HR-administratör till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen
Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö Ref: 20232452
HR-avdelningens två HR-administratörer går i pension under senare delen av våren och därför ser vi nu fram emot att välkomna två nya kollegor till vår förvaltning.
Som HR-administratör hos oss arbetar du med kvalificerad HR-administration på förvaltningsövergripande nivå och tillsammans med din närmaste kollega är du HR-avdelningens sakkunniga inom det HR-administrativa området. Du har ett helhetsperspektiv i ditt arbete och bidrar till att förvaltningen har kvalitetssäkrade HR-administrativa processer och rutiner, som uppdateras vid behov och är hållbara över tid.
Publiceringsdatum2023-10-13Dina arbetsuppgifterDina arbetsuppgifter sprider över hela det HR-administrativa området och är i huvudsak av praktisk administrativ karaktär men också konsultativa och utvecklingsinriktade. Du handlägger och administrerar ärenden i anställningens olika delar, från rekrytering till avslut och du kvalitetsgranskar underlag för nya och förändrade anställningsavtal inom förvaltningen. Du medverkar till sömlösa HR-administrativa processer genom en nära samverkan med chefer och administratörer på våra gymnasieskolor och inom vuxenutbildningen och gemensamt tar ni ansvar för en tydlighet i rollfördelningen.
Som kollega på HR-avdelningen arbetar du nära HR-konsulter på avdelningen och du bidrar administrativt inom ett flertal områden. Exempelvis arbetar du med diarieföring och arkivering av HR-relaterade handlingar, beredning av olika sorters underlag och rapporter och du bistår med administrativt stöd i rekryteringsprocesser. Arbetsuppgifter och arbetssätt förändras över tid och tillsammans med chefer och kollegor på HR-avdelningen identifierar du utvecklingsområden och bidrar operativt i förbättringsarbete.
Inom ramen för ditt uppdrag är du ett HR-administrativt stöd till chefer på utbildningskontoret och du vägleder dem i alla HR-administrativa processer och handlägger ärenden i de HR-administrativa systemet HRutan.
Du representerar förvaltningen i Malmö-stadsgemensamma nätverk kopplat till anställning och lön och du säkerställa att relevant information målgruppsanpassas, kommuniceras och implementeras inom förvaltningen.
KvalifikationerFör anställningen krävs:
• fullgjord gymnasieutbildning
• erfarenhet av självständigt HR-administrativt arbete
• erfarenhet av arbete i HR-administrativa IT-system
• erfarenhet av aktivt deltagande i utvecklingsarbete inom det HR-administrativa området
• goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• mycket god digital kompetens som innebär att det är naturligt att använda digitala verktyg som arbetsredskap och att sätta sig in i nya digitala program och system
• god svenska i tal och skrift
Ett serviceinriktat och lösningsorienterat förhållningssätt är en framgångsfaktor i rollen som HR-administratör och det krävs att du har god samarbetsförmåga och att du är trygg i den konsultativa rollen. Du ser till verksamhetens bästa i förhållningssätt och agerande och du har förmåga att se den långsiktiga effekten av det du gör här och nu. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram genom dialog och uppföljning. Du är kvalitetsmedveten och strukturerad och har en god analytisk och numerisk förmåga.
Utöver ovanstående är det meriterande om du har:
• eftergymnasial utbildning inom det HR-administrativa området
• erfarenhet av HR-administrativt arbete på verksamhetsövergripande nivå
Varmt välkommen med din ansökan!
Om arbetsplatsen
HR-avdelningen består av 13 medarbetare som på ett professionellt sätt ger förvaltningsledning och verksamheternas chefer stöd och vägledning i frågor och ärenden som sprider över hela HR-området. Avdelningens uppdrag är både strategiskt och operativt och respektive funktion inom avdelningen har olika specialiseringar och uppdrag. Avdelningens verksamhetsnära HR-konsulter ger förvaltningens chefer stöd inom bland annat anställningsfrågor, arbetsrättsliga ärenden, rehabilitering, löneöversyn och omställning. Inom avdelningen finns därutöver HR-konsulter med specialistuppdrag inom exempelvis arbetsmiljö, kompetensförsörjning och rekrytering. Avdelningen leds av en HR-chef samt en enhetschef. Som vår nya HR-administratör kommer du att tillhöra enhetschefens team, där även förvaltningens tre HR-konsulter med specialistuppdrag inom kompetensförsörjning och rekrytering ingår.
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi ca 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.
Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb
Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 2
Tillträde: Tillträde i mars/april eller enligt överenskommelse
Övrig informationI denna rekrytering kommer vi att använda tester som en del av urvalsarbetet. Om du blir aktuell för tester kommer du att bli kontaktad via mejl och få länk till tester som genomförs digitalt.
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2023-10-29
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö kommun (org.nr 212000-1124),
https://malmo.se/ Arbetsplats Malmö stad
Kontakt Facklig företrädare, Vision
Johan Svensson
Johan.Svensson@malmo.se 0721-891653 Jobbnummer 8189470
Observera att sista ansökningsdag har passerat.