Avdelningskoordinator inom vår spännande projektverksamhet
Trafikförvaltningen / Kontorsjobb / Stockholm
2018-06-19
Observera att sista ansökningsdag har passerat.
➡️ Klicka här för den senare publicerade platsannonsen "Avdelningskoordinator inom vår spännande projektverksamhet" (publicerad 2018-08-07) ⬅️
Visa alla kontorsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Trafikförvaltningen i Stockholm,
Upplands Väsby,
Nacka eller i
hela Sverige Om tjänsten
Som avdelningskoordinator på IP kommer du arbeta nära vår avdelningschef och avdelningens ledningsgrupp. Du har en nyckelroll för att samarbetet internt inom trafikförvaltningen ska fungera på ett bra sätt och det är du som avdelningskoordinator som också möter andra ledningsgrupper samt vår förvaltningschef. Du har även externa kontakter i form av kommuner och kommersiella aktörer. Dessa kan utgöras av antingen leverantörer av konsulttjänster, anläggningsverksamhet eller fordon, men även av resenärer och andra förvaltningar.
Att arbeta som avdelningskoordinator hos oss innebär att du har en utåtriktad roll där du utgör en viktig servicefunktion gentemot ledning, medarbetare och externa parter men där du också sköter rent administrativa uppgifter. Det är viktigt för oss att du trivs med bägge delar, kanske är det just variationen i rollen som lockar dig?
Bland dina arbetsuppgifter ingår exempelvis; Ansvara för att stödja avdelningens formella ärendehantering. Ansvara för att stödja ledningsgruppen i att hantera frågor från Förvaltningschefen och överordnade forum. Ansvar för att leda avdelningens administratörsnätverk, ett samråd för våra sektionsassistenter och administratörer. Ansvara för IP:s presentationsmaterial, interna webbinformation och månadsbrev i enlighet vår grafiska profil. Sköta planering och bokningar av avdelningskonferenser, avdelnings- och ledningsgruppsmöten samt löpande personaladministrativa ärenden som introduktionsplanering och bokning av PU-samtal för avdelningens ledningsgrupp.
Att jobba hos oss
Vi erbjuder en utåtriktad roll där du har stort eget ansvar, samtidigt som vi vill att du ska känna att uppdraget sporrar dig och bjuder på roliga utmaningar!
Vi jobbar varje dag med att bygga och utveckla en hållbar, modern och tillgänglig kollektivtrafik för
2 860 000 resenärer. Det betyder att din insats gör skillnad. Tillsammans med kompetenta och engagerade kollegor bidrar du till Stockholms samhällsutveckling i en organisation som ligger i framkant när det gäller miljö och hållbarhet.
För att lyckas med uppdraget bygger vårt arbete på vår värdegrund som kortfattat sammanfattas med orden: öppenhet, kompetens, pålitlighet, samverkan.
Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler på västra Kungsholmen. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken. Här finns en uppsjö av lunchrestauranger och bra promenadstråk. Motion och hälsa är viktigt för oss och förutom friskvårdsbidrag erbjuder vi en rad olika hälsofrämjande aktiviteter.
Vem är du?
Vi söker dig som har en högskoleutbildning i administration alternativt ekonomi. Då vi har kontakt med många internationella aktörer ställer vi krav till goda kunskaper i engelska, både i tal och i skrift. Du har därtill erfarenhet av administrativa system och lätt för att sätta dig in i nya motsvarande.
Kunskap och utbildning i projektledning och/eller coaching samt kunskap i LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) och/eller LUF (Lagen om Upphandling inom Försörjningssektorn) är meriterande.
För att passa för rollen som avdelningskoordinator söker vi dig som har minst två års erfarenhet av att arbeta i en projektorienterad verksamhet sedan tidigare, då det är viktigt för oss att du har förmåga att förstå de processer som styr vår projektverksamhet.
Du har arbetat minst fem år som assistent för högre befattningar eller haft en liknande administrativ tjänst. I dina tidigare roller har du arbetat med att ta fram informations- och kommunikationsmaterial, haft ansvar för administrativa processer, skött fakturering, kontering och attestering och har goda kunskaper i Officepaketet. Vi ser erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina och/eller databashantering som meriterande.
För att trivas i rollen tror vi att du kan förutse det behov av stöd som ledningen på en exekutiv nivå har i fråga om administrativa rutiner, hantering av uppgifter från kunder och styrelse, och kommunikation internt. Du behöver också brinna för service och känner till vikten av ett trevligt bemötande, även då det är mycket att göra. Du har lätt för växla mellan uppgifter och samtidigt förmåga att skapa struktur i ditt arbete och noggrannhet är ett ledord.
Information och ansökan
Har du frågor eller funderingar om tjänsten? Välkommen att kontakta rekryterande chef Karin Svingby på
karin.svingby@sll.se . Om du har frågor om rekryteringsprocessen, kontakta HR-partner Gabrielle Ottow på
gabrielle.ottow@sll.se Fackliga representanter:
SACO, Mounir Ainholm, tfn; 08-686 3652
VISION, Anita Buske, tfn; 08-686 3826
Under sommarsemestern kommer vi att ha något begränsad möjlighet att besvara frågor, men vi återkommer till dig så snart vi är tillbaka. Vi välkomnar din ansökan redan idag, men vill uppmärksamma dig på att vi kommer att se över ansökningarna först efter att ansökningstiden löpt ut. Intervjuer kommer att ske under september månad. Sista ansökningsdag är 2018-08-15.
Var med och utveckla framtidens kollektivtrafik tillsammans med oss. Som en del av Stockholms läns landsting ansvarar vi för att alla som bor i eller besöker länet, ska kunna resa med en modern, tillgänglig och säker kollektivtrafik. Med oss tar du dig fram smidigt och miljövänligt på land och till sjöss.
Vi ser fram emot din ansökan!
Varaktighet, arbetstid
Kontorstider Tillsvidare
Publiceringsdatum2018-06-19ErsättningHeltid
Enligt överenskommelse
Så ansöker duSista dag att ansöka är 2018-08-15
Klicka på denna länk för att göra din ansökanKontaktGabrielle Ottow
gabrielle.ottow@sll.seFöretagTrafikförvaltningen
AdressTrafikförvaltningen
Lindhagensgatan 100
10425 Stockholm
KontorsadressLindhagensgatan 100
Jobbnummer 4211955
Observera att sista ansökningsdag har passerat.