Registrator med ansvar för registratur och administrativ utveckling

Falu kommun / Administratörsjobb / Falun
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Falun, Borlänge, Säter, Gagnef, Hofors eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Falu kommun i Falun, Borlänge eller i hela Sverige

Trivs du i en administrativ roll som är både förvaltande och utvecklande? Har du högskoleutbildning inom det samhällsvetenskapliga området eller gedigen erfarenhet av arbete med registratur/dokumenthantering inom offentlig verksamhet?

Vi söker en strukturerad, driven och utvecklingsinriktad registrator till barn- och utbildningsförvaltningen! I den här rollen är ditt huvuduppdrag att vara registrator samtidigt som du har en nyckelroll i utvecklingsarbetet när det gäller att skapa effektiva rutiner för dokumenthantering. Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta förvaltande samtidigt som du får möjlighet att driva utvecklingsarbetet framåt, utveckla rutiner och bidra till förbättringar. Låter det intressant? Då kan det här vara en roll för dig!

Som registrator kommer du att ingå i barn- och utbildningsförvaltningens stab. Vi erbjuder en arbetsplats med gott samarbetsklimat och flera uppskattade förmåner såsom årsarbetstid, semesterväxling och möjlighet att arbeta hemifrån på del av din arbetstid!

Välkommen med din ansökan!

Publiceringsdatum
2024-06-03

Dina arbetsuppgifter
Som registrator hos oss kommer du att ha en varierad roll. Du kommer att ansvara för att inkomna handlingar hanteras effektivt, ansvara för arkivet och säkerställa att arkivering sker korrekt samt att dokumentflödet hanteras i enlighet med våra riktlinjer. I rollen ingår även andra typer av arbetsuppgifter så som att utbilda andra, coacha kollegor, utveckla rutiner och stödja verksamheten i implementeringsarbetet av rutinerna liksom säkerställa att dessa efterlevs. I rollen ingår att ha en systemförvaltande roll gällande de ärendehanteringssystem som vi använder oss av.

Dina arbetsuppgifter kan till exempel bestå av att:

• Ta emot, sortera, distribuera och registrera inkommande handlingar
• Arkivera handlingar på ett strukturerat och organiserat sätt
• Utbilda och coacha kollegor i korrekt hantering av handlingar och dokument
• Skapa, implementera och upprätthålla effektiva rutiner för dokumenthantering och arkivsystem
• Vid behov assistera med administrativa uppgifter såsom datainmatning och rapportgenerering
• Ta fram information och statistik om pågående och avslutade ärenden
• Arbeta i nära samarbete med nämndsekreterare
• Ha kontakt med anställda och allmänhet vid offentliggörande av handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen

På sikt kan denna roll utvecklas till att även omfatta dataskyddssamordning där uppdraget kan bestå av att leda verksamheten i att följa lagstiftning och bästa praxis inom dataskydd och integritet.

Kvalifikationer
För rollen krävs:

• Högskoleutbildning med samhällsvetenskaplig inriktning alternativt annan utbildning i kombination med för tjänsten relevant arbetslivserfarenhet, t.ex. som registrator eller nämndsekreterare
• God vana av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem
• God kunskap om lagstiftning och förordningar som reglerar hantering av allmänna handlingar och om lagstiftning kring offentlighet och sekretess
• Datavana med goda kunskaper i Officepaketet
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i både tal och skrift

Dina personliga egenskaper
Vi söker dig som trivs i en roll där du får dela med dig av dina kunskaper, ge service och vägleda andra. Du har ett positivt förhållningssätt där du är lösningsorienterad, utvecklingsinriktad och förhåller dig till andra på ett öppet och accepterande sätt. I den här rollen är det särskilt viktigt att du är strukturerad, har ett gott ordningssinne och är noggrann. Vi ser också att du tar ansvar för ditt arbete och är trygg med att fatta beslut inom ditt sakområde. Vidare ser vi att du har god analytisk förmåga och snabbt kan sätta dig in i komplexa frågor där du tar hänsyn till både delar och helhet. Du arbetar självständigt men samarbetar gärna med andra och är bra på att skapa goda relationer. Det är också viktigt att du har god kommunikativ förmåga, du behöver t.ex. vara skicklig på att på att föra anteckningar i olika sammanhang samt kunna förmedla information till andra på ett pedagogiskt och tydligt sätt.

Stor vikt kommer att läggas vid de personliga egenskaperna.

Meriterande kvalifikationer

• Det är meriterande om du har högskoleutbildning med inriktning mot arkiv-/informationsvetenskap, statsvetenskap eller juridik
• Arbetslivserfarenhet från en liknande roll, t.ex. som registrator alternativt annan handläggning inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av systemadministration
• Erfarenhet av att arbeta med dataskyddsfrågor

Anställningsvillkor
Tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse.

Bifoga gärna utbildningsintyg i din ansökan då detta kommer efterfrågas om du blir aktuell för tjänsten. Alternativt lämnas intyg i samband med intervju.

För att få anställning måste du uppvisa utdrag ur belastningsregistret vilket kommer efterfrågas om anställning blir aktuell. Beställ gärna detta i samband med ansökan så att det finns tillgängligt ifall du blir aktuell för tjänsten. Du beställer utdraget via polisens hemsida.

Kontaktuppgifter

Erika Zakrisson, Enhetschef, Skolkontoret, tel. 023-875 19, mail: erika.zakrisson@falun.se

Niclas Arkåsen, Verksamhetschef/stabschef, Skolkontoret, tel. 023-862 49, mail: niclas.arkasen@falun.se

Fackliga företrädare

Vision, Christina Johansson, tel. 023-821 10, mail: christina.johansson@falun.se

Övrig information
Du kommer få svara på urvalsfrågor när du skickar in din ansökan. Frågorna är ställda utifrån de krav som är uppsatta för tjänsten och dina svar kommer ligga till grund för det första urvalet.

Falu kommun använder kompetensbaserad rekryteringsmetodik och vi kommer i denna rekrytering tillämpa arbetspsykologiska tester som en del av urvalsmetoden för att säkerställa en inkluderande och rättvis rekryteringsprocess. Även arbetsprov kan komma att tillämpas.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR. Vid problem med att genomföra din ansökan är du välkommen att kontakta rekryteringscenter@falun.se

Kontaktinformation
Erika Zakrisson, Intendent/administrativ chef

Arbetsplats

Falun

Ersättning
. Fast lön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2024-06-17
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "4814005753".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Falu kommun (org.nr 212000-2221), http://www.falun.se/

Kontakt
Intendent/administrativ chef
Erika Zakrisson

Jobbnummer
8725245

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Registrator med ansvar för registratur och administrativ utveckling

Prenumerera på jobb från Falu kommun