receptionist/GD-assistent/administratör

Datainspektionen / Receptionistjobb / Stockholm
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla receptionistjobb i Stockholm, Solna, Lidingö, Sundbyberg, Danderyd eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Datainspektionen i Stockholm

Datainspektionen befinner sig i ett dynamiskt utvecklingsskede och vi behöver förstärka resurserna med en multikompetent medarbetare.

Publiceringsdatum
2020-02-11

Dina arbetsuppgifter
Som receptionist på Datainspektionen företräder du myndigheten och samverkar med externa kontakter som privatpersoner, företag, organisationer, journalister och andra myndigheter som tar kontakt med Datainspektionen via besök, e-post och telefon. Du arbetar i en händelserik arbetsmiljö, ofta i ett högt tempo, tillsammans med dina kollegor på den administrativa enheten och myndighetens övriga enheter. Du har även ett nära samarbete med myndighetens generaldirektör.
Dina arbetsuppgifter handlar bland annat om:
Att svara i telefon
Att ta emot myndighetens besökare
Öppning av inkommande post
Ansvar för bokning av resor
Att granska fakturor
Ansvar för myndighetens e-postlåda
Ansvar för lokalerna
Ansvar för inköp av kontorsmaterial och förbrukningsmaterial
Ansvar för myndighetens lunchmatsal och inköp av kaffe, förfriskningar, frukt, kaffebröd etc

Du kommer också att vara ett centralt stöd för vår generaldirektör och i det arbetet bland annat:
Hantera Generaldirektörens kalender
Hantera viss inkommande post
Administrera resebokningar och redovisning
Arrangera möten

Du kommer därutöver att arbeta med:
Utlämnande av allmänna handlingar
Diarieföring i vårt ärendehanteringssystem
Utbildningsadministration

Kvalifikationer
Vi söker dig som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du är van vid att arbeta med en mängd olika arbetsuppgifter parallellt och med många kontaktytor internt och externt. Vi förutsätter att du är en van datoranvändare med goda IT-kunskaper. Du arbetar obehindrat med office-paketet och har erfarenhet av arbete i elektroniskt ärendehanteringssystem, gärna på myndighet.
Du har
Genomförd godkänd gymnasieutbildning
Väl dokumenterad erfarenhet av arbete i reception och med administrativa arbetsuppgifter
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

Det är meriterande om du har tidigare arbetslivserfarenhet av utbildningssystemet Lyti.

Dina personliga egenskaper
Som person är du serviceorienterad och tillmötesgående med en positiv attityd. Du är ansvarstagande och noggrann och trivs i en roll med stor variation i både tempo och arbetsbelastning. Du är van att ta ansvar för dina arbetsuppgifter och du kommer med förslag på förbättringar inom ramen för dina ansvarsområden. Du arbetar proaktivt, prioriterar och omfördelar dina uppgifter beroende på hur arbetsdagen ser ut. Du har hög integritet och förstår värdet av förtroendefulla relationer.
Datainspektionen befinner sig i en intensiv utvecklingsfas och det är därför viktigt att du kan organisera och genomföra ditt arbete på ett effektivt sätt även vid hög belastning. Du är van vid att arbeta självständigt och driver ditt arbete framåt med stort engagemang även när förutsättningarna snabbt förändras. Du har lätt för att samarbeta med många olika personligheter och trivs i rollen som spindeln i nätet. Du är resultatinriktad, når uppsatta mål och håller tidplaner med god kvalitet i dina resultat.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekrytering.
Tjänsten
Tjänsten är organisatoriskt placerad på den administrativa enheten. Du arbetar i ett väl sammansvetsat team och i nära samverkan med dina kollegor på hela myndigheten. Du rapporterar till den administrativa chefen som är en del av myndighetens ledningsgrupp. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Datainspektionen tillämpar sex månaders provanställning.

Frågor om tjänsten
För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna
• Administrativ chef Karin Malmborg, 08-657 61 29
• HR-specialist Ingela Johansson, 08-657 61 49
• Facklig representant Paulo Zavala, 08-657 61 16

Så ansöker du
Sista dag för ansökan är 1 mars 2020. Din ansökan med CV och personligt brev sänder du via e-post till datainspektionen@datainspektionen.se alternativt skickar till Datainspektionen, Box 8114, 104 20 Stockholm. Ange referens dnr DI-2020-782.
När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på Datainspektionens anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.

EU:s dataskyddsreform, med bland annat GDPR som började gälla i maj 2018, innebär stora förändringar på integritetsskyddsområdet. För att stärka integritetsskyddet i Sverige har Datainspektionen fått ett utökat uppdrag med fler uppgifter och en tydligare stödjande och vägledande roll. Efterfrågan på kunskap, information och utbildningar om den nya dataskyddsreformen är stor. Myndigheten är idag en verksamhet i stor utveckling med ett uppdrag som blir allt viktigare för att stärka demokratin och skydda enskildas integritet i samband med personuppgiftsbehandling. Tillsammans verkar vi för ett tryggt informationssamhälle.

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2020-03-01

Adress
Datainspektionen
Drottninggatan 29 Plan 5
11151 Stockholm

Arbetsgivarens referens
Arbetsgivarens referens för detta jobb är "DI-2020-782".

Omfattning
Detta är ett heltidsjobb.

Arbetsgivare
Datainspektionen (org.nr 202100-0050)
Drottninggatan 29 Plan 5 (visa karta)
111 51 STOCKHOLM

Ansökan
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se

Jobbnummer
5089963

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

receptionist/GD-assistent/administratör

Prenumerera på jobb från Datainspektionen