategiska och operativa arbetsuppgifter.
Exempel på arbetsuppgifter:
• Ansvara för omvärldsbevakning av dokument- och ärendehantering och arkiv
• Delta i utvecklingsarbete avseende bl.a. myndighetens ärendeprocesser och systemlösningen
• Vara ett stöd och ge vägledning till handläggare och chefer när det gäller arkiv- och dokumenthanteringsfrågor samt frågor om användning av systemet och statistisk uppföljning
• Ansvara för utbildning av nyanställda och fortlöpande kompetensutveckling för samtliga medarbetare
• Vara allmänheten behjälplig vid förfrågan om offentliga handlingar
• Bevaka öppna ärenden och göra kvalitetskontroller av att medarbetarna registrerar korrekt samt driva förbättringsarbete om avvikelser upptäcks
• Ansvara för arkivering av pappershandlingar samt konvertering av filer till arkivbeständigt format och ansvara för att arkivet är ordnat så att det är lätt sökbart även i en blandad arkivmiljö
• Ansvara för gallring och gallringsrutiner
• Delta i myndighetens förvaltningsgrupp för systemlösningen
• Skapa nya ärenden i dokument- och ärendehanteringssystemet
• Öppna den fysiska posten och skanna inkommande handlingar samt öppna och administrera myndighetsbrevlådan

Kvalifikationer
Övergången till digital dokument- och ärendehantering samt arkiv kommer innebära förändringar i arbetssätt för både registratur, handläggare och chefer och vi söker dig som har ett stort intresse och en vilja att medverka i utvecklingen av roller, processer och system.
Vi ser gärna att du har högskoleutbildning och erfarenhet av arbete i ett modernt IT-baserat ärende- och dokumenthanteringssystem i en offentlig miljö samt erfarenhet av att arbeta i projekt. Det är meriterande om du har erfarenhet av att tillämpa Riksarkivets nya förordning om arkivredovisning.
Du är drivande, social, serviceinriktad och har dokumenterat god samarbetsförmåga samt pedagogisk förmåga. Du kan arbeta självständigt, är flexibel, ansvarsfull, noggrann och tålmodig samt har ett strukturerat arbetssätt. Du har förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och kan prioritera och hantera arbetsuppgifter även under perioder med hård belastning. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift, både på svenska och på engelska. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Arbetstider och omfattning
Heltid. Dagtid. Tillsvidareanställning Tillsvidareanställning. IAF tillämpar provanställning under längst 6 månader.

Ersättning
Månadslön Fast lön enligt överenskommelse.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2011-05-24
IAF strävar efter en balanserad köns- och åldersfördelning och värdesätter den kompetens som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten.
Ange följande referens när du ansöker: 294
Ansökan kan tyvärr inte göras via e-post.
Ansökan sker via företagets webbplats.

Kontakt
Edvard Käll, ekonomichef, 0150-48 70 41
Hans Forsström, personalchef, 0150-48 70 40

Facklig kontakt
Susanne Sällqvist, ST, 0150-48 70 19
Mona Karlsson, Saco-S, 0150-48 70 58

Företag
IAF

Adress
IAF
Box 210
64122 Katrineholm

Jobbnummer
921396

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Samordnare för ärendehantering, dokumenthantering och arkiv

Prenumerera på jobb från IAF