Administrativ assistent till vår IT-avdelning (vikariat)

Pensionsmyndigheten / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Pensionsmyndigheten i Stockholm, Botkyrka, Gävle, Gotland, Söderhamn eller i hela Sverige

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 340 miljarder kronor till 2,2 miljoner pensionärer, genomför drygt 800 000 fondbyten och skickar ut 7,3 miljoner orange kuvert. Vi är omkring 1 200 medarbetare på 8 orter.

Vi gör pensioner enklare - för att alla ska kunna leva i nuet

Pensionsmyndighetens IT-avdelning utgörs av 270 engagerade och kompetenta medarbetare. I oss får du en arbetsgivare som värdesätter en sund balans mellan arbete och fritid och som strävar efter att utveckla såväl verksamheten som våra medarbetare.

Då en av våra kollegor ska vara föräldraledig söker vi nu en vikarie till rollen som administrativ assistent inom IT. Du kommer att arbeta tillsammans med kompetenta och ambitiösa kollegor i ett avslappnat klimat på en spännande och händelserik avdelning.

Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler centralt i Hornstull på Södermalm i Stockholm. Vi erbjuder flexibel arbetstid, friskvård och friskvårdstimma och vi eftersträvar en sund balans mellan arbete och fritid.

Det här är en roll som passar dig som trivs med att arbeta både självständigt och i nära samspel med dina kollegor. Du kommer att fungera som administrativt stöd för IT-avdelningen, vilket innebär ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. I ditt arbete har du ofta kontakt med kollegor, både inom IT och inom andra avdelningar på myndigheten. Du kommer också att ha ett nära samarbete med vår IT-chef och enhetscheferna inom avdelningen.

I ditt arbete verkar du för att underlätta arbetet för chefer och medarbetare på IT-avdelningen. I detta ingår att hantera fakturor i systemet Proceedo, dels egna fakturor men också att hjälpa andra vid behov. I arbetet ingår även att boka resor och konferenser, samt att hantera mindre inköp och beställningar. Det kan även förekomma att du blir ombedd att skriva protokoll vid möten.

Detta är några exempel på de administrativa uppgifter som ingår i tjänsten:
• Möteshantering i Sharepoint
• Bokningar av intervjuer/konferenser/lokaler
• Uppdatering av semesterark/organisationsschema/mejlgrupper
• Kalenderbokningar/möten till IT-chefen
• Utföra beställningar och resebokningar
• Ansvara för vissa rutiner, såsom avslutning av anställning/nyanställning etc.
• Samordna utskrifter/påskrifter av handlingar
• Sammanställa Powerpoint presentationer
• Publicera information på Intranätet
• Spara/söka dokument i vårt interna dokumentationssystem, W3D3

Publiceringsdatum
2018-12-14

Erfarenhet och utbildning
Vi söker dig som har:
• Minst 5 års erfarenhet av att arbeta som t ex. VD-assistent/sekreterare eller liknande stöttande administrativ roll
• Mycket goda kunskaper i MS Office-paketet, särskilt Powerpoint
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift
• Relevant eftergymnasial utbildning

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av att ha jobbat nära chefer/ledningsgrupper
• Erfarenhet av att arbeta på en statlig myndighet
• Erfarenhet av att arbeta inom IT-branschen
• Erfarenhet av att boka och planera konferenser för många deltagare
• Erfarenhet av diarieföring
• Erfarenhet av att arbeta med administrativa uppgifter inom ekonomi
• Kunskaper i systemen Proceedo och W3D3

Dina egenskaper
Du är en social och tillmötesgående person som har lätt för att samarbeta med andra. Du trivs mycket bra med att jobba i en stödjande roll med många kontaktytor. Du arbetar bra självständigt och ditt arbete präglas av noggrannhet och struktur. Vidare har du lätt för att anpassa dig efter nya förutsättningar. Nya uppgifter kan tillkomma och det är därför viktigt att du är flexibel och har lätt för att lära. Då det ibland är många uppgifter som behöver lösas samtidigt är det viktigt att du kan hantera förändringar i arbetstempo på ett bra sätt. Slutligen ser vi att du är en person med gott omdöme och hög integritet.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrig information
Tjänsten är en tidsbegränsad anställning som beräknas pågå 1 februari 2018 ? 31 augusti 2019. Det är viktigt att du som söker kan tillträda tjänsten senast 1 februari för att överlämning och upplärning ska kunna ske.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

För mer information:
För mer information om tjänsten, kontakta:
Sofia Bakas (administrativ assistent), tel 010-454 22 96.
Bengt Blomberg (IT-chef), tel 010-454 23 90.

Fackliga representanter:
Anna-Karin Åhrman Cortelius, Saco, tel. 010-454 39 14.
Rikard Kinderås, ST, tel. 010-454 20 10.

Nyfiken att läsa mer om IT på Pensionsmyndigheten? Kika då in på vår sida, https://www.pensionsmyndigheten.se/itjobb.

Välkommen med din ansökan!
Ange diarienummer PSL 2018-150 i din ansökan.

Vi har i denna rekrytering tagit ställning till vilka annonseringskanaler som ska användas, varför vi undanber oss alla samtal från säljare.

Varaktighet, arbetstid
Heltid 100% Tillsvidare 2019-02-01 - 2020-08-31

Ersättning
Fast lön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2019-01-03
Ange följande referens när du ansöker: dnr: PSL 2018-150
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Pensionsmyndigheten

Adress
Pensionsmyndigheten
Box 38190
10064 Stockholm

Kontorsadress
Hornsgatan 168

Jobbnummer
4510682

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Administrativ assistent till vår IT-avdelning (vikariat)

Prenumerera på jobb från Pensionsmyndigheten