Nämndsekreterare till Östermalms stadsdelsförvaltning
Stockholms Stad, Östermalm SDF, Kansliet / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Stockholms Stad, Östermalm SDF, Kansliet i Stockholm Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.
Östermalms stadsdelsförvaltning som arbetsplats
Från Ekhagen i norr till Djurgården i söder- Östermalm är inte bara ett av Stockholms mest natursköna stadsdelsområden utan också ett av stadens geografiskt största stadsdelsområde.
Här bor idag ca 70 000 invånare. Just nu växer en ny del av vårt område fram i och med bygget av Norra Djurgårdsstaden. 2020 beräknas antalet invånare vara ca 80 000. Östermalms stadsdelsförvaltning ansvarar för en stor del av det kommunala verksamhetsområdet, bl.a. kommunal förskola, äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning, socialtjänst, lokala stadsmiljöfrågor, parker och frågor som rör ungas fritid.
Vi söker nu en nämndsekreterare till Kansliet. Kansliet ansvarar för registratur, arkiv, nämndadministration och vaktmästeri. Inom avdelningen arbetar sex medarbetare, varav en nämndsekreterare, registrator, registrator/arkivhandläggare, vaktmästare, väktare och enhetschef.
Publiceringsdatum2019-04-30Dina arbetsuppgifterSom nämndsekreterare ansvarar du för att samordna ärenden och administration till Östermalms stadsdelsnämnd och sociala delegation. Det innebär att du exempelvis planerar möten, skriver protokoll, läser och återkopplar ärenden samt håller i processen att färdigställa tjänsteutlåtanden till nämnden och sociala delegationen. Du spelar en viktig roll i utvecklingen av att samordna, effektivisera och kvalitetssäkra ärendeflödet inför, under och efter nämnd och social delegation. I arbetet ingår även att skriva vissa beslutsunderlag till nämnden samt övriga arbetsuppgifter som faller under enhetens ansvarsområde. Vidare samverkar du med förtroendevalda och tjänstepersoner inom förvaltningen och staden. Du medverkar även i förvaltningens arbete med anpassning till dataskyddsförordningen. Arbetets upplägg sker enligt tidsplaner och styrs av nämndprocessen vilket innebär att du ofta arbetar mot någon form av deadline.
Förutom ordinarie arbetsuppgifter ligger stort fokus i att utveckla arbetssätten för nämndhanteringen och övriga administrativa rutiner. Du samarbetar med förvaltningens handläggare och registratur. Du stödjer handläggarna när de skriver beslutsunderlag så att de blir formellt och juridiskt korrekta. Du stödjer samtidigt handläggarna med att utveckla hur förvaltningen skriver tjänsteutlåtande. Du arbetar nära registraturen för att ge ett enhetligt administrativt stöd. Tillsammans stödjer ni förvaltningens medarbetare i frågor gällande ärendeprocessen och ärendehanteringssystemet.
Du är även delaktig i utvecklingen av ärendehanteringsprocessen. Stadsdelen har nyligen infört ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem (eDok, systemstöd Platina) med målsättningen att skapa en helt digitaliserad ärendehantering. Du kommer att ha en central roll i detta införande.
För att trivas i rollen är det viktigt att du har ett allmänt stort intresse av utvecklingsarbete samt uppskattar en roll där du är spindeln i nätet och har nära samarbete med registratur och handläggare.
Kompetens och erfarenhet
För denna tjänst krävs att du har:
- relevant högskoleutbildning, gärna med förvaltningsrättslig eller samhällsvetenskaplig inriktning mot offentlig förvaltning
- erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna som nämnd- eller utskottssekreterare
- kännedom om relevant lagstiftning (kommunallagen, förvaltningslagen, lagen om offentlighet- och sekretess mm)
- god digital kompetens
- god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift
Det är meriterande om du även har:
- erfarenhet av att arbeta i en politisk styrd organisation
- erfarenhet av att arbeta i ett digitalt ärendehanteringssystem (exempelvis eDok/Platina)
- erfarenhet av att hantera frågor rörande offentlighet och sekretess
- erfarenhet av att arbeta utvecklingsorienterat
Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser: Du är strukturerad och noggrann samt sätter upp och håller tidsplan. Du är van att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Då arbetet innehåller många kontaktytor är det viktigt att du är en lyhörd och kommunikativ person som uppskattar att samarbeta med andra människor. Du har allmänt en genuin känsla för service och administration. Du har stort intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra samt anstränger dig för att vänligt och snabbt leverera korrekta lösningar. Vidare är du flexibel. Du har förmåga att arbeta med många olika uppgifter samtidigt samt kan anpassa ditt arbetssätt efter ändrade omständigheter.
Varmt välkommen med din ansökan!
Övrig informationTjänstgöring på kvällstid förekommer cirka två kvällar per månad.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Enligt överenskommelse tillsvidareanställning
ErsättningMånadslön
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2019-05-14
Ange följande referens när du ansöker: 2019/2625
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktElin Frantz,
elin.frantz@stockholm.se 08-508 117 19
Ulrika Josephson Westberg 08-508 100 39
FöretagStockholms Stad, Östermalm SDF, Kansliet
AdressStockholms Stad, Östermalm SDF, Kansliet
Karlavägen 104, 6 trappor
10642 Stockholm
KontorsadressKarlavägen 104, 6 trappor
Jobbnummer 4760034
Observera att sista ansökningsdag har passerat.