Chefssekreterare

Försvarsmakten / Assistentjobb / Umeå
2025-10-24

Visa alla assistentjobb i Umeå, Vännäs, Nordmaling, Vindeln, Robertsfors eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Försvarsmakten i Umeå, Vindeln, Skellefteå, Sollefteå, Härnösand eller i hela Sverige

Försvarsmakten i Umeå med Totalförsvarets skyddscentrum (SkyddC) söker en chefssekreterare. Befattningen är placerad på stabsenheten och tillhör personalavdelningen som arbetsleds av HR-chef. Avdelningen består av HR-chef, två HR-generalister, HL arbetsmiljö/rehab, rekryteringssamordnare och HR-administratör.

Som chefssekreterare skapar du ett flöde och logistik kring chefen SkyddC som ständigt är i rörelse vilket kräver att du är både är noggrann i detaljerna och har förmågan att se helheten. Du arbetar proaktivt för på bästa sätt kunna förutse vad som kan tänkas ske framgent och agerar därefter. Du stödjer även övriga förbandsledningen med både administrativa och praktiska arbetsuppgifter. Rollen som chefssekreterare innebär att du har omfattande kontaktytor inom regementet, garnisonen och övriga Försvarsmakten samt med civila myndigheter.

Som en del av personalavdelningen är du arbetsgivarföreträdare och kommer även att stödja HR-chef samt administrera och handlägga ärenden inom personaltjänst. Arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas över tid.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Koordinering och planering av kalender med möten och bokningar.
• Administrativt stöd med att framställa underlag, korrekturläsa och föra protokoll vid möten.
• Samordna och planera genomförande av aktiviteter, exempelvis ceremonier, representation, avslutningar etc.
• Ansvara för administration kring internationella resor för hela förbandet.
• Ansvara för personalvård
• Personaladministrativa arbetsuppgifter

Publiceringsdatum
2025-10-24

Dina personliga egenskaper
Vi söker dig som stimuleras av problemlösning och har ett intresse för att lära dig nya saker. Du drivs av att utifrån givna ramar arbeta självständigt men i nära samarbete med övriga medarbetare vid avdelningen eller i Försvarsmakten som helhet. Du är ansvarstagande, har en hög arbetskapacitet och kan ta egna initiativ. Du har en god förmåga att skapa förtroendegivande relationer som gör att du kan samarbeta med både medarbetare och chefer. Vi tror även att du trivs med flera kontaktytor och har en förmåga att skapa samt upprätthålla goda relationer. Vi ser även att du är bra på att prioritera, planera och organisera ditt arbete. Arbetet kräver att du är stresstålig och har hög personlig integritet. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

KRAV
Kvalifikationer

• Godkänd gymnasieexamen
• Några års relevant och aktuell erfarenhet av att i en administrativ och serviceinriktad roll agera chefsstöd.
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.
• Goda kunskaper i Officepaketet.
• B-körkort.

MERITERANDE

• Arbetslivserfarenhet inom personaladministration och chefsstöd
• Erfarenhet av att samordna, planera och genomföra personalvårdande aktiviteter exempelvis ceremonier, representation, avslutningar och personalsamlingar etc.
• Erfarenhet av liknande arbete i Försvarsmakten eller annan statlig myndighet.
• Erfarenhet av att arbeta i stödsystem VIDAR och SAP.

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer p).

Övrig information
Anställningsform: Civil, tillsvidare. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning för dig som inte är anställd i myndigheten.
Sysselsättningsgrad: heltid
Arbetsort: Umeå
Tillträdesdatum: Snarast möjligt enligt överenskommelse

Resor i tjänsten förekommer

Upplysningar om befattning och rekryteringsprocess
Fredrik Andersson

Fackliga företrädare
OFR/O - Marcus Nygren

OFR/S - Annelie Forshage

SACO - Eric Uhlin Frankel

SEKO - Mattias Jonsson

Samtliga kontaktpersoner nås via växelnummer: 010-827 55 00

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2025-11-14. Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.
• -------------------------------------------------------
Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:

Totalförsvarets skyddscentrum, SkyddC, i Umeå är Försvarsmaktens kunskapscentrum för skydd mot strålning, smitta och gift så kallade CBRN-händelser. Enheten utvecklar inte bara Försvarsmaktens förband inom området utan säkerställer också förmågan vid Försvarsmaktens övriga delar. SkyddC arbetar därför med både utbildning och utvecklingsfrågor samt ansvarar för att vidmakthålla nationell och internationell beredskap på området. Centrumets funktion är försvarsgemensam vilket innebär ett löpande samarbete med ett antal myndigheter inom vårt sakområde. Vid SkyddC arbetar drygt 140 civilt och militärt anställda. Budgeten för enheten omsluter cirka 140 miljoner kronor per år.

Varje dag och varje timme gör våra medarbetare insatser som påverkar andra människors liv, både i stort och smått, och både på hemmaplan och runt om i världen.

Försvarsmakten ger dig möjlighet att utvecklas som människa och växa i din professionella roll. Vi är en ansvarstagande arbetsgivare och har en öppen organisation där vi ställer upp för varandra.

I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv.

Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

Ersättning
Individuell lönesättning tillämpas

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2025-11-14
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Försvarsmakten (org.nr 202100-4615)

Körkort
För detta jobb krävs körkort.

Jobbnummer
9573424

Chefssekreterare

Prenumerera på jobb från Försvarsmakten