Registrator/nämndsekreterare till Norrmalms stadsdelsförvaltning
Stockholms Stad, Norrmalm SDF, Administrativa avdelningen / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Stad, Norrmalm SDF, Administrativa avdelningen i Stockholm Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.
Norrmalms stadsdelsområde har ca 70 000 invånare. I stadsdelsområdet ingår förutom Norrmalm och Vasastan även den nya stadsdelen Hagastaden där bostäder, parkområden, handel, life science med världsledande forskning och avancerad vård växer fram. Norrmalms stadsdelsförvaltning erbjuder dig en attraktiv arbetsplats där vi tillsammans arbetar för att ge stockholmarna de bästa verksamheterna.
Arbetsplatsbeskrivning
Administrativa avdelningen på Norrmalms stadsdelsförvaltning ansvarar för nämndsekretariat, registratur, arkiv, IT- och telefoni, trygghets- och säkerhetsarbete samt vaktmästeri och reception.
Arbetsplatsbeskrivning
Administrativa avdelningen på Norrmalms stadsdelsförvaltning ansvarar för nämndsekretariat, registratur, arkiv, IT- och telefoni, trygghets- och säkerhetsarbete samt vaktmästeri och reception. I avdelningens uppdrag omfattar även samordning av förvaltningens större planerings- och uppföljningsärenden som exempelvis verksamhetsplan, tertialrapporter och verksamhetsberättelse. Avdelningen utgör också ett stöd till förvaltningens chefer och medarbetare i styrningsfrågor med fokus på att skapa goda förutsättningar för analys av vilka resultat vi skapar för våra invånare.
Publiceringsdatum2019-03-29Dina arbetsuppgifterSom registrator och nämndsekreterare ansvarar du för hela ärendehanteringsprocessen, från registrering till arkivering och att den samordnas och kvalitetssäkras. Ett viktigt uppdrag under 2019 är att leda arbetet med införandet av det nya stadsgemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet, eDok.
Rollen som registrator innebär att självständigt leda och utveckla arbetet med förvaltningens dokumenthantering och arkivfrågor. Som förvaltningens registrator kommer du att ansvara för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt att ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Vidare ingår hantering av förvaltningens funktions- och remissbrevlåda och utlämnandet av allmänna handlingar.
Nämndsekreteraren är ansvarig sekreterare för stadsdelsförvaltningens nämnd, sociala delegation, pensionärsrådet, rådet för funktionshinderfrågor samt i den fackliga samverkansgruppen. Nämndsekreteraren ansvarar för att säkerställa att ärendeberedningen blir rätt från början samt är ett stöd till handläggare i nämndhanteringen. Tyngdpunkten i nämndsekreterarens uppgift är att stödja handläggarna i framtagandet av nämndhandlingar, publicera handlingar till politiker och allmänhet, föra anteckningar och skriva kallelser och protokoll vid nämndsammanträden och sammanträden i sociala delegationen samt bistå vid expedieringen av beslut. Du ansvarar även för nämndens delegationsordning. Du utgör också ett stöd till de förtroendevalda, förvaltningsledningen och dess chefer i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor. Som nämndsekreterare är du en viktig länk mellan politiker, medborgare och tjänstemän. I tjänsten ingår även att genomföra utrednings- och uppföljningsuppdrag med anknytning till det område som nämnden arbetar med. Andra viktiga uppdrag är samordning av förvaltningens arbete med dataskyddsförordningen och uppdraget som dataskyddsombud för nämnden. Detta innebär att du kommer vara utredare och utvecklare en del av tjänsten.
Vi arbetar aktivt med ständiga förbättringar där du blir en nyckelperson i att kvalitetssäkra hela nämndprocessen från början till slut.
Kvalifikationer - Tjänsten kräver högskoleutbildning inom t.ex. socionomutbildning, utbildning i arkivvetenskap eller juridik
- eftersom du arbetar med dokumentation och har många olika kontaktytor krävs det att du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
- minst ett års arbetslivserfarenhet från offentlighe verksamhet
- erfarenhet från socialtjänstområdet
- god systemvana
- vana av att arbeta i webbaserat ärendehanteringssystem
Det är meriterande om du har:
- erfarenhet av att hantera frågor rörande offentlighet och sekretess
- är diplomerad registrator eller har särskild arkivkompetens
- tidigare erfarenhet av att jobba med nämnadministration
- tidigare erfarenhet av att arbeta med social delegation
- deltagit vid införande av nytt ärendehanteringssystem
Vid intervjun kommer vi att lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:
Vi söker dig som har en uttalad känsla för service samtidigt som du har ett prestigelöst förhållningssätt som skapar goda relationer i såväl interna som externa kontakter. Du planerar ditt arbete, kan prioritera mellan olika arbetsuppgifter och hålla deadlines. Vi vill att du är noggrann och levererar med hög kvalité i ditt arbete. Du har en analytisk läggning, är lyhörd och smidig i kontakten med andra och löser konflikter på ett konstruktivt sätt.
Övrig informationStockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Enligt överenskommelse tillsvidareanställning
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2019-04-11
Ange följande referens när du ansöker: 2019/1506
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktAdrian Malmberg, HR-konsult 08 508 11 731
Maria Härenstam, Administrativ Chef 08 508 09 020
FöretagStockholms Stad, Norrmalm SDF, Administrativa avdelningen
AdressStockholms Stad, Norrmalm SDF, Administrativa avdelningen
St Eriksgatan 117
11343 Stockholm
KontorsadressSt Eriksgatan 117
Jobbnummer 4698909
Observera att sista ansökningsdag har passerat.