Chefsadministratör/Prefektsekreterare

Karolinska Institutet / Ekonomiassistentjobb / Solna
Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Visa alla ekonomiassistentjobb i Solna, Sundbyberg, Stockholm, Danderyd, Lidingö eller i hela Sverige
Visa alla jobb hos Karolinska Institutet i Solna, Stockholm, Huddinge, Södertälje eller i hela Sverige

Institutionen för mikrobiologi, tumör-och cellbiologi (MTC) vid Karolinska Institutet i Solna bedriver forskning och undervisning inom immunologi, infektionsbiologi, cellbiologi och cancer.

MTC har drygt 470 verksamma medarbetare, varav 120 doktorander, 50 postdoktorer och 26 professorer. Våra nyckelord är tvärvetenskaplighet, kliniskt förankrad grundforskning samt nationellt och internationellt samarbete.

Nu söker MTC ett administrativt stöd till institutionens prefekt/högsta chef.

Publiceringsdatum
2015-12-15

Dina arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta som administrativt stöd till institutionens prefekt/högsta chef inom allehanda förekommande ärenden, såsom att:

• Ansvara för kalender och planering av möten/sammankomster

• Ansvara för post, dokument och hantering av fakturor och reseräkningar

• Ansvara för beställningar och inköp

• Diarieföra och arkivera

• Föra protokoll

• Koordinera och ansvara för konferenser och andra evenemang

• Ansvara för framtagande av presentationsmaterial i powerpoint

• Ingå i projekt inom ramen för institutionens administration, ex vis process runt arkivering och hantering av dokument och material

• Vara kontaktperson för forskargruppsledare, övriga medarbetare inom institutionen samt KI och externa besökare

• Ansvara för övriga administrativa och serviceinriktade tjänster samt att ha koll på deadlines som är en stor del av arbetet

Vem är du?

Att arbeta på Karolinska Institutet och MTC ställer stora krav på medarbetarna. För att självständigt kunna utföra arbetet förutsätts egenskaper som noggrannhet, servicevilja, god kommunikationsförmåga på både svenska och engelska i både tal och skrift samt ett lösningsorienterat fokus.

För att lyckas i rollen är du en prestigelös och erfaren administratör med sinne för struktur, ordning och reda. Du kommer att ha ett flertal olika datasystem som verktyg i ditt arbete, så vi ser gärna att du har bred systemvana samt mycket goda kunskaper inom Office-paketet. Du gillar att ge service och ha mycket kontakt med människor. Då du dagligen kommer att ställas inför frågor av skiftande karaktär krävs det att du är snabb, flexibel och har lätt att ställa om. Att se samband och ha helhetsperspektiv är också viktiga kompetenser. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Grundläggande för tjänsten är relevant utbildning och dokumenterad erfarenhet från administrativt arbete minst fyra år. Det är viktigt att du har erfarenhet av att ha arbetat fysiskt nära någon som administrativt stöd samt att du har ett intresse och en förståelse för den akademiska världen. Det är även en merit om du har högskoleutbildning och erfarenhet av arbete vid universitet/ högskola.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Varaktighet, arbetstid
100 %. Tillträde: Enligt överenskommelse tillsvidareanställning

Ersättning
Månadslön

Så ansöker du
Sista dag att ansöka är 2016-01-31
Ange följande referens när du ansöker: 2-4539/2015
Klicka på denna länk för att göra din ansökan

Kontakt
Helene Stambeck, Personalchef 08-524 867 32
Martin Sjölund, Personalhandläggare 08-524 871 71

Facklig kontakt
Cecilia Björkdahl, SACO 08-524 872 65
Gunnar Stenberg, SEKO 08-524 880 75
Nasrin Bavand-Chobot, OFR Nasrin.Bavand@ki.se

Företag
Karolinska Institutet

Adress
Karolinska Institutet
Nobels väg 16, KI Solna Campus, Karolinska Instit
17177 Stockholm

Kontorsadress
Nobels väg 16, KI Solna Campus, Karolinska Instit

Jobbnummer
2578046

Observera att sista ansökningsdag har passerat.

Chefsadministratör/Prefektsekreterare

Prenumerera på jobb från Karolinska Institutet