Specialist i diarieföring för en digital miljö

Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd i Malmö, Kristianstad eller i hela Sverige

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.

Vi är ca 500 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Publiceringsdatum
2017-12-20

Arbetsuppgifter
Länsstyrelsen söker en erfaren administrativ specialist till Enheten för lednings- och ärendestöd på Avdelningen för verksamhetsstöd. Din arbetsplats blir på våra kontor i Malmö samt Kristianstad (ca 50/50). Anställningen är tillsvidare. Vi tillämpar sex månaders provanställning. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Arbetsuppgifterna har två delar. Huvuduppgiften är att diarieföra och registrera ärenden inom alla våra sakområden. Som specialist kommer du även att utveckla och vara rådgivande i diarieförings- och arkivfrågor på enheten. Du kommer även på en övergripande nivå svara för att utveckla och förvalta registreringsrutiner gemensamt med övriga på Länsstyrelsen.

Vi använder oss av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina och en viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. Du kommer därför också att ha en rådgivande och utvecklande roll i förhållande till handläggare i verksamheten. I arbetet ingår även att via telefon och mejl ge service till våra brukare samt till journalister och andra medborgare som vill ta del av allmänna handlingar.

Länsstyrelsen arbetar med ständiga förbättringar och med att utveckla digitala flöden i kontakten med våra kommuner, företag och medborgare. Din uppgift är att aktivt bidra till denna utveckling.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningen för verksamhetsstöd? Se filmerna via länken http://bit.ly/2tstInB

Kvalifikationer
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har minst fem års erfarenhet av att arbeta med dokumenthantering och registrering av handlingar en digital miljö. Det är starkt meriterande att under några år haft erfarenhet av att vara huvudregistrator eller motsvarande i en offentlig verksamhet. Det är viktigt att du är en van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet.

Eftergymnasial utbildning inom administration, arkiv, offentlighet och sekretess eller förvaltning är ett krav.

Meriterande är även:
• dokumenterad ledarskapsrelaterad utbildning,
• erfarenhet av att hålla i utbildningar,
• erfarenhet av att driva och förankra utveckling av administrativa processer

Du har ett gott ordningssinne och förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete. Du är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter. För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service, tycker om att arbeta i team och ta ansvar för dina egna samt gruppens arbetsuppgifter. Då arbetet innebär mycket externa och interna kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga, såväl i tal som i skrift. Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Du ska vara svensk medborgare.

ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Varaktighet, arbetstid
Heltid. Dagtid. Tillsvidareanställning, tillträde: Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2018-01-11
Ange följande referens när du ansöker: 112-34428-17
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Johanna Pivén 010-224 15 89 (tillgänglig för frågor 8-11/1 2018)

Företag
Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd

Adress
Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd
Kungsgatan 13
20515 MALMÖ

Kontorsadress
20515

Jobbnummer
3866362

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Specialist i diarieföring för en digital miljö

Prenumerera på jobb från Länsstyrelsen Skåne, Lednings- och ärendestöd