Registrator/dokumentcontroller

Stockholms kommun / Administratörsjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla administratörsjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Stockholms kommun i Stockholm, Solna, Sundbyberg, Järfälla, Upplands Väsby eller i hela Sverige

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från större kontorsbyggnader, offentliga lokaler, idrottshallar, saluhallar och brandstationer till slott och herrgårdar, konstnärsateljéer, villor och små torp på landet. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför kommungränsen. Vi sitter i moderna lokaler på kungsholmen, intill stadshuset, cirka 10 minuter från Centralstationen.

Vi söker en kunnig och handlingskraftig registrator/dokumentcontroller som vill vara med och utveckla vår registratur och informationshantering!

Publiceringsdatum
2019-12-13

Dina arbetsuppgifter
I rollen som registrator/dokumentcontroller kommer du vara en nyckelperson i att driva den digitala utvecklingen framåt för kontorets informationshantering, i nära samarbete med bland annat arkivarie, nämndsekreterare, förvaltningssekreterare, jurist och medarbetare inom IT.

I staden är eDok-förvaltningen på Stadsarkivet samt nätverk för registratorer självklara samverkansytor. Du arbetar med hela kontorets verksamhet och kommer i kontakt med flertalet av de spännande fastigheter och frågor som kontoret arbetar med.

Ditt primära arbetsverktyg är stadens dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). Du är huvudansvarig för kontorets diarieföring och är även kontorets objektspecialist för eDok. Du ger verksamheten råd och stöd i både system- och diarieföringsfrågor. Du säkrar också att allmänhetens och andra intressenters frågor hamnar hos rätt person på fastighetskontoret eller kanaliseras till rätt del av staden. Som objektsspecialist förvaltar och utvecklar du eDok genom exempelvis framtagande av rutiner, lathundar och mallar i systemet. Du kommer också hålla utbildningar samt driva och delta i utveckling av kontorets processer kopplade till ärende- och informationshantering.

Kvalifikationer
Du har högskoleutbildning inom relevant område, exempelvis arkivvetenskap, informationshantering, statsvetenskap, samhällsvetenskap eller informatik. Du har några års relevant arbetslivserfarenhet som registrator eller motsvarande.

Du behöver ha grundläggande juridiska kunskaper i relevant lagstiftning, framför allt inom tryckfrihetsförordning samt offentlighets- och sekretesslagstiftning. Det är ett krav att du har arbetat hos en offentlig arbetsgivare och meriterande om du har erfarenhet av kommunal verksamhet. Du har dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering samt av att ta fram rutiner och att handleda andra inom området.

Du är en utvecklingsinriktad person som planerar, organiserar och prioriterar arbete på ett effektivt sätt. Du har ett prestigelöst förhållningssätt om skapar goda relationer. Din förmåga att uttrycka dig väl på svenska är mycket god. Vidare är du uthållig och arbetar på över tid tills projekt är avslutade eller resultat har uppnåtts.

Beskrivning
Registratorn/dokumentcontrollern tillhör enheten digitala stöd och tillhör en av fyra enheter inom den administrativa avdelningen. Enheten har fokus på IT-verktyg samt hantering av kontorets dokumentation/information, både digital och på papper. Enhetens huvudfunktioner består av IT, registratur och arkiv samt teknisk fastighetsinformation.

Administrativa avdelningen ansvarar för att utveckla och förvalta fastighetskontorets administrativa processer och rutiner. Det gäller områdena ekonomi, upphandling, verksamhetsplanering, kvalitet, IT, arkiv och registratur, strategiskt säkerhetsansvar och lokalservice. I uppdraget ingår att säkerställa att stödet, styrningen och utvecklingen sker på ett effektivt och enhetligt sätt, till nytta för hela kontoret och i överensstämmelse med stadens övergripande riktlinjer. Avdelningen har fyra enheter - ekonomienheten, digitala stöd, lokalservice samt upphandlingsenheten som ansvarar för förvaltningsövergripande frågor inom sina områden och funktioner.

Övrig information
Säkerhetsklassning

Svenskt medborgarskap är ett villkor, eftersom anställningen är säkerhetsklassad. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen

Hos oss får du:
• Vara med och utveckla Stockholm
• Arbeta med spännande och unika fastigheter
• Goda möjligheter att utvecklas inom ramen för ditt uppdrag och inom Stockholms stad
• En chef som engagerar, stöttar och utmanar
• Hjälpsamma och kompetenta kollegor som bidrar till en god stämning på kontoret
• En centralt belägen arbetsplats
• Förmåner som exempelvis Rikskortet, friskvård och semesterväxling
• En arbetsgivare som jobbar med sina utmaningar

Ett Stockholm för alla
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning eller ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Administrativa avdelningen ansvarar för att utveckla och förvalta fastighetskontorets administrativa processer och rutiner. Det gäller områdena ekonomi, upphandling, verksamhetsplanering, kvalitet, IT, arkiv och registratur, strategiskt säkerhetsansvar och lokalservice. I uppdraget ingår att säkerställa att stödet, styrningen och utvecklingen sker på ett effektivt och enhetligt sätt, till nytta för hela kontoret och i överensstämmelse med stadens övergripande riktlinjer. Avdelningen har fyra enheter: Ekonomienheten, Digitala stöd, Lokalservice och Upphandlingsenheten som ansvarar för förvaltningsövergripande frågor inom sina områden och funktioner.

Varaktighet, arbetstid
100%. Tillträde: Enligt överenskommelse Tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2020-01-12
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Företag
Stockholms kommun

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "2019/6174".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Stockholms kommun (org.nr 212000-0142)

Arbetsplats
Stockholms Stad, Fastighetskontoret, Administrativa avdelningen

Jobbnummer
5001107

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Registrator/dokumentcontroller

Prenumerera på jobb från Stockholms kommun