Registrator till miljöförvaltningen

Malmö kommun / Administratörsjobb / Malmö
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Malmö, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Vellinge eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Malmö kommun i Malmö

Ref: 20230403

Publiceringsdatum
2023-03-01

Dina arbetsuppgifter
Som registrator (befattningsbenämning sekreterare) har du ansvar för diarieföring och posthantering på miljöförvaltningen. Det innebär att du öppnar, registrerar och fördelar inkommande och utgående handlingar för miljönämnden. I uppdraget ingår att hantera förvaltningen officiella epost-brevlåda samt att utföra registrering i verksamhetssystemet EDP Vision, exempelvis beslut från översinstans och inkomna remisser. Du arbetar även i ärendehanteringssystemet Platina och är förvaltningens superanvändare.

I arbetet säkerställer du en rättssäker och effektiv hantering av allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning samt enligt förvaltningens rutiner. I tjänsten ingår också kontakt med medborgare vid exempelvis utlämnande av allmänna handlingar.

Ditt arbete innebär att följa offentlighetsprincipen, förvaltningslagen, kommunallagen och tryckfrihetsförordningen för att malmöbor, verksamhetsutövare, handläggare, assistenter och chefer ska få likvärdig och hög service.

Du driver det förvaltningsövergripande viktiga utvecklingsarbetet kring hela ärendehanteringskedjan tillsammans med samtliga administrativa assistenter på förvaltningen, stadsjurist, arkivarie, nämndsekreterare och systemförvaltare genom diarie- och ärendehanteringsgruppen. I ditt uppdrag som registrator på förvaltningen samordnar du övriga assistenter och vägleder och håller samman frågor som berör hela förvaltningen.

Som registrator kommer du att vara en del i att utveckla och stödja hela förvaltningens arbete och registratormetodik.

Du arbetar systematiskt med kvalitetskontroller tillsammans med andra kollegor och säkerställer att dokument- och ärendehanteringen följer de riktlinjer som tagits fram samt uppdaterar rutiner och mallar kontinuerligt. Vid nyanställningar utbildar du såväl chefer som medarbetare i korrekt ärendehantering samt i vårt ärendehanteringssystem EDP Vision.

I uppdraget ingår även att vara en del av förvaltningens digitaliseringsteam där ditt uppdrag är att bidra utifrån din kompetens inom dokument- och ärendehantering.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, statsvetenskap eller motsvarande, av arbetsgivaren bedömd som lämplig bakgrund.

Vår ärendehantering är digitaliserad. Du ska därför vara en van användare av olika IT-system och ha förmågan att med lätthet sätta dig in i nya system. Erfarenhet från att arbeta i ärendehanteringssystemen Platina samt EDP Vision är meriterande.

Vi söker dig som har goda kunskaper i svenska språket med god förmåga att kommunicera i både tal och skrift.

Du ska ha minst ett års erfarenhet av arbete med registrering och dokumenthantering inom offentlig sektor. Du ska ha god dator- och systemvana. Vi ser gärna att du har kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftning inom kommunal verksamhet.

Som person är du noggrann, strukturerad och har en förmåga att planera. Du har en god förmåga att självständigt prioritera bland dina arbetsuppgifter och tar hjälp när du behöver det.

Vi söker dig som har en väldigt bra förståelse för vad god service innebär och ser hur du kan bidra till den. När andra gör fel har du tålamod att hjälpa dina kollegor att göra rätt och att lära ut det som är viktigt. Du vet samtidigt när det är "good enough" och kan släppa frågor som inte blir perfekta.

Då du arbetar mycket tillsammans med andra på förvaltningen vill vi att du är en lagspelare som har lätt för att arbeta tillsammans med andra.

Om arbetsplatsen
Tjänsten är organisatoriskt placerad på enheten för kansli och juridik med totalt tio medarbetare. Enheten arbetar både operativt och strategiskt och har utvecklings- och samordningsansvaret för juridik, arkiv, dokument- och ärendehantering, nämndsadministration samt förvaltningens utvecklingsarbete med digitalisering samt dataskydd- och informationssäkerhet. Enhetens uppdrag är att arbeta med stöd och service genom samarbete med hela miljöförvaltningen, övriga förvaltningar, malmöborna och stadens verksamhetsutövare.

Miljöförvaltningen leder och samordnar Malmö stads miljöarbete. Genom tillsyn och kontroll enligt miljöbalken och livsmedelslagen arbetar vi för en säker miljö som inte är skadlig för människors hälsa. Vi tillvaratar miljöintressena i samhällsplaneringen, samordnar Malmö stads miljöprogram och driver arbete för hållbar utveckling i kommunen. Vi ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning samt arbetet med Fairtrade City. Med tillsyn, rådgivning och strategiskt miljöarbete arbetar vi för att Malmö ska bli en hållbar stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform:Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Tillträde enligt överenskommelse

Övrig information
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

För att göra ett bra jobb och trivas hos oss på miljöförvaltningen behöver du stå bakom vår värdegrund i Malmö stad: att möta varje människa med förståelse och respekt, ha stort engagemang och mod att påverka och att använda din kreativitet för att skapa förbättringar.

Läs mer om vårt klimat- och miljöarbete: https://malmo.se/miljo

Läs mer om miljöförvaltningen: https://malmo.se/miljoforvaltningen

Några av medarbetarna i Malmö stad: https://malmo.se/Jobb.html#VijobbariMalmostad

Annonsen avser i första hand en (1) tillsvidareanställning. Förutsättningarna kan komma att förändras under rekryteringens gång.

I Malmö stad har vi valt våra samarbetspartners i denna rekrytering och undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra försäljare av rekryteringstjänster.

Ersättning
Lön enligt överenskommelse

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2023-03-22
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Malmö kommun (org.nr 212000-1124), https://malmo.se/

Arbetsplats
Malmö stad

Kontakt
Vision
Åsa Thorné
040-342023

Jobbnummer
7501105

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Registrator till miljöförvaltningen

Prenumerera på jobb från Malmö kommun