Registrator/dokumentcontroller hos fyra av Stockholms stads bolag
Stockholms Hamn AB / Administratörsjobb / Stockholm
2024-09-12
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Hamn AB i Stockholm,
Nynäshamn,
Norrtälje eller i
hela Sverige Brinner du för god service? Vill du vara med och utveckla informationshanteringen genom till exempel digitalisering? Då kan detta vara rollen för dig!
Nu söker vi dig som vill arbeta som registrator/dokumentcontroller hos fyra av Stockholms stads bolag.
Du kommer organisatoriskt att tillhöra ett av bolagen, men arbetar för alla fyra.
Som registrator/dokumentcontroller stödjer du fyra av Stockholms stads bolag vid frågor om informationshantering. Du har därmed en nyckelfunktion när det kommer till att stötta bolagen med allt från rådgivning till utbildning och handledning inom informationshantering. Det är en spännande roll där du kommer att ha ett samordningsansvar för att driva och utveckla bolagens ärendehandläggning och koordinera utvecklingen av informationshanteringen.
Du är anställd av Stockholms Hamnar, och rapporterar organisatoriskt till chefen för HR och verksamhetsstöd, men arbetar även för Stockholm Business Region, S:t Erik Försäkring och S:t Erik Markutveckling. På samtliga bolag är du den enda registratorn/dokumentcontrollern men kommer att ha ett nära samarbete med arkivarier och handläggare i respektive bolag.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:
• ha överblick över registreringsvyn i diariet
• skapa ärenden i eDok (Platina) samt söka fram handlingar
• styra ärenden i flöden i diariet och/eller andra verksamhetssystem
• arbeta proaktivt med förbättringar i ärendehanteringsprocessen
• kontrollera och se till att ärenden innehåller rätt information och handlingar
• kontrollera och avsluta ärenden
• utbilda medarbetare i diarieföring samt handläggning av ärenden
• vara objektspecialist/superuser i eDok
• ansvara för att kvalitetssäkra all dokumenthantering.
Det här tar du med dig in i rollen
Vi söker dig som har:
• högskoleutbildning inom exempelvis arkiv- och informationsvetenskap/annan eftergymnasial utbildning alternativt motsvarande kompetens som vi bedömer som likvärdig
• aktuell erfarenhet av att arbeta som dokumentcontroller/registrator eller arkivarie
• dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering
• erfarenhet av projektledning, planering och uppföljning
• vana att hålla i introduktion och utbildningar inom expertområdet (lagstiftning, ärendehanteringssystem)
• goda kunskaper i regelverket kring offentlighet och sekretess
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.
Det är meriterande om du har:
• erfarenheter av dokumenthanteringssystemet Platina
• förståelse för dataskyddsarbete.
Är det här du?
Du trivs med att arbeta självständigt med fokus på tydliga mål och resultat. Du planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt samt prioriterar och håller uppsatta tidsramar. Du kommer arbeta mot fyra olika bolag och därför behöver du ha förmågan att strukturera ditt arbete för att kunna jobba med olika uppgifter parallellt.
Arbetet innebär även många andra kontakter, både internt och externt. Det betyder att du behöver kunna kommunicera, samarbeta och skapa relationer. Du visar intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra genom god service och är lösningsfokuserad. Vidare är du bra på att göra korrekta avvägningar sett till verksamheterna bästa. Du behöver också ha ett pedagogiskt förhållningsätt eftersom du kommer att lära ut och stötta medarbetare.
Din arbetsplats består av flera kontor. Därför är det viktigt att du är flexibel och får energi av att hantera flera olika uppgifter samtidigt.
Vi erbjuder
Stockholms Hamnar, Stockholm Business Region, S:t Erik Försäkring och S:t Erik Markutveckling är alla moderna företag med en strategisk betydelse för Stockholmsregionens utveckling. I den här rollen får du ett omväxlande jobb med stort utrymme för egna initiativ och ansvarstagande. Håller du dessutom med om att en positiv attityd i vardagen skapar arbetsglädje för alla kommer du att trivas.
Du blir anställd i Stockholms Hamnar och får därför ta del av det bolagets fina personalförmåner. Läs mer om oss här.
Vi ser fram emot din ansökan
För att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för den här rollen behöver du inte bifoga ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Svara gärna konkret och kortfattat på frågorna, och visa att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Sista ansökningsdag är 29 september.
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Marlene Lindfors, rekryteringskonsult, tel. 076-121 17 01, Annelie Olnils, chef HR och verksamhetsstöd på Stockholm Hamnar, tel. 08-670 27 26 eller Erica Grünewald, administrativ chef Stockholm Business Region, tel. 08-508 280 44.
Denna tjänst är placerad i säkerhetsklass vilket innebär att en säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen. Provanställning tillämpas.
Stockholms Hamnar arbetar för en alkohol- och drogfri arbetsmiljö. Därför kan slumpmässiga drogtester förekomma under anställningen.
Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Stockholms Hamnar ser positivt på de kvaliteter en jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten och vi välkomnar alla sökanden.
Om bolagen som du kommer att jobba med
Stockholm Business Region är stadens näringslivs-och destinationsbolag. Läs mer om oss här
läs om visit Stockholm här
Stockholms Hamnar är en av världens största passagerarhamnar och en av Sveriges största godshamnar. Läs om oss här
S:t Erik Försäkring försäkrar verksamhet som bedrivs av Stockholms stad och dess närstående bolag. Läs om oss här
S:t Erik Markutveckling äger och förvaltar fastigheter. Läs om oss här
Ersättning Månadslön
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2024-09-29
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2024/4520".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Stockholms Hamn AB (org.nr 556008-1647)
Arbetsplats Stockholms Hamnar
Kontakt Marlene Lindfors, rekryteringskonsult
08-50811701 Jobbnummer 8897377