Koordinator till Institutionen för klinisk och experimentell med

Linköpings universitet / Ekonomiassistentjobb / Linköping
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla ekonomiassistentjobb i Linköping, Mjölby, Åtvidaberg, Finspång, Motala eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Linköpings universitet i Linköping, Finspång, Motala, Norrköping, Kinda eller i hela Sverige

Vi söker nu en koordinator inom avdelningen för verksamhetsstöd

Dina framtida arbetsuppgifter
Som koordinator arbetar du mycket nära IKEs prefekt och utgör dennes administrativa stöd i det dagliga arbetet på institutionen. Rollen innebär även att vara en administrativ resurs till institutionsledningen (prefektur och administrativ chef). I detta ligger att bistå ledningens interna arbete, t.ex. boka möten, resor och lokaler samt föra interna minnesanteckningar. Du är också administrativt behjälplig vid olika typer av utredningar och uppföljningar. Vid behov deltar du i planering och kringarrangemang för olika IKE-aktiviteter. Du utgör en viktig länk mellan ledning och medarbetare och ger en god service.

Du är sekreterare i institutionsstyrelsen, ett uppdrag som delas med en kollega, och ansvarar där för hela den administrativa processen inför och efter sammanträdet såsom kallelse, protokollföring, hantera beslut och diarieföra handlingar.

I ditt uppdrag ligger också att ingå i diariefunktionen där du blir en av flera registratorer. Som registrator arbetar du med att löpande registrera och avsluta ärenden i ärendehanteringssystemet, hantera utlämnande av allmänna handlingar.

För att framgångsrikt utföra ditt uppdrag måste du hålla dig à jour med aktuella beslut och riktlinjer, och du ansvarar för ordning och reda. I rollen ingår också att skapa, implementera och upprätthålla rutiner för rättssäkra administrativa processer. Du koordinerar kontraktshantering mellan kärnverksamheten, olika områden inom verksamhetsstöd, institutionsledning, juristfunktionen och motparten utanför institutionen. I arbetet ingår många kontakter såväl inom institutionen som övriga universitetet, Region Östergötland med fler aktörer. Du bevakar aktuella ärenden och beslutsprocesser.

Institutionen för klinisk och experimentell medicin är en expansiv och internationell forskningsmiljö, vilket förutsätter en följsam, anpassningsbar och professionell administration. Inom avdelningen för verksamhetsstöd präglas arbetet av team och resurs, och liksom i alla stödfunktioner förutsätts du bidra när akuta situationer uppkommer även om det innebär att du engageras i arbetsuppgifter som normalt inte ingår i din anställning.

Din framtida arbetsplats
Inom avdelningen för verksamhetsstöd samlas all administrativ personal som med olika kompetenser och funktioner stöder utbildning och forskning inom institutionen. Anställningen som koordinator är placerad vid IKE:s kansli och din närmaste chef är institutionens administrativa chef.

Publiceringsdatum
2017-11-23

Kvalifikationer
Vi söker nu någon som har högskole- eller universitetsexamen samt erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du behöver ha erfarenhet av, och förmåga att, på ett effektivt sätt strukturera och samordna administrativ verksamhet. Erfarenhet av ledningsstöd är meriterande. Du har också erfarenhet av att arbeta i administrativa stödsystem och i officepaketet. Den här rollen kräver också en mycket god språklig kompetens och förmåga att uttrycka sig. Du behöver ha mycket goda kunskaper i såväl svenska som engelska då Institutionen för klinisk och experimentell medicin är en i hög grad internationell miljö. Om du har erfarenhet från en större organisation, företag eller myndighet, så är detta meriterande liksom erfarenhet av diarieföring och erfarenhet som styrelsesekreterare.

Vid tillsättning av denna anställning kommer mycket stor vikt att läggas vid personliga egenskaper och lämplighet. Vi ser att du är strukturerad och självgående. Du ser till att saker blir klara i tid, en doer helt enkelt. Vidare behöver du vara flexibel och serviceinriktad med ett gott omdöme. Rollen kräver förmåga att balansera en god service med hög integritet.

Anställningens omfattning
Heltid, tillsvidare
Provanställning 6 månader kan komma att tillämpas

Tillträde
Enligt överenskommelse

Ersättning
Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange löneanspråk i ansökan.

Facklig kontakt
För kontakt med fackliga kontaktpersoner se https://liu.se/jobba-pa-liu/lediga-jobb.

Så ansöker du
Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast den 13 december 2017. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas.

Lika villkor

Linköpings universitet ska fortsätta att utvecklas som en attraktiv och kreativ arbetsplats som präglas av lika villkor och arbetar därför aktivt för jämställdhet och mångfald.

Välkommen med din ansökan!

Linköpings universitet har upphandlade avtal och undanber oss direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Varaktighet, arbetstid
Heltid/ Ej specificerat

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2017-12-13
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Helena Jonsson, HR-konsult helena.jonsson@liu.se 013-28 66 89
Helena Blackert, Administrativ chef helena.blackert@liu.se 013-28 19 50

Företag
Linköpings Universitet

Adress
Linköpings Universitet
Linköpings universitet
58183 Linköping

Kontorsadress
Linköpings universitet

Jobbnummer
3819845

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Koordinator till Institutionen för klinisk och experimentell med

Prenumerera på jobb från Linköpings universitet