Enhetsadministratör, Sida Visby

Sida / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Stockholm, Sundbyberg, Gotland, Härnösand eller i hela Sverige

Enhetsadministratör till enheten för Dokument, administration och resurs, med placering i Visby

På Gotland finns sedan år 2008 enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR). Enheten är lokaliserad i Visby och har totalt cirka 20 medarbetare. Verksamheten som utförs är ekonomi- och löneadministration samt arkiv- och dokumentfunktionen. Enheten tillhör avdelningen Ekonomi- och administration vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Avdelningen består av tre enheter: DAR, Redovisning och betalningar samt Analys och samordning. Totalt har avdelningen cirka 60 medarbetare.

Publiceringsdatum
2013-10-29

Dina arbetsuppgifter
Enhetsadministratören skall kunna
• Samordna och ansvara för enhetens gemensamma administration, mötesplanering samt resehantering samt utgöra ett stöd vid enhetens externa verksamhet
• Aktivt medverka i nätverken för Administratörer, Programadministratörer och Controllers genom att delta på nätverkets möten och utföra arbetsuppgifter som åläggs nätverket och därigenom bidra till den gemensamma utvecklingen av Sidas administrativa system och rutiner
• Löpande ärende- och dokumenthantering samt kvalitetssäkring av enhetens gemensamma arkiv/ärenden
• Kontakten mellan Sidas stödenheter/avdelningar och den egna avdelningen/enheten vad gäller personaladministrativa frågor kring start och avslut av medarbetare
• Introduktion av nya medarbetare vad gäller administrativa rutiner
• Hantering av fakturor
• Vissa kommunikationsfrågor inkluderat hantering av intranät (SharePoint)
• Ta fram underlag för och kvalitetssäkra enhetens personalrapportering
• I övrigt förekommande arbetsuppgifter på avdelningen/enheten

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
• Registrera dokument i dokumenthanteringssystemet Dox
• Beredd utföra kontroller inom ramen för löneprocessen

Kvalifikationskrav
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildningsbakgrund
• Dokumenterad gymnasieexamen inom t.ex. administration och/eller ekonomi eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av självständigt administrativt arbete
• Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av att arbeta med Microsoft Office
• Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av ekonomi-, elektronisk fakturahanterings-, dokument- och ärendehanteringssystem
• Goda IT-kunskaper
• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska
• God förmåga att arbeta självständigt, ta egna initiativ och slutföra arbetsuppgifter
• Stor noggrannhet och hög serviceambition

Kompetenser och arbetslivserfarenhet utöver ovanstående.
• Mycket god samarbetsförmåga
• God förmåga att kunna arbeta i öppet kontorslandskap
• God förmåga att snabbt sätta sig in i nya rutiner och förändringar
• God förmåga att prioritera bland många arbetsuppgifter

Meriter
• Kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
• Kunskaper i franska och spanska
• Kunskaper eller erfarenheter av arbete med kommunikationsfrågor, informationsspridning genom intranät (SharePoint) och Internet

Arbetstider och omfattning
Visstidsanställning 6 månader eller längre
Heltid
Befattningen avser ett vikariat tills vidare, dock längst t o m 2014-12-31. Tillträde 2013-12-16

Tillträde
Tillträde 2013-12-16

Ersättning
Fast lön
Lön efter överenskommelse.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2013-11-10
Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se.
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 10 november 2013.
Ange följande referens när du ansöker: Ref: 125/13
Ansökan kan tyvärr inte göras via e-post.

Kontakt
Fredrik Thurell, Enhetschef, 08-698 51 59
Björn Strömberg, Rekryteringsansvarig, 08-698 57 15
Övriga upplysn. om anställningsvillkor, Iris Williams 08-698 53 18

Facklig kontakt
Saco Helene Kastensson, 08-698 51 51
Saco Annika Sandell, 08-698 45 63
ST Karin Afli, 08-698 40 28

Företag
SIDA

Adress
SIDA
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Övriga kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985000
Faxnummer: 08-6985465

Jobbnummer
1688658

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Enhetsadministratör, Sida Visby

Prenumerera på jobb från Sida