Avdelningskoordinator med nyckelfunktion inom vår spännande proj
Trafikförvaltningen / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Trafikförvaltningen i Stockholm,
Upplands Väsby,
Nacka eller i
hela Sverige Om tjänsten
Att arbeta som avdelningskoordinator hos oss innebär att du har en utåtriktad roll där du utgör en viktig servicefunktion gentemot avdelningens ledning, medarbetare och externa parter, men där du också ansvarar för egna områden och rent administrativa uppgifter. Det är viktigt för oss att du trivs med kombinationen av alla delar, kanske är det just variationen i rollen som lockar dig?
Som avdelningskoordinator på IP kommer du arbeta nära vår avdelningschef och avdelningens ledningsgrupp. Tjänsten som avdelningskoordinator är en nyckelroll för att samarbetet internt inom trafikförvaltningen ska fungera på ett bra sätt. Dina externa kontakter består av kommuner och kommersiella aktörer, såsom leverantörer av konsulttjänster, anläggningsverksamhet eller fordon, men även av resenärer och andra förvaltningar. För att trivas i rollen tror vi att du kan förutse det behov av stöd som ledningen på en exekutiv nivå har i fråga om administrativa rutiner, hantering av uppgifter från kunder och styrelse och kommunikation internt.
Bland dina arbetsuppgifter ingår exempelvis;
• Ansvara för att stödja ledningsgruppen i att hantera frågor från Förvaltningschefen och överordnade forum.
• Ansvara för att stödja avdelningens formella ärendehantering.
• Ansvar för att leda avdelningens administratörsnätverk, ett samråd för våra sektionsassistenter och administratörer.
• Ansvara för IP:s presentationsmaterial, interna webbinformation och månadsbrev i enlighet vår grafiska profil.
• Sköta planering och bokningar av avdelningskonferenser, avdelnings- och ledningsgruppsmöten samt löpande personaladministrativa ärenden som introduktionsplanering och bokning av PU-samtal för avdelningens ledningsgrupp.
Att jobba hos oss
Vi erbjuder en serviceinriktad roll som omfattar många olika delar, som vi hoppas ska sporra dig och bjuda på roliga utmaningar!
Vårt uppdrag - den gemensamma resan. Att jobba på trafikförvaltningen, verksamheten bakom SL, Waxholmsbolaget, Färdtjänsten och Spårvägsmuseet, innebär att du bidrar till Stockholms samhällsutveckling tillsammans med kompetenta och engagerade kollegor. Vi jobbar varje dag med att bygga och utveckla en hållbar, modern och tillgänglig kollektivtrafik för 2, 3 miljoner invånare. Din insats gör skillnad i en organisation som ligger i framkant inom miljö och hållbarhet.
Våra värderingar är öppenhet, kompetens, pålitlighet och samverkan. Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler på västra Kungsholmen. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken. Motion och hälsa är viktigt för oss och förutom friskvårdsbidrag erbjuder vi en rad olika hälsofrämjande aktiviteter.
Vem är du?
Vi söker dig som har en högskoleutbildning i administration alternativt ekonomi. Kunskap och utbildning i projektledning och/eller coaching samt kunskap i LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) och/eller LUF (Lagen om Upphandling inom Försörjningssektorn) är meriterande.
Önskvärt är minst två års erfarenhet av att arbeta i en projektorienterad verksamhet, då det är viktigt för oss att du har förmåga att förstå de processer som styr vår projektverksamhet.
Då vi har kontakt med både lokala parter och internationella aktörer ställer vi krav till goda kunskaper i engelska, både i tal och i skrift. Du har därtill erfarenhet av administrativa system och lätt för att sätta dig in i nya motsvarande.
Du har arbetat minst fem år som assistent för högre befattningar eller haft en liknande administrativ tjänst. I dina tidigare roller har du arbetat med att ta fram informations- och kommunikationsmaterial, haft ansvar för administrativa processer, skött fakturering, kontering och attestering och har goda kunskaper i Officepaketet. Vi ser erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina och/eller databashantering som meriterande.
I den här rollen söker vi dig som brinner för service och förstår vikten av ett trevligt bemötande, även i stunder då det är mycket att göra. Du har lätt för växla mellan uppgifter och samtidigt förmåga att skapa struktur i ditt arbete och noggrannhet är ett ledord. Här är det viktigt att hela tiden ligga steget före och samtidigt vara beredd att det kan inträffa något som kräver att planeringen görs om helt och hållet.
Information och ansökan
Har du frågor eller funderingar om tjänsten/rekryteringsprocessen, kontakta ansvarig HR-specialist Susanna Pap Björk, tfn 070-786 36 45.
Trafikförvaltningen använder tester för att säkra objektiva bedömningar i samband med urval. Du kommer att få en länk till testet utskickat ca en vecka efter att du skickat in din ansökan.
Under julledigheten kommer vi att ha något begränsad möjlighet att besvara frågor, men vi återkommer till dig så snart vi är tillbaka.
Vi välkomnar din ansökan redan idag.
Vi ser fram emot din ansökan!
Fackliga kontaktpersoner
Mounir Ainholm, SACO, tfn 08-686 36 52
Anita Buske, Vision, tfn 08-686 38 26
Webb och sociala medier
För mer information om hur det är att jobba hos oss, besök vår karriärsida sll.se/arbeta-inom-kollektivtrafiken. Du hittar oss också på Linkedin.
Varaktighet, arbetstid
Heltid Tillsvidare
Publiceringsdatum2018-12-20ErsättningFast lön
Fast lön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2019-01-13
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktSusanna Björk
susanna.pap-bjork@sll.seFöretagTrafikförvaltningen
AdressTrafikförvaltningen
Lindhagensgatan 100
11218 Stockholm
KontorsadressLindhagensgatan 100
Jobbnummer 4521782
Observera att sista ansökningsdag har passerat.