Administratör
Malmö universitet / Administratörsjobb / Malmö
2025-02-13
Visa alla administratörsjobb i Malmö,
Burlöv,
Lomma,
Staffanstorp,
Vellinge eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Malmö universitet i Malmö,
Stockholm eller i
hela Sverige Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!
Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss
Vi söker
Vår nuvarande administratör med placering på Institutionen för socialt arbete kommer vara tjänstledig för att prova på annat arbete och vi söker därför en vikarierande administratör.
Innehåll och arbetsuppgifter
I rollen som administratör vid Institutionen för socialt arbete arbetar du självständigt men i nära samarbete med prefekten och andra nyckelpersoner vid institutionen. Arbetet innebär i huvudsak att stötta prefekten i dennes uppdrag som chef men också andra administrativa arbetsuppgifter. Närmast formella chef är den administrativa chefen vid fakulteten, men arbetet leds och fördelas ytterst av prefekten.
Exempel på arbetsuppgifter:
• vara ett administrativt stöd till prefekt och ledningsgrupp
• ansvara för institutionens mötesplanering, inbjudningar och minnesanteckningar vid ledningsgruppsmöten, handledarkollegiet och arbetsplatsträffar
• planering och genomförande av event, exempelvis disputationer, licentiatseminarier, docentföreläsningar, professorsinstallationer, kickoff och sommaravslutning
• stöd i HR-relaterade frågor
• hantera allt praktiskt från nyanställningar och introduktion till avslut av anställningar
• hantera arvoden för gästföreläsare, externa handledare, opponenter och kommentatorer
• beställningar och fakturagranskning
• ansvarig för administration inklusive resebokningar för externa gäster (opponenter, betygsnämndsledamöter, kommentatorer och gästföreläsare)
• ge administrativt stöd kring utlysningar, ansökningar och beslut gällande forskning på institutionen
• redaktör för institutionens nyhetsbrev och kommunikationsstöd
• lokalbokning och synliggörande av institutionens seminarier
Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.
För att du ska komma in i arbetet så snabbt och smidigt som möjligt är det viktigt att du är på plats på kontoret då prefekt är på plats.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har en examen från någon av de teoretiska gymnasieinriktningarna, gärna med en administrativ inriktning av något slag. Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service är erfarenhet av arbete där administration och service tillhör de huvudsakliga arbetsuppgifterna ett krav.
En eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Det är också meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för området.
Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete inom högskole- och universitetssfären. Erfarenhet frånpersonaladministrativt arbete och/eller erfarenhet som ledningsstöd är meriterande. Har du erfarenhet av att arrangera event och liknande är det också meriterande.
För att trivas i rollen måste du ha förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och ha ett intresse för administrativa uppgifter samt en utpräglad servicekänsla som anpassar sig efter verksamhetens behov. Vidare måste du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera en tidvis hög arbetsbelastning med flera arbetsuppgifter samtidigt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Arbetsplats
Vid Institutionen för socialt arbete (ISA), som är en del av Fakulteten för hälsa och samhälle, ligger fokus på klassiska sociala frågor om social ojämlikhet och välfärdspolitik, missförhållanden och sociala insatser hos barn, unga och familjer, missbruk, sexologi, beroende och behandling, åldrande och äldreomsorg samt funktionshinder och rehabilitering, liksom det sociala arbetets organisering och organisationer, samt dess arbetsvillkor. Våra utbildningar och vår forskning drivs utifrån både praktiska och teoretiska kunskapsintressen.
Upplysningar
Stephan Gavare, administrativ chef, 040-6657835
Maria Hjortsjö, prefekt institutionen för socialt arbete, 040-665 79 71
Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.
Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2025-03-02. Din ansökan ska skrivas på svenska. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.
Ansökan skall innehålla:
• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten
• Löneanspråk
Övrigt
Anställningen är ett vikariat med en omfattning på 100 % till och med 2025-12-31.
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.
Löneanspråk ska anges i ansökan.
Tillträde
Så snart som möjligt eller enligt överenskommelse.
Fackliga företrädare
SACO:
Rebecka.johansson@mau.seSEKO:
anne.sundel@mau.seOFR:
lutfi.zuta@mau.se Välkommen med din ansökan!
Ersättning Individuell lönesättning
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2025-03-02
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Malmö Universitet (org.nr 202100-4920),
https://mau.se Arbetsplats Malmö universitet
Jobbnummer 9163876