Nämndsekreterare med samordningsansvar
Helsingborgs kommun / Administratörsjobb / Helsingborg
2025-05-21
Visa alla administratörsjobb i Helsingborg,
Bjuv,
Åstorp,
Höganäs,
Landskrona eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Helsingborgs kommun i Helsingborg,
Klippan eller i
hela Sverige Är du en person som trivs med struktur, noggrannhet och en samordnande roll? Vill du vara med och vidareutveckla nämndadministrationen i en tid av generationsskifte? Vi söker dig som vill vara med och stärka vårt arbete framåt. Du blir en del av den administrativa avdelningen och får en nyckelroll i att samordna och kvalitetssäkra nämndens arbete.
Om arbetsplatsen
Fastighetsförvaltningen, med runt 70 medarbetare, ansvarar för förvaltning och utveckling av stadens ägda och bebyggda fastigheter och bostadsrätter. Vi driver byggnadsprojekt och stöttar övriga förvaltningar i lokalförsörjningsprocessen. Med bred kompetens inom förvaltning, projektledning, lokalförsörjning, teknik, säkerhet och miljö skapar vi hållbara och effektiva lokallösningar.
Våra fastigheter omfattar skolor, idrottsanläggningar och vårdboenden, men också kulturbyggnader som Rådhuset, Kärnan och Sofiero. De flesta hyresgäster är interna inom Helsingborgs stad, men vi har även externa hyresgäster, främst privata skolor och förskolor.
Administrationsavdelningen är en av fyra avdelningar på förvaltningen och driver och utvecklar arbetet inom ekonomi och administration. Avdelningen har ett övergripande ansvar för bland annat förvaltningens gemensamma it-system, kontorsservice, inköpsfrågor, ekonomi och nämnds administration. Avdelningen består i dagsläget av nio engagerade medarbetare som nu söker en ny kollega.
Publiceringsdatum2025-05-21Dina arbetsuppgifterSom nämndsekreterare får du en bred och viktig roll inom den administrativa avdelningen, där du samordnar och kvalitetssäkrar ärendeprocesser kopplade till nämndens arbete. Du ansvarar för att planera, förbereda och följa upp ärenden inför och efter sammanträden. Det innebär bland annat att skriva kallelser, protokoll och säkerställa att dessa justeras och expedieras korrekt. En viktig del i uppdraget är att bevaka ärendeflödet och säkerställa att beslutsunderlag håller hög kvalitet.
Du kommer även att vara ansvarig för remisshantering, där du samordnar inkommande remisser till förvaltningen, inhämtar underlag från olika enheter och sammanställer yttranden.
I rollen ingår även ansvar för dokument- och informationshantering. Det omfattar bland annat registrering, arkivering och utlämnande av allmänna handlingar, samt att göra sekretessbedömningar enligt gällande lagstiftning och interna riktlinjer.
Informationssäkerhet är ytterligare ett område du kommer vara involverad i. Du leder arbetet med att utveckla förvaltningens informationssäkerhetsrutiner och samverkar med IT-samordnare och systemförvaltare för att säkerställa korrekt hantering av information. Du ser till att personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och representerar förvaltningen i stadens nätverk för GDPR, registratur och nämndadministration.
Det här är en roll för dig som tycker om att ha många kontaktytor, och som vill bidra till god ordning, rättssäkerhet och tydlighet i den kommunala beslutsprocessen.
Vad vi erbjuder
Hos oss får du ett stimulerande och ansvarsfullt arbete i en positiv arbetsmiljö med engagerade kollegor och en coachande ledare. Vi strävar efter hög trivsel och ser till att du har goda förutsättningar att lyckas i din roll.
Vi sitter i ett modernt, aktivitetsbaserat kontor och erbjuder förmåner inom bland annat friskvård, pension och försäkring. Här uppmuntras initiativ och utveckling - vi tror på lärande genom samarbete och gemenskap.
Kvalifikationer• Akademisk examen inom offentlig förvaltning, juridik eller annan relevant utbildning
• Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller i en liknande administrativ roll
• God förståelse för kommunal organisation, beslutsprocesser och offentlig förvaltning
• God förståelse för dataskyddsförordningen (GDPR) och hur personuppgifter ska hanteras i offentlig verksamhet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• God IT-vana och erfarenhet av digital ärendehantering
• Praktisk kunskap om sammanträdesteknik och formalia kring nämndarbete
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du är strukturerad, noggrann och har ett öga för detaljer - vilket är avgörande i arbetet med dokumentation och formalia. Du är självgående och tar initiativ till utveckling och förbättring, samtidigt som du är prestigelös och har lätt för att samarbeta.
Erfarenhet av remisshantering, dokumentstyrning och arbete med informationssäkerhet ses som meriterande, särskilt om du har vana att samverka med IT-funktioner i dessa frågor.
Att jobba i Helsingborgs stad
Vill du vara med och skapa en bättre stad tillsammans med helsingborgarna? Då ska du jobba i Helsingborgs stad. Här kan du använda din kreativitet och drivkraft till att göra livet lättare och tryggare för våra invånare, besökare och näringsliv. Tillsammans med nyfikna och hjälpsamma kollegor gör du skillnad i människors liv, både idag och i framtiden. Ett bra jobb idag, en bättre stad imorgon.
Här kan du läsa mer om hur det är att jobba i staden:
https://helsingborg.se/arbete/sa-ar-det-att-jobba-i-staden/Övrig information
Sista dag att ansöka är 2025-06-03
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid, 100%
Tillträdesdatum: September/oktober 2025
Antal tjänster: 1
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Helsingborgs stad använder vi rekryteringsverktyget ReachMee. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via ReachMee genom att klicka på ansökningslänken i annonsen. Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.
Fackliga företrädare
https://intranat.helsingborg.se/hr/samverkan-och-delaktighet/fackliga-foretradare/Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-06-03
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Helsingborgs kommun (org.nr 212000-1157),
https://helsingborg.se Arbetsplats Helsingborgs stad
Kontakt Sveriges ingenjörer, Saco
Christina Andersson
christina.andersson@helsingborg.se 042105240 Jobbnummer 9353017