Dokumentcontroller

Sida / Administratörsjobb / Gotland
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Gotland, Västervik, Valdemarsvik, Oskarshamn, Borgholm eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Sida i Gotland, Stockholm, Sundbyberg, Härnösand eller i hela Sverige

Publiceringsdatum
2013-03-01

Beskrivning av verksamheten
På Gotland finns sedan år 2008 enheten för Dokument, administration och resurs (DAR). Enheten är lokaliserad i Visby och har totalt cirka 20 medarbetare. Verksamheten som utförs är ekonomi- och löneadministration samt arkiv- och dokumentfunktion. Enheten tillhör avdelningen för Ekonomi och administration vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Inom avdelningen ingår även enheten för Redovisning och betalningar samt enheten för Analys och samordning. Totalt har avdelningen cirka 60 medarbetare.

Dina arbetsuppgifter
• Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i Sidas elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360)
• Kvalitetssäkra grunduppgifter/metadata
• Stödja handläggare i dokument- och arkivfrågor
• Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk
• Second line-support för dokument- och arkivfrågor
• Hantera supportärenden i systemet NILEX
• Utbildning av Sidas personal i Sidas ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360)
• Delta i framtagande av förändringsplan och utvecklingsplan för systemet
• Delta i utvecklingsaktiviteter i samarbete med systemförvaltaren
• I övrigt förekommande arbetsuppgifter på avdelningen

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:

• Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
• Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
• Ansvara för myndighetsbrevlådan, d v s inkomna mail från allmänheten

Utbildningsbakgrund
• Minst 3-årig gymnasieutbildning

Kompetens och arbetslivserfarenhet
• Minst 1 års dokumenterad praktisk erfarenhet av arbete med dokument- och arkivfrågor
• Minst 6 månaders praktisk erfarenhet av att hantera dokumentsystem
• Minst 6 månaders praktisk erfarenhet av att arbeta med strategisk/långsiktig utveckling av system-, arkiv- och dokumentfrågor
• Goda kunskaper avseende hantering av supportärenden i systemet NILEX
• Goda kunskaper från second line-support avseende dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360
• Stor noggrannhet och hög serviceambition
• Goda kunskaper i svenska och engelska
• Goda IT-kunskaper
• God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
• Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
• God förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området
• God förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
• God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
• God förmåga att arbeta i öppet kontorslandskap
Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas medarbetarpolicy på www.sida.se.

Meriter

• Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt
• Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
• Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen, företrädesvis inom offentlig sektor
• Goda kunskaper i skanningsystemet TeleForm
• Läsa och förstå franska, spanska och/eller ryska

Arbetstider och omfattning
Tillsvidare
Heltid
Tillsvidareanställning Provanställning tillämpas

Tillträde
Snarast.

Ersättning
Fast lön
Lön efter överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2013-03-14
Befattningen är säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 24/13.
Ange följande referens när du ansöker: 24/13
Ansökan kan tyvärr inte göras via e-post.

Kontakt
Fredrik Thurell 08-698 51 59
Mikael Andersson 08-698 57 10
Björn Strömberg 08-698 57 15

Facklig kontakt
SACO Helene Kastensson 08-698 51 51
SACO Helene Bergquist Frederiksen 08-698 52 03
ST Karin Afli, tfn 08-698 40 28

Företag
SIDA

Adress
SIDA
10525 STOCKHOLM

Kontorsadress
Valhallavägen 199

Övriga kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-6985159

Jobbnummer
1482093

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Dokumentcontroller

Prenumerera på jobb från Sida