Administrativ assistent
Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
2019-12-18
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Administrativ assistent" (publicerad 2024-02-08) ⬅️
Visa alla administratörsjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?
Stadskontoret har, som kommunstyrelsens förvaltning, en samordnande roll i förhållande till övriga förvaltningar inom Malmö stad. Stadskontorets centrala uppgiftsområde är policy-, strategi-, och utvecklingsfrågor samt uppföljning/utvärdering.
Tjänsten är placerad på kanslienheten, sektionen för nämnd- och registrator, som är kommunstyrelsens, kommunfullmäktiges, representationskommittéens och kommunalrådens administrativa stöd vad gäller kallelser, protokoll, diarieföring, arkiv mm. Inom sektionen arbetar nämndsekreterare, administrativa assistenter och arkivarie. Som stöd till kommunalråden finns en expedition med tre medarbetare samt en medarbetare som stöd till kommunstyrelsens ordförande.
Publiceringsdatum2019-12-18ArbetsuppgifterSom administrativ assistent stödjer du kommunalråden och i förekommande fall även kommunstyrelsens ordförande.
I arbetsuppgifterna ingår kalenderadministration, möteskoordinering samt hantering och strukturering av dokumentation och mail. Vidare ska du förbereda, planera och organisera inför möten med dagordning, kallelse, lokalbokning m.m. En central del av uppdraget är postlistning av inkommande mail.
I uppdraget ingår även sedvanliga administrativa arbetsuppgifter såsom hantering av leverantörsfakturor, beställning, boka resor, möten och konferenser.
Vid frånvaro av ordinarie assistent går du in som administrativ assistent till kommunstyrelsen ordförande.
KvalifikationerVi söker dig med eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten enligt arbetsgivarens bedömning.
Du har flerårig erfarenhet från liknande roll och gärna från en politisk styrd organisation. Särskilt meriterande är om du tidigare har arbetat som chefssekreterare/assistent och har erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering.
För att lyckas i rollen ser vi att du är serviceinriktad med ett positivt och prestigelöst förhållningssätt. Vi ser att du är strukturerad och kvalitetsmedveten med god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter under arbetstoppar. Du kan såväl arbeta självständigt som att samarbeta tillsammans med andra. Du är trygg i dig själv och du har en moralisk kompass som ger dig hög integritet. Du ser nyttan i det du gör och är proaktiv i ditt arbetssätt och ser lösningar istället för problem.
Du har god förmåga att utrycka dig på svenska och engelska i såväl tal som i skrift. Vi ser att du har goda IT-kunskaper och är en van användare av samtliga Office-program. Det är meriterande om du är van att hantera olika kontaktytor med media och medborgare.
ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.
För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 693 693. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.
Varaktighet, arbetstid
Heltid. Tillsvidareanställning, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse.
ErsättningEnligt avtal.
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2020-01-19
Klicka på denna länk för att göra din ansökanFöretagMalmö kommun
Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "A923324".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö kommun (org.nr 212000-1124)
Arbetsplats Malmö stad, Kanslienhet
Jobbnummer 5009294
Observera att sista ansökningsdag har passerat.