Office Coordinator
Soros Consulting AB / Administratörsjobb / Stockholm
2025-12-11
Visa alla administratörsjobb i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Visa alla jobb hos Soros Consulting AB i Stockholm,
Solna,
Lidingö,
Sundbyberg,
Danderyd eller i
hela Sverige Uppdragsperiod: 2 februari 2026 - 31 januari 2027
Plats: Stockholm
Omfattning: Heltid
Förlängningsoption: 1 + 1 år
Vi söker nu en strukturerad, ansvarstagande och självgående Office Coordinator till ett stort och komplext projekt inom energi- och anläggningsområdet. Rollen är central i projektets platsorganisation och du bidrar till att skapa ordning, spårbarhet och hög kvalitet i projektets administrativa flöden.
Som Office Coordinator är du ett viktigt stöd till plats- och byggledning och säkerställer att dokumentation, kommunikation och uppföljningsprocesser genomförs enligt gällande rutiner. Rollen är varierad, omfattande och kräver både precision, samarbetsförmåga och ett strukturerat arbetssätt.
Om rollen
Du ansvarar för administrativa processer och dokumentflöden som är avgörande för projektets genomförande. Detta omfattar dokumenthantering, mötesadministration, planering, informationsstruktur och stöd till både projektledning och tekniska funktioner.
Du blir en del av platsorganisationen och arbetar nära platschef, byggledare, tekniska specialister, KMA-samordnare och administratörer. Rollen ställer krav på hög integritet, noggrannhet och förmåga att hantera komplex information i en miljö där ordning och transparens är avgörande.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
Dokument- och informationshantering
Administrera projektets dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet)
Säkerställa korrekt versionshantering och diarieföring
Hantera avtal, beslut, tillstånd och protokoll
Bevaka granskningsprocesser och deadlines
Upprätthålla ärende-, avvikelse- och beslutsloggar
Stödja slutdokumentation och arkivering inför överlämning
Planering och mötesadministration
Planera och koordinera byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten
Ta fram dagordningar, samla in underlag och skriva protokoll
Uppdatera och följa upp besluts- och åtgärdslistor
Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner och milstolpar
Projekt- och platsstöd
Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman
Introducera nya medarbetare och konsulter
Administrera tillträdeslistor, utbildningsregister och säkerhetsdokument
Samordna platsmöten, besök och inspektioner
Bidra till fungerande platskontorsmiljö (logistik, material, IT-stöd)
Kommunikation och myndighetskontakter
Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag
Logga inkommande och utgående kommunikation
Stödja kontakt med myndigheter och externa parter
Förbereda presentationsmaterial till styrgrupp och ledning
KMA - Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö
Hantera och registrera entreprenörens KMA-dokumentation
Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser
Sammanställa underlag för revision och slutrapportering
Säkerställa att krav enligt kontrakt och myndighet uppfylls
Publiceringsdatum2025-12-11KvalifikationerFormella krav
Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning
Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen
God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden
Tekniska färdigheter
Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet, Interaxo, Aconex, CDE)
God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams)
Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi
Dina personliga egenskaperStrukturerad, noggrann och självgående
Stark kommunikativ förmåga, både skriftligt och muntligt
Serviceorienterad och trygg i en dynamisk projektmiljö
Hög integritet och ansvarstagande, särskilt i formella processer
God samarbetsförmåga med olika roller i ett komplext projektlandskap
Om Soros Consulting
Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer.
Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!
Så ansöker du Sista dag att ansöka är 2026-01-10
Klicka på denna länk för att göra din ansökan Omfattning Detta är ett heltidsjobb.
Arbetsgivare Soros Consulting AB (org.nr 559130-2780)
Jobbnummer 9640430