Administratör och tillika GD-assistent
Naturhistoriska Riksmuseet / Administratörsjobb / Stockholm
2025-11-12
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Naturhistoriska Riksmuseet i Stockholm,
Umeå eller i
hela Sverige Naturhistoriska riksmuseet är en statlig myndighet med regeringens uppdrag att främja kunskapen, forskningen och intresset för vår värld. Myndigheten är en framstående forskningsinstitution och Sveriges största museum. Museet har under mer än 200 år samlat in föremål och data och bedrivit forskning om livet på jorden. Samlingarna innehåller fler än 11 miljoner växter, djur, svampar, miljöprover, mineral och fossil. All forskning och kunskap delas i utställningarna, Cosmonova och i aktiviteter på museet och digitalt.
Tjänsten är tudelad där du ägnar cirka 50% av din arbetstid åt att vara ett stöd till myndighetschefen, och 50% i rollen som administratör inom Avdelningen för verksamhetsstöd. I de här rollerna är ingen dag den andra lik. Här får du vara beredd på att arbeta med både stora och små frågor, långa och kortare projekt och ofta inom områden. Du arbetar myndighetsövergripande och kommer att ha många kontaktytor ute i organisationen både i rollen som administratör och assistent.
Du tillhör Enheten för samordning, utredning och förvaltning på Avdelningen för verksamhetsstöd och ingår i en grupp engagerade och trevliga kollegor bestående av handläggare, registrator, arkivarier, förvaltningsjurist, upphandlare och inköpare. Du arbetar i nära dialog med både enhetschefen, som är din närmaste chef, och till myndighetschefen.
Publiceringsdatum2025-11-12ArbetsuppgifterSom assistent till myndighetschefen kommer du att;
* Handlägga myndighetens föredragningar, dvs. förbereda och genomföra i form av kallelser, beslutsprotokoll, diarieföring m.m.
* Ta fram kallelser, dagordning och föra protokoll vid möten med myndighetens ledningsgrupp
* Hantera bokningar av möten både internt och externt. Vid interna möten kan det exempelvis innebära att du förbereder mötesrum och fika, medan vid externa möten bokning av extern lokal samt i dialog med olika aktörer.
* Hantera externa besök till myndighetschefen i vilket ingår att boka in, förbereda, se till att det finns (om så önskas) förtäring och ta emot deltagarna
* Vara ett dagligt stöd till myndighetschefen där olika varierade mindre sysslor kan komma i fråga, exempelvis gällande inköp eller korrespondens.
* Utföra reseplanering och boka resor
* Kontera fakturor och hantera reseräkningar
* Det kan också förekomma att du i mindre omfattning ger motsvarande stöd till avdelningschefer
Som administratör kommer du att;
* Delta i utveckling och förbättring av administrativa rutiner
* Vara backup till registrator och hantera diarieföring
* Stödja enhetschef och handläggare med övriga administrativa arbetsuppgifter
* Upprätta och uppdatera rutiner och mallar
KvalifikationerVi söker dig med mångårig erfarenhet av att ha arbetat med ledningsgrupp eller som chefsstöd. Du ska även ha flerårig erfarenhet av att ha arbetat med administration och handläggande uppgifter inom offentlig sektor. Det är meriterande ifall du arbetat som registrator. Det är även meriterande om du har erfarenhet av hur AI kan underlätta arbetsuppgifterna och bidra till högre kvalitet.
Du har gymnasial utbildning och har du eftergymnasiala studier inom område som vi bedömer som relevant för tjänsten är det meriterande. Du ska kunna uttrycka dig mycket väl i tal och skrift i både svenska och engelska.
För att vara framgångsrik i bägge rollerna ska du vara strukturerad, noggrann och serviceinriktad. Du ska ha förmåga att lätt sätta dig in i olika frågeställningar, prioritera rätt och samordna olika intressen och processer. Du är flexibel och har förmåga att hantera många arbetsuppgifter parallellt. Att kunna ligga steget före är en viktig förmåga. Då du kommer att arbeta nära myndighetschefen och ledningsgruppen ska du ha hög integritet.
ÖVRIGT
Vårt mål är att genom forskning och publik verksamhet visa vägen till ökad kunskap och handlingskraft, för att vi tillsammans ska kunna bidra till en hållbar och ljus framtid. Vår långsiktiga strävan är att Naturhistoriska riksmuseets anställda ska spegla den mångfald som finns i Sverige. Vi välkomnar alla sökanden oavsett kön, bakgrund, ursprung och funktionsvariation.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Ersättning Enligt avtal.
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-11-30
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Arbetsgivarens referens Arbetsgivarens referens för detta jobb är "742-2025".
Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Naturhistoriska Riksmuseet (org.nr 202100-1124)
Arbetsplats Naturhistoriska riksmuseet
Kontakt Eric De Groat, Enhetschef
08-519 551 70 Jobbnummer 9601727