Assistent till stadskontoret - registratur och administrering av stiftelser
Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
2025-09-05
Visa alla administratörsjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö Ref: 20252122
Vill du ha ett arbete där ordning, struktur och samhällsnytta går hand i hand? I denna nyinrättade tjänst får du kombinera registratorsuppgifter med administrativa uppdrag kring stiftelser - och bidra till att vardagen fungerar för både kollegor och Malmöbor.
Publiceringsdatum2025-09-05Dina arbetsuppgifterSom assistent i registraturen ingår du i en arbetsgrupp som arbetar med diarieföring, posthantering, utlämnande av handlingar, beslutsplanering och rapportuttag. Du ser till att handlingar registreras korrekt, är sökbara och bevaras enligt gällande lagstiftning. Du bidrar till att Malmöbor, media och andra aktörer får en rättssäker och likvärdig service utifrån offentlighetsprincipen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen och arkivlagen.
Du stödjer också stadskontorets handläggare med administration av stiftelseansökningar, hanterar utbetalningar och ger service via telefon och e-post i ärenden som är kopplade till stiftelseansökningar och ekonomiskt stöd till privatpersoner.
Tjänsten är delad: du arbetar 50 procent i sektionen för nämnd och registratur och 50 procent mot enheten ekonomi och kvalitet. Du hör organisatoriskt hemma i nämnd och registratur och deltar i deras möten och forum, men samarbetar även nära kollegor som hanterar stiftelser inom ekonomi och kvalitet.
KvalifikationerVi söker dig som har:
• Eftergymnasial utbildning så som yrkeshögskola, eller en validerad utländsk motsvarighet. Alternativt dokumenterad flerårig erfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig.
• Tidigare arbetslivserfarenhet av arbete i kommunal ärendeprocess innefattande registrering och arkivering eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt.
• Dokumenterade kunskaper i offentlighetsprincipen och de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning.
• God förståelse för arbete med informationsförvaltning i kommunal verksamhet.
• God kunskap och förmåga att utrycka dig i svenska, i såväl tal som skrift.
• Intresse för system och digitala arbetssätt med god kunskap i av Office-paketet.
Det är meriterande om du har:
• God kunskap i digitalt dokument- och ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av arbete med att lämna ut handlingar.
Som person trivs du med ordning och struktur och tar självständigt ansvar för dina uppgifter. Du är noggrann och självgående och trivs med att arbeta enligt rutiner och regelverk, samtidigt som du har förmåga att hantera osäkerheter som uppstår i ditt arbete genom att ta initiativ och vara lösningsorienterad. Du har förmåga att anpassa dig till varierande arbetsbelastning, arbeta effektivt i perioder med högt tempo och prioritera om dina arbetsuppgifter när verksamheten förändras. Du ser till att information hanteras korrekt och kvalitativt hela vägen. I kontakten med kollegor, Malmöbor och andra aktörer är du professionell, hjälpsam och serviceinriktad. Du ger ett gott bemötande - både via telefon och e-post - och bidrar till en pålitlig och rättssäker service.
Om arbetsplatsen
Sektionen nämnd och registratur är en del av stadskontorets kanslienhet. Sektionen består av nio medarbetare och ansvarar för internt stöd och samordning av stadskontorets ärendeprocess, arkiv, stöd till förvaltningens handläggare, utbildning och support i systemet Platina, Kommunstyrelsens registratorsfunktion, samt administrativa rutiner med koppling till Kommunstyrelsens och Kommunfullmäktiges sammanträden med mera.
Stadskontoret riktar, utmanar och förstärker utvecklingskraften i organisationen, i staden och i regionen. Vi är kommunstyrelsens förvaltning och arbetar med ett helhetsperspektiv nära stadens ledning. Stadskontoret består av sju olika avdelningar och har sammanlagt ca 300 personer anställda. Våra avdelningar arbetar inom ett brett spektrum av områden och förvaltningen har många medarbetare med en hög specialistkompetens.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.
Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb
Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse
Övrig informationObservera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
Ersättning Lön enligt överenskommelse
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-09-21
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö kommun (org.nr 212000-1124),
https://malmo.se/ Arbetsplats Malmö stad
Kontakt Facklig kontakt
Vision Malmöavdelningen
visionavdelningen@malmo.se 040-304830 Jobbnummer 9494707