Administratör/Administrativ koordinator till SciLifeLab

Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH / Administratörsjobb / Solna
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH

Visa alla administratörsjobb i Solna, Sundbyberg, Stockholm, Danderyd, Lidingö eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH i Solna, Stockholm eller i hela Sverige

SciLifeLab
SciLifeLab är Sveriges nationella forskningscenter för molekylära biovetenskaper.

Här sammanförs centrala komponenter för att möta de samhällsutmaningar vi står inför; högteknologiska analysmetoder, hantering av stora mängder forskningsdata och tvärvetenskapliga samarbeten. SciLifeLab har ett uppdrag från regeringen och verksamheten drivs utan vinstintresse som samarbete mellan universiteten KTH, KI, SU och UU. Samarbetet över universitetsgränserna skapar synergieffekter som driver forskningen framåt och de högteknologiska metoderna möjliggör forskning som annars inte vore möjlig i Sverige. På SciLifeLab applicerar vi inte bara den senaste och mest avancerade tekniken, vi är med och tar fram den.

Om avdelningen/gruppen
I den här rollen tillhör du avdelningen som arbetar med lednings- och verksamhetsstöd för SciLifeLab:s nationella uppdrag, Operations Office. Vi är totalt 35 medarbetare och 20 som jobbar på vår avdelning på SciLifeLab (KTH).

Du blir anställd av KTH och din arbetsplats blir på SciLifeLab i Solna.

Publiceringsdatum
2024-02-02

Dina arbetsuppgifter
I rollen ingår att stödja ledningsfunktioner inom SciLifeLabs uppdrag, främst inom det nationella uppdraget. Vidare ingår att vara administrativt stöd till avdelningschefen.

Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter med många kontaktytor såväl internt som externt.

Då detta är en nyinrättad tjänst så kommer du att ha möjlighet att ta egna initiativ till förbättringar och effektivisering och därigenom utveckla rollen. Rollen är mångfacetterad och arbetsplatsen är dynamisk vilket gör att arbetsuppgifter kan komma att förändras i takt med SciLifeLab:s utveckling som nationell resurs, samt efter egen kompetens och önskemål.

Du kommer bl a att:

- ansvara för planering och genomförande av möten tex bokning av mötesrum, beställningar samt ta mötesanteckningar
- säkerställa kommunikation av beslut och andra dokument
- delta i utveckling och dokumentation av processer och rutiner samt informationshantering
- förvalta våra interna datasystem för projektledning, dokumenthantering och verksamhetsplanering
- administrera forskningsprojekt inom verksamhetsstödet d.v.s. stödja projektledare i administrativ hantering av överenskommelser m.m
- boka resor och logi
- vara ett stöd vid event

Vi erbjuder
- En anställning på ett ledande tekniskt universitet som bidrar till en hållbar framtid
- En kreativ, internationell och dynamisk miljö
- En statlig anställning med goda arbetsvillkor
- Goda möjligheter till kompetensutveckling
- Balans mellan jobb och fritid
- Stort eget ansvar i din yrkesroll
- Möjlighet att arbeta på distans 1-2 dagar i veckan

Länk till våra övriga förmåner https://www.kth.se/om/work-at-kth/en-arbetsplats-med-manga-formaner-1.467932

https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Kvalifikationer
Kvalifikationer
- Examen från högskola eller universitet som arbetsgivaren bedömer som relevant
- Aktuell arbetslivserfarenhet av administrativt arbete
- Goda kunskaper i MS Officeprogrammen då du dagligen arbetar i dessa
- Erfarenhet av arbete i stödsystem, bland annat för registrering och uppföljning
- Goda kunskaper i både svenska och engelska i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet

Vi söker dig som är en genuin lagspelare, som är lyhörd och som har lätt för att skapa förtroende i dialog med andra. Som kollega ser du helheten och har en utvecklad servicekänsla och hjälper till där det behövs. Du har intresset och viljan för att leverera lösningar.

För att trivas i den här rollen behöver du vara bekväm med engelska som arbetsspråk och vi ser gärna att du har ett språkbruk som är väl anpassat till olika miljöer och situationer.

Rollen förutsätter att du är en duktig administratör med god mycket god organisationsförmåga och ett strukturerat och noggrant arbetssätt. Du är initiativtagande, ansvarsfull och driver dina processer i mål.

Du behöver även ha en god datorvana samt vara bekväm med att lära dig nya digitala system vilket också kommer också beaktas.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper i denna rekryteringsprocess.

Meriterande
- Erfarenhet av att arbeta med administration inom högskola/universitet och/eller annan statlig myndighet, kunskap om regelverk inom statlig verksamhet
- Erfarenhet av systemförvaltning och användning av administrativa system, som ex. W3D3, Projectplace, Stratsys
- Erfarenhet av diarieföring och informationshantering
- Erfarenhet av projektkoordinering
- Erfarenhet av HR-frågor
- Utbildning inom projektledning

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898.

Så ansöker du
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time). Vi ser gärna att du bifogar ett personligt brev.

Om anställningen
Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrig information
Tjänsten kan komma att omfatta säkerhetskänslig verksamhet. För att bli behörig behöver du därför klara en eventuell säkerhetsprövning.

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.



Om KTH

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi. https://www.kth.se/om/om-kth-1.885102

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2024-02-23
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "VP-2024-0025".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Kungliga Tekniska Högskolan (org.nr 202100-3054)

Arbetsplats
Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH

Kontakt
Sandra Falck
0737121205

Jobbnummer
8438762

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Kungliga Tekniska högskolan, Verksamhetsstödet vid KTH: