Samordnare för protokollära frågor och internationella besök (vi

Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på nya jobb hos Stockholms kommun

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Upplands Väsby, Värmdö eller i hela Sverige

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.



Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning.

Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är cirka 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Stockholm tilldrar sig intresse från hela världen och staden får en stor mängd besöksförfrågningar. Många av våra verksamheter uppmärksammas internationellt och ett stort antal officiella delegationer på hög politisk och expertnivå besöker staden för att lära sig mer om våra projekt och verksamhetsområden.

Protokoll- och evenemangsenheten
Protokoll- och evenemangsenheten ansvarar för stadsledningens inkommande internationella besök, offentliga representation, evenemang och mottagningar samt uthyrningen av Blå Hallen och Gyllene salen. Enheten ansvarar även för den borgerliga vigselverksamheten i Stockholms stad. Vi sitter i Stadshuset, centralt beläget på Kungsholmen.

Protokoll- och evenemangsenheten består av en enhetschef, två samordnare, fyra projektledare och två administratörer. Vi söker nu en erfaren samordnare för de protokollära frågorna, med särskilt ansvar för internationella inkommande besök. Vi erbjuder dig en arbetsplats med kompetenta medarbetare i en prestigelös och engagerande miljö. Tjänsten avser ett föräldraledighetsvikariat från 1 december 2021 till 31 augusti 2022.

Publiceringsdatum
2021-08-29

Dina arbetsuppgifter
Enhetens protokollära uppdrag omfattar internationella besök på politisk och expertnivå, mottagningar för internationella konferenser och kongresser, kommunfullmäktiges presidiums representationsuppdrag, stadens övergripande kontakter med den diplomatiska kåren, flaggning, vissa ceremonier samt stöd till övriga delar av stadsledningskontoret och förvaltningar och bolag i dessa frågor. Enheten arrangerar ett normalår upp emot 100 mottagningar och lägger lika många besöksprogram, oftast i en internationell kontext. Vi skräddarsyr program utifrån besökarnas önskemål och stadens egna prioriteringar. Syftet med besöksverksamheten är att främja en positiv bild av Stockholm och profilera staden internationellt.

I rollen som samordnare för protokollära frågor har du en central och variationsrik roll med många kontaktytor. I arbetet ingår att:

- dagligen arbetsleda den protokollära verksamheten i samverkan med berörda projektledare
- handlägga, planera och praktiskt genomföra besöksprogram, inklusive att ta fram och i förekommande fall göra presentationer för utländska besökare
- bidra till att strategiskt utveckla besöksverksamheten
- göra research, ta fram bakgrundsmaterial och skriva underlag till tal med mera för stadens politiska företrädare inför internationella besök och representationsuppdrag
- vara enhetens kontaktperson till rotlar, förvaltningar och bolag rörande internationella inkommande högnivåbesök
- hantera vissa utredningsuppdrag.

I arbetet ingår också att i förekommande fall företräda staden i officiella kontakter i enhetschefens ställe. Du ansvarar även tillsammans med kollegor för att våra besökare får ett välkomnande och representativt bemötande av vår stad och dess verksamheter.

Dina erfarenheter och kompetenser
För denna tjänst krävs att du har:

- akademisk examen med adekvat inriktning för tjänsten, såsom stats- eller samhälls- eller förvaltningskunskap, journalistik, juridik eller annan likvärdig inriktning
- dokumenterad erfarenhet av att arbeta operativt med samordning av internationella besök, med fördel i en likvärdig roll
- aktuell erfarenhet av att arbetsleda andra och fungera som ett konstruktivt kollegialt stöd
- erfarenhet av och goda kunskaper i att skriva underlag
- erfarenhet av och goda kunskaper i att ta in, analysera och sammanfatta information snabbt och koncist
- goda kunskaper i och ett stort intresse för omvärlds- och samhällsfrågor
- mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift
- vana av att arbeta i officepaketet avseende Word, Excel och PowerPoint.

Vi ser det som meriterande om du behärskar andra internationella språk samt om du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation.

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och kompetenser. För att lyckas i rollen som samordnare för de protokollära frågorna tror vi att du tidigare arbetat med liknade frågor och därmed har specialistkunskaper inom området. Du har bred allmänbildning och en god förmåga att ta in, analysera och sammanfatta information snabbt och precist. Du är både en skicklig skribent och en trygg kommunikatör, såväl skriftligt som muntligt. Som person är du lugn, stabil och kontrollerad i stressiga och pressade situationer. Du har en hög personlig mognad och genom gott omdöme förhåller du dig professionell i ditt arbete. Vi ställer höga krav på din förmåga att samarbeta, strukturera och självständigt driva ditt arbete framåt.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrig information
Arbetet är säkerhetsklassat och sedvanlig säkerhetskontroll kommer att utföras. I övrigt är arbetet förlagt till dagtid, men kvälls- och helgarbete förekommer. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: 1 december eller enligt överenskommelse Visstidsanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2021-09-12
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Stockholms kommun

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2021/4915".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)

Arbetsplats
Stockholms Stad, Stadsledningskontoret, Protokoll- och evenemangsenheten

Jobbnummer
5928294

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Prenumerera på jobb från Stockholms kommun

Fyll i din e-postadress för att få e-postnotifiering när det dyker upp fler lediga jobb hos Stockholms kommun: